Op deze pagina vind je een overzicht van series die aangepast moeten worden aan de nieuwe maximale bewaartermijnen. Per categorie van bestuursdocumenten uit het Bestuursdecreet Artikel III.87 §1/1 zullen in onderstaande lijst volgende zaken opgesomd worden:
Context
Hoe de velden onder de wettelijke bewaartermijn ingevuld moeten worden
Voorbeelden van gepubliceerde series die hieronder vallen
Eventuele aandachtspunten
Bestuursdocumenten die betrekking hebben op een bericht dat niet tot doel heeft om verdere rechtsgevolgen tot stand te brengen
Artikel III.87, §1/1, eerste lid, 1°
Voor het beantwoorden van niet-dossiergebonden informatieve vragen van burgers
Bewaartermijn: 2 jaar
Termijnspecificatie: Na afhandeling van het informatieobject
Motivering: Bestuursdecreet van 7 december 2018, Artikel III.87 §1/1, eerste lid: Tenzij anders is bepaald in de toepasselijke regelgeving, worden de volgende bestuursdocumenten maximaal twee jaar bewaard als ze persoonsgegevens bevatten; 1° bestuursdocumenten die betrekking hebben op een bericht dat niet tot doel heeft om verdere rechtsgevolgen tot stand te brengen.
Verduidelijking termijnspecificatie: De termijn begint te lopen vanaf het ogenblik dat er gevolg gegeven is aan het bericht
Aandachtspunten
Langere bewaartermijn is mogelijk mits anonimiseren
Voorbeelden |
|---|
Opeenvolgende wijzigingen van de gegevens van de natuurlijke personen die in naam en voor rekening van de vereniging optreden als vertegenwoordiger
Artikel III.87, §1/1, eerste lid, 2°
Bijvoorbeeld op verzoek van burger, bij overlijden of bij wijziging door een gegevensinitiator
Bewaartermijn: 2 jaar
Termijnspecificatie: Na afhandeling van het informatieobject
Motivering: Bestuursdecreet van 7 december 2018, Artikel III.87 §1/1, eerste lid: Tenzij anders is bepaald in de toepasselijke regelgeving, worden de volgende bestuursdocumenten maximaal twee jaar bewaard als ze persoonsgegevens bevatten; 2° de opeenvolgende wijzigingen van de gegevens van de natuurlijke personen die in naam en voor rekening van de vereniging optreden als vertegenwoordiger als vermeld in artikel 4/1, §1, tweede lid, 7°, van het decreet van 18 juli 2008 betreffende het elektronische bestuurlijke gegevensverkeer.
Verduidelijking termijnspecificatie: De termijn begint te lopen vanaf het ogenblik van de wijziging van de hoedanigheid van vertegenwoordiger van de vereniging.
Voorbeelden |
|---|
Opeenvolgende wijzigingen van de contactgegevens van een burger
Artikel III.87, §1/1, eerste lid, 3°
Op verzoek van de burger of bij overlijden
Bewaartermijn: 2 jaar
Termijnspecificatie: Na afhandeling van het informatieobject
Motivering: Bestuursdecreet van 7 december 2018, Artikel III.87 §1/1, eerste lid: Tenzij anders is bepaald in de toepasselijke regelgeving, worden de volgende bestuursdocumenten maximaal twee jaar bewaard als ze persoonsgegevens bevatten; 3° de opeenvolgende wijzigingen van de contactgegevens van een burger als vermeld in artikel 6 van het decreet van 18 juli 2008 betreffende het elektronische bestuurlijke gegevensverkeer.
Verduidelijking termijnspecificatie: De termijn begint te lopen vanaf het ogenblik van de wijziging van de contactgegevens.
Voorbeelden |
|---|
Het behandelen van een klacht
Artikel III.87, §1/1, tweede lid, 1°
Opgelet! Als klacht betrekking op dossier waarvoor andere bewaartermijn, bewaartermijn heeft enkel betrekking op documenten klachtenafhandeling
Bewaartermijn: 5 jaar
Termijnspecificatie: Na afhandeling van het informatieobject
Motivering: Bestuursdecreet van 7 december 2018, Artikel III.87 §1/1, tweede lid: Tenzij anders is bepaald in de toepasselijke regelgeving, worden de volgende bestuursdocumenten maximaal vijf jaar bewaard als ze persoonsgegevens bevatten; 1° de bestuursdocumenten die betrekking hebben op het behandelen van een klacht.
