1. Inleiding
Eenmaal het ontvangen transport en bijhorende verpakkingen gevalideerd zijn, zijn de verpakkingen beschikbaar om in het depot langdurig (volgens de toegekende bewaartermijn) te bewaren. Concreet worden we verpakkingen in de applicatie aan een opslaglocatie gekoppeld. Dit zorgt ervoor dat je ten allen tijde kan raadplegen waar een bepaalde verpakking in het depot opgeslagen staat.
2 Depot opzetten
Vooraleer je een verpakking kan wegzetten in het depot, moet je uiteraard het depot aanmaken en opbouwen in de applicatie. Opgelet: het beheren van de opslaglocaties kan enkel door de depotbeheerder uitgevoerd worden.
Aanmaken van opslaglocaties
Alle organisaties die naast 'Archief Overdragen' ook de dienst 'Depotbeheer' afnemen, dienen een depot met opslaglocaties op te zetten. Het aanmaken van opslaglocaties gebeurt aan de hand van een import-sjabloon. Deze wordt in de documentensectie van de dienstruimte Depotbeheer ter beschikking gesteld. Voor elke kolom in de importtemplate dienen de nodige gegevens te worden ingevuld. Het sjabloon bevat de volgende kolommen:
Gebouw: indien je organisatie archieven bewaard in verschillende gebouwen, kunnen meerdere gebouwen worden ingevuld;
Ruimte: Dit is een specifieke ruimte binnen een gebouw. Je kan uiteraard per gebouw meerdere ruimtes definiëren.
Rij: opeenvolgende rekken naast elkaar, met een begin- en eindpunt. Alle rekken behoren tot dezelfde rij. Vaak worden twee rijen tegenover elkaar geplaatst (bijv. rij 1 – rij 2) waardoor een gang ontstaat tussen twee rijen.
Rek: een rek is een kleiner onderdeel van een rij. Verschillende rekken naast elkaar vormen samen een rij. Zelf is een rek verder onderverdeeld in planken.
Plank: dit is de ‘kleinste’ opslag-eenheid. Voor elke plank is het mogelijk om een label (met QR-code) af te drukken en aan de plank te bevestigen. Op die manier kan een Depotbeheerder of -medewerker bij het wegzetten, uithalen of terugplaatsen van verpakkingen telkens het label van de locatie scannen waarmee de verpakking is gekoppeld.
LegacyID: dit is de referentie naar de huidige/oude locatie en is geen verplicht veld. Als je wel velden invult, moeten ze uniek zijn en mogen niet herhaald worden. Door dit op te nemen in het import-sjabloon kan je achteraf steeds controleren welke nieuwe locatie correspondeert met de huidige/oude locatie.
Je kan de ‘Legacy ID’ leeg laten als het gaat om volledig nieuwe of nog lege opslaglocaties.
Wanneer je later reeds overgedragen archief wenst te migreren (zie handleiding Archief overdragen) naar de toepassing, is het wel van belang om een ‘Legacy ID’ in te vullen:
Het is niet mogelijk om deze achteraf nog te importeren;
De ‘Legacy ID’ is nodig om het import-sjabloon van een migratie correct in te vullen. In het migratiesjabloon wordt het veld aangeduid als ‘Legacy locatie ID’.
Hoogte, breedte en diepte van een plank (in mm)
Een ingevuld sjabloon lever je aan Digitaal Archief Vlaanderen dat hiervoor een ticket aanmaakt bij de softwareleverancier. Deze laatste is verantwoordelijk voor het importeren en aanmaken van de opslaglocaties in het systeem.
Op basis van wat in de kolommen A t/m E van het sjabloon wordt ingevuld, stelt het systeem bij invoer een nieuwe ‘Locatie ID’ samen. De ‘Legacy ID’ wordt niet gevisualiseerd in de UI, maar speelt wel een rol bij de migratie van reeds overgedragen archief. Dit wordt nader verduidelijkt aan de hand van onderstaande figuren.
Eenmaal de opslaglocaties geïmporteerd en aangemaakt zijn, kan de depotbeheerder deze raadplegen via het onderdeel ‘Beheer’ in de navigatiebalk.
Naast het import-sjabloon voor opslaglocaties, dien je nog twee andere import-sjablonen aan te leveren. Namelijk een sjabloon met types verpakkingen en een met types transporteenheden. Ook deze sjablonen worden in de documentensectie van de dienstruimte Depotbeheer ter beschikking gesteld.
A. Labels voor opslaglocaties afdrukken
Als de opslaglocaties aangemaakt zijn in het systeem, moet de depotbeheerder voor elke opslaglocatie een label afdrukken. Dit label wordt gebruikt om verpakkingen te koppelen aan een specifieke opslaglocatie.
