1. Algemeen overzicht
Eenmaal er vanuit de applicatie “Archiefoverdracht” een transport werd aangevraagd, kan de depotmedewerker of depotbeheerder aan de slag.
Er dient eerst een transport aangevraagd te worden bij een transporteur. Dit verloopt grotendeels buiten de applicatie, maar de aanvraag wordt wel in het systeem bevestigd.
Wanneer het transport effectief door de transporteur werd opgehaald bij de overdragende organisatie en het transport aankomt in het depot, worden volgende stappen uitgevoerd:
Transport ontvangen: Er gebeurt een visuele controle van het ontvangen transport en de depotmedewerker of -beheerder tellen de ontvangen transporteenheden.
Transport valideren: Er gebeurt een grondigere controle op de ontvangen transporteenheden en/of verpakkingen.
Indien er geen schade, schimmel of andere anomalieën aanwezig zijn, kunnen de verpakkingen weggezet worden op een opslaglocatie in het depot.
Indien er wel schade, schimmel of een andere anomalie aanwezig is, kunnen de desbetreffende