Verduidelijking termijnspecificatie: De termijn begint te lopen vanaf het ogenblik dat de klacht is afgehandeld.
Voorbeelden |
|---|
Een aanvraag tot openbaarmaking of hergebruik van een bestuursdocument
Artikel III.87, §1/1, tweede lid, 2°
Gaat zowel over verzoeken zelf als over eventuele registers
Bewaartermijn: 5 jaar
Termijnspecificatie: Na afhandeling van het informatieobject
Motivering: Bestuursdecreet van 7 december 2018, Artikel III.87 §1/1, tweede lid: Tenzij anders is bepaald in de toepasselijke regelgeving, worden de volgende bestuursdocumenten maximaal vijf jaar bewaard als ze persoonsgegevens bevatten; 2° de bestuursdocumenten die betrekking hebben op een aanvraag tot openbaarmaking of hergebruik van een bestuursdocument.
Verduidelijking termijnspecificatie: De termijn begint te lopen vanaf het ogenblik dat een beslissing over de aanvraag is genomen.
Voorbeelden |
|---|
Een melding of een voorstel
Artikel III.87, §1/1, tweede lid, 3°
Artikel II.88 - Iedereen heeft het recht om kosteloos een voorstel in te dienen of een melding te doen bij een overheidsinstantie
Mogelijke schorsing: Meldingen kunnen leiden tot schadegevallen – dan schorsing tot afhandeling van gevolg dat aan feiten is gegeven
Bewaartermijn: 5 jaar
Termijnspecificatie: Na afhandeling van het informatieobject
Motivering: Bestuursdecreet van 7 december 2018, Artikel III.87 §1/1, tweede lid: Tenzij anders is bepaald in de toepasselijke regelgeving, worden de volgende bestuursdocumenten maximaal vijf jaar bewaard als ze persoonsgegevens bevatten; 3° de bestuursdocumenten die betrekking hebben op een melding of een voorstel als vermeld in artikel II.88 (van het Bestuursdecreet).
Verduidelijking termijnspecificatie: De termijn begint te lopen vanaf het ogenblik dat de melding of het voorstel is afgehandeld.
Voorbeelden |
|---|
Het innen van belastingen of retributies
Artikel III.87, §1/1, derde lid, 1°
Opmerking – Aanvang bij betaling in schijven: Maximale bewaartermijn begint te lopen vanaf ogenblik betaling laatste schijf
Bewaartermijn: 10 jaar
Termijnspecificatie: Na afhandeling van het informatieobject
Motivering: Bestuursdecreet van 7 december 2018, Artikel III.87 §1/1, derde lid: Tenzij anders is bepaald in de toepasselijke regelgeving, worden de volgende bestuursdocumenten maximaal tien jaar bewaard als ze persoonsgegevens bevatten; 1° de bestuursdocumenten die betrekking hebben op het innen van belastingen of retributies.
Verduidelijking termijnspecificatie: De termijn begint te lopen vanaf het ogenblik dat de belasting of retributie is geïnd.
Voorbeelden |
|---|
Een subsidie
Artikel III.87, §1/1, derde lid, 2°
Subsidie als vermeld in artikel 2, 34°, Vlaamse Codex Overheidsfinanciën:
Elke vorm van financiële ondersteuning, ongeacht de benaming en vorm ervan, en met inbegrip van de voorschotten die zonder interest teruggevorderd kunnen worden, […] voor een activiteit die het algemeen belang dient, met uitsluiting van de prijzen, giften en dotaties, alsook van de kapitaal- of inkomensoverdrachten die de tegenprestatie uitmaken van een werk of goed dat, of een levering of dienst die een derde aan die overheid heeft verstrekt;
Bewaartermijn: 10 jaar
Termijnspecificatie: Na afhandeling van het informatieobject
Motivering: Bestuursdecreet van 7 december 2018, Artikel III.87 §1/1, derde lid: Tenzij anders is bepaald in de toepasselijke regelgeving, worden de volgende bestuursdocumenten maximaal tien jaar bewaard als ze persoonsgegevens bevatten; 2° de bestuursdocumenten die betrekking hebben op een subsidie als vermeld in artikel 2, 34°, van de Vlaamse Codex Overheidsfinanciën van 29 maart 2019.