Ga naar de lijst van opslaglocaties (in de navigatiebalk via onderdeel ‘beheer’).
Selecteer één of meerdere opslaglocaties en kies de actie ‘Labels afdrukken’.
Het systeem opent de printerinstellingen en een printpreview. Eenmaal de labels afgedrukt zijn, kunnen deze effectief in het depot op de juiste locaties gekleefd worden. Voorbeeld van een label voor een plank:
Het fysiek labelen van locaties is een niet te onderschatten klus. Een paar praktische tips:
Maak een plan alvorens je begint. Het is een goede gelegenheid om eens na te denken over de (her)inrichting van het depot;
Richt je in de eerste plaats op de planken. Aan deze locatie worden de verpakkingen gekoppeld;
Zolang de migratie niet is afgerond, laat je best de oude locatie-aanduiding en het nieuwe label naast elkaar bestaan;
Controleer of het juiste label aan de juiste locatie hangt;
Mocht je nog niet beschikken over een (digitaal) bestand waarin verpakkingen zijn gekoppeld aan de ‘Legacy ID’, kan je dit meteen opnemen (bijv. in een versie van het import-sjabloon waar je per archiefdoos een extra kolom voorziet) tijdens het labelen. Deze informatie heb je ook nodig wanneer je reeds overgedragen archief wenst te migreren naar de toepassing E-depot (zie ook handleiding Archief overdragen).
Nadat alle locaties zijn gelabeld, is het depot klaar om archief op te slagen.
Depot (her)inrichten
In principe kan je later nog altijd wijzigingen aan de opslaglocaties laten doorvoeren. Het invoeren van het depot in de applicatie kan echter ook een goede gelegenheid zijn om de fysieke inrichting van je depot eerst te herbekijken. Zo zou je eventueel kunnen opteren voor een inrichting volgens het 'slangprincipe'. Hiermee wordt een aaneengesloten uitplaatsing van verpakkingen beoogd, waardoor verplaatsingen tussen rijen efficiënter kunnen verlopen.
3. Verpakkingen wegzetten
Wanneer de opslaglocaties gekend zijn in de applicatie, kunnen de gevalideerde verpakkingen aan een opslaglocatie gekoppeld worden.
Ga via de navigatiebalk naar de algemene actie “Wegzetten”.
Wandel met de verpakking door het depot naar een vrije/beschikbare locatie. Scan het etiket van de locatie. Scan vervolgens het etiket van de verpakking(en) die je wenst weg te zetten.
Klik op de actie ‘Wegzetten’ om te bevestigen.
De verpakkingen zijn nu aan de desbetreffende opslaglocatie gekoppeld. Via de lijst ‘Verpakkingen in het depot’ kan je de verpakkingen opvolgen en raadplegen op welke locatie ze worden bewaard.
4. Verpakkingen in het depot beheren
Eenmaal een verpakking in het depot is opgenomen, wordt deze gedurende de volledige bewaartermijn bewaard. Ook in de applicatie ‘Depotbeheer’ kan je steeds opvolgen op welke locatie een bepaalde verpakking zich bevindt. Daarnaast kan je ook het etiket van een verpakking opnieuw afdrukken indien dat bijvoorbeeld beschadigd zou zijn en is het mogelijk om een verpakking te verplaatsen naar een andere opslaglocatie.
Labels voor verpakkingen opnieuw afdrukken
Wanneer je reeds bestaand archief wenst te migreren naar de applicatie ‘Depotbeheer’ dan kan het nodig zijn om het label voor de verpakking opnieuw af te drukken. Ook wanneer een ticket zou beschadigd zijn, kan het nuttig zijn om de QR-code opnieuw af te drukken.
Ga naar de lijst ‘Verpakkingen in depot’.
Selecteer één of meerdere verpakkingen en kies de actie ‘Labels afdrukken’.
Het systeem opent de printerinstellingen en een printpreview. Eenmaal de labels afgedrukt zijn, kunnen deze effectief op de verpakkingen gekleefd worden.
Verpakking verplaatsen
Wanneer je reeds bestaand archief wenst te migreren naar de applicatie ‘Depotbeheer’ dan kan het nodig zijn om de verpakkingen aan een andere, meer correcte locatie te koppelen. Ook wanneer je op eender welk tijdstip de verpakking wenst te verplaatsen, kan dit via de applicatie beheerd worden.
Ga naar de lijst ‘Verpakkingen in depot’.
Kies de actie ‘Verplaatsen’ bij de verpakking die je wenst te verplaatsen.
Scan het label van de nieuwe locatie waarop je de verpakking wenst weg te zetten.
Klik op de actie ‘Verplaatsen’.
De verpakking wordt meteen aan de nieuwe locatie gekoppeld. Vergeet uiteraard niet om de verpakking ook fysiek te verplaatsen naar de nieuwe locatie.