1. In kaart brengen

Owned by emma giebens (Unlicensed)
Last updated: May 24, 2024
2 min read

Vooraleer je daadwerkelijk begint aan het opmaken van overdrachtslijsten is het handig om eerst de situatie in kaart te brengen. Bepaalde zaken dragen namelijk gevolgen met zich mee die het verder verloop van het overdragen kunnen beïnvloeden. Stel jezelf volgende vragen:

  • Over welke series en dossiers gaat het?

  • Heb je een overzicht waar welke dossiers worden bewaard?

  • Heb je al zicht op de beheersregels van de betrokken series: welke bewaartermijn is van toepassing, wanneer verloopt deze en mogen die daarna worden vernietigd of moeten die bewaard blijven?

Op basis van deze antwoorden kan je een eerste inschatting maken van de uit te voeren taken: over welke series gaat het, zijn er dossiers die al mogen vernietigd worden of moeten die worden overgedragen naar het Archiefdepot te Vilvoorde.

Indien het gaat om dossiers van verschillende series, zijn er een aantal bijkomende zaken waar je rekening mee moet houden.

Wil je meerdere series overdragen, word je er nu dan al van bewust dat dit een aantal gevolgen heeft maar je rekening mee moet houden tijdens het verpakken, het opstellen van de overdrachtlijst en de voorbereiding van het transport:

  1. Apart verpakken (één serie = één doos)

  2. Voor elke serie één importsjabloon

  3. Duidelijk onderscheid tussen de series op één pallet

  • Zitten de dossiers al in dozen? Zal ik ze moeten herverpakken?

Je moet herverpakken wanneer:

  • Geen bodemsluiting

  • Geen metaal/plastic

  • Geen slappe dozen

  • Ze niet het juiste formaat hebben (binnenafmetingen 385*260*114 mm)

  • Ze niet voldoen aan de vereiste kwaliteitscriteria (ICN 3 of ICN 4)

  • Dozen zijn te dik of te weinig gevuld (ideale vulgraad is dat er nog 2 vingers tussen de doos en de dossiers kunnen)