Verduidelijking termijnspecificatie: De termijn begint te lopen vanaf het ogenblik dat de subsidie is afgehandeld of geweigerd.
Voorbeelden |
|---|
Een vergunning die impact heeft op een persoonlijk recht
Artikel III.87, §1/1, derde lid, 3°
Kan voorkomen onder verschillende benamingen: vergunningen, verloven, machtigingen…
Bewaartermijn: 10 jaar
Termijnspecificatie: Na afhandeling van het informatieobject
Motivering: Bestuursdecreet van 7 december 2018, Artikel III.87 §1/1, derde lid: Tenzij anders is bepaald in de toepasselijke regelgeving, worden de volgende bestuursdocumenten maximaal tien jaar bewaard als ze persoonsgegevens bevatten; 3° de bestuursdocumenten die betrekking hebben op een vergunning die impact heeft op een persoonlijk recht.
Verduidelijking termijnspecificatie: De termijn begint te lopen vanaf het ogenblik dat de vergunning afloopt of is geweigerd.
Voorbeelden |
|---|
Een erkenning, in welke vorm ook
Artikel III.87, §1/1, derde lid, 4°
Bewaartermijn: 10 jaar
Termijnspecificatie: Na afloop van het informatieobject
Motivering: Bestuursdecreet van 7 december 2018, Artikel III.87 §1/1, derde lid: Tenzij anders is bepaald in de toepasselijke regelgeving, worden de volgende bestuursdocumenten maximaal tien jaar bewaard als ze persoonsgegevens bevatten; 4° de bestuursdocumenten die betrekking hebben op een erkenning, in welke vorm ook.
Verduidelijking termijnspecificatie: De termijn begint te lopen op het ogenblik dat die erkenning afloopt of is geweigerd.
Voorbeelden |
|---|
Een attest dat impact heeft op een persoonlijk recht
Artikel III.87, §1/1, derde lid, 5°
Bewaartermijn: 10 jaar
Termijnspecificatie: Na afloop van het informatieobject
Motivering: Bestuursdecreet van 7 december 2018, Artikel III.87 §1/1, derde lid: Tenzij anders is bepaald in de toepasselijke regelgeving, worden de volgende bestuursdocumenten maximaal tien jaar bewaard als ze persoonsgegevens bevatten; 5° de bestuursdocumenten die betrekking hebben op een attest dat impact heeft op een persoonlijk recht.
Verduidelijking termijnspecificatie: De termijn begint te lopen vanaf het ogenblik dat het attest afloopt of is geweigerd.
Voorbeelden |
|---|
Opeenvolgende wijzigingen van de rekeningnummers
Artikel III.87, §1/1, derde lid, 6°
Bewaartermijn: 10 jaar
Termijnspecificatie: Na afhandeling van het informatieobject
Motivering: Bestuursdecreet van 7 december 2018, Artikel III.87 §1/1, derde lid: Tenzij anders is bepaald in de toepasselijke regelgeving, worden de volgende bestuursdocumenten maximaal tien jaar bewaard als ze persoonsgegevens bevatten; 6° de opeenvolgende wijzigingen van de rekeningnummers, vermeld in artikel 5 van het decreet van 18 juli 2008 betreffende het elektronische bestuurlijke gegevensverkeer.
Verduidelijking termijnspecificatie: De termijn begint te lopen vanaf het ogenblik van de wijziging van het rekeningnummer, hetzij op verzoek van de rekeninghouder, hetzij in geval van zijn overlijden.
Voorbeelden |
|---|
Een vergunning die impact heeft op een zakelijk recht
Artikel III.87, §1/1, vierde lid, 1°
Bewaartermijn: 30 jaar
Termijnspecificatie: Na afloop van het informatieobject
Motivering: Bestuursdecreet van 7 december 2018, Artikel III.87 §1/1, vierde lid: Tenzij anders is bepaald in de toepasselijke regelgeving, worden de volgende bestuursdocumenten maximaal dertig jaar bewaard als ze persoonsgegevens bevatten; 1° de bestuursdocumenten die betrekking hebben op een vergunning die impact heeft op een zakelijk recht.
Verduidelijking termijnspecificatie: De termijn begint te lopen vanaf het ogenblik dat de vergunning afloopt of is geweigerd.
Voorbeelden |
|---|
Een strafvordering, of een administratieve of bestuurlijke sanctie
Artikel III.87, §1/1, vierde lid, 2°
Bewaartermijn: 30 jaar
Termijnspecificatie: Na afhandeling van het informatieobject
Motivering: Bestuursdecreet van 7 december 2018, Artikel III.87 §1/1, vierde lid: Tenzij anders is bepaald in de toepasselijke regelgeving, worden de volgende bestuursdocumenten maximaal dertig jaar bewaard als ze persoonsgegevens bevatten; 2° de bestuursdocumenten die betrekking hebben op een strafvordering, of een administratieve of bestuurlijke sanctie.
Verduidelijking termijnspecificatie: De termijn begint te lopen vanaf het ogenblik dat de beslissing over de strafvordering of de sanctie is genomen.
Voorbeelden |
|---|
De handhaving van regelgeving
Artikel III.87, §1/1, vierde lid, 3°
Bewaartermijn: 30 jaar
Termijnspecificatie: Na afhandeling van het informatieobject
Motivering: Bestuursdecreet van 7 december 2018, Artikel III.87 §1/1, vierde lid: Tenzij anders is bepaald in de toepasselijke regelgeving, worden de volgende bestuursdocumenten maximaal dertig jaar bewaard als ze persoonsgegevens bevatten; 3° de bestuursdocumenten die betrekking hebben op de handhaving van regelgeving.
Verduidelijking termijnspecificatie: De termijn begint te lopen vanaf het ogenblik dat het dossier is afgerond.
Voorbeelden |
|---|
Het innen van belastingen of retributies die voortvloeien uit zakelijke rechten
Artikel III.87, §1/1, vierde lid, 4°
Bewaartermijn: 30 jaar
Termijnspecificatie: Na afhandeling van het informatieobject
Motivering: Bestuursdecreet van 7 december 2018, Artikel III.87 §1/1, vierde lid: Tenzij anders is bepaald in de toepasselijke regelgeving, worden de volgende bestuursdocumenten maximaal dertig jaar bewaard als ze persoonsgegevens bevatten; 4° de bestuursdocumenten die betrekking hebben op het innen van belastingen of retributies die voortvloeien uit zakelijke rechten.
Verduidelijking termijnspecificatie: De termijn begint te lopen vanaf het ogenblik dat de belasting of retributie is geïnd.
Voorbeelden |
|---|
Een attest dat impact heeft op een zakelijk recht
Artikel III.87, §1/1, vierde lid, 5°
Bewaartermijn: 30 jaar
Termijnspecificatie: Na afloop van het informatieobject
Motivering: Bestuursdecreet van 7 december 2018, Artikel III.87 §1/1, vierde lid: Tenzij anders is bepaald in de toepasselijke regelgeving, worden de volgende bestuursdocumenten maximaal dertig jaar bewaard als ze persoonsgegevens bevatten; 5° de bestuursdocumenten die betrekking hebben op een attest dat impact heeft op een zakelijk recht.
Verduidelijking termijnspecificatie: De termijn begint te lopen vanaf het ogenblik dat het attest afloopt of is geweigerd.
Voorbeelden |
|---|
De verwerving van een zakelijk recht op een onroerend goed
Artikel III.87, §1/1, vierde lid, 6°
Bewaartermijn: 30 jaar
Termijnspecificatie: Na afhandeling van het informatieobject
Motivering: Bestuursdecreet van 7 december 2018, Artikel III.87 §1/1, vierde lid: Tenzij anders is bepaald in de toepasselijke regelgeving, worden de volgende bestuursdocumenten maximaal dertig jaar bewaard als ze persoonsgegevens bevatten; 6° de bestuursdocumenten die betrekking hebben op de verwerving van een zakelijk recht op een onroerend goed.
Verduidelijking termijnspecificatie: De termijn begint te lopen vanaf het ogenblik dat het onroerend goed is verworven.
Voorbeelden |
|---|
Een tegemoetkoming aan zorggebruikers in het kader van het gezondheids- en welzijnsbeleid
Artikel III.87, §1/1, vierde lid, 7°
Bewaartermijn: 30 jaar
Termijnspecificatie: Na afhandeling van het informatieobject
Motivering: Bestuursdecreet van 7 december 2018, Artikel III.87 §1/1, vierde lid: Tenzij anders is bepaald in de toepasselijke regelgeving, worden de volgende bestuursdocumenten maximaal dertig jaar bewaard als ze persoonsgegevens bevatten; 7° de bestuursdocumenten die betrekking hebben op een tegemoetkoming aan zorggebruikers in het kader van het gezondheids- en welzijnsbeleid, vermeld in artikel 5, §1, I en II, van de bijzondere wet van 8 augustus 1980 tot hervorming der instellingen, met uitzondering van het beleid inzake onthaal en integratie van inwijkelingen.
Verduidelijking termijnspecificatie: De termijn begint te lopen vanaf het ogenblik dat de tegemoetkoming is afgehandeld of geweigerd.
Voorbeelden |
|---|
Een vergoeding ter compensatie van een gebruiksbeperking op een onroerend goed
Artikel III.87, §1/1, vierde lid, 8°
Bewaartermijn: 30 jaar
Termijnspecificatie: Na afhandeling van het informatieobject
Motivering: Bestuursdecreet van 7 december 2018, Artikel III.87 §1/1, vierde lid: Tenzij anders is bepaald in de toepasselijke regelgeving, worden de volgende bestuursdocumenten maximaal dertig jaar bewaard als ze persoonsgegevens bevatten; 8° de bestuursdocumenten die betrekking hebben op een vergoeding ter compensatie van een gebruiksbeperking op een onroerend goed.
Verduidelijking termijnspecificatie: De termijn begint te lopen vanaf het ogenblik dat de vergoeding is betaald of de aanvraag is geweigerd.
Voorbeelden |
|---|
Personeelsdossiers en afgeleide documenten
Artikel III.87, §1/1, vijfde lid, 1°
Bewaartermijn: 110 jaar
Termijnspecificatie: Na geboorte
Motivering: Bestuursdecreet van 7 december 2018, Artikel III.87 §1/1, vijfde lid: Tenzij anders is bepaald in de toepasselijke regelgeving, worden de volgende bestuursdocumenten maximaal 110 jaar na de geboorte van de betrokkene bewaard als ze persoonsgegevens bevatten; 1° personeelsdossiers en afgeleide documenten die er betrekking op hebben.
Verduidelijking termijnspecificatie: Na geboorte van de persoon waarop het dossier of de afgeleide documenten betrekking hebben.
Voorbeelden |
|---|
Personeelsdossiers |
Het is belangrijk om hier in het achterhoofd te houden dat de bewaartermijnen maximaal van aard zijn. Zo moeten registraties van ziektedagen geen 110 jaar na geboorte bijgehouden worden. De maximale bewaartermijn is vooral van belang voor de zaken die van belang zijn bij de (her)berekening van pensioenen.
Medische attesten voor de aanvraag van speciale onderwijsleermiddelen
Artikel III.87, §1/1, vijfde lid, 2°
Bewaartermijn: 110 jaar
Termijnspecificatie: Na geboorte
Motivering: Bestuursdecreet van 7 december 2018, Artikel III.87 §1/1, vijfde lid: Tenzij anders is bepaald in de toepasselijke regelgeving, worden de volgende bestuursdocumenten maximaal 110 jaar na de geboorte van de betrokkene bewaard als ze persoonsgegevens bevatten; 2° medische attesten voor de aanvraag van speciale onderwijsleermiddelen.
Verduidelijking termijnspecificatie: Na geboorte van de persoon waarop de attesten betrekking hebben.
Voorbeelden |
|---|
De erkende kwalificaties
Artikel III.87, §1/1, vijfde lid, 3°
Bewaartermijn: 110 jaar
Termijnspecificatie: Na geboorte
Motivering: Bestuursdecreet van 7 december 2018, Artikel III.87 §1/1, vijfde lid: Tenzij anders is bepaald in de toepasselijke regelgeving, worden de volgende bestuursdocumenten maximaal 110 jaar na de geboorte van de betrokkene bewaard als ze persoonsgegevens bevatten; 3° de erkende kwalificaties, vermeld in artikel 19 van het decreet van 30 april 2009 betreffende de kwalificatiestructuur, en de erkende of gelijkwaardig verklaarde leer- en ervaringsbewijzen, vermeld in artikel 20 van het voor- melde decreet.
Verduidelijking termijnspecificatie: Na geboorte van de persoon waarop de erkende kwalificaties betrekking hebben.
Voorbeelden |
|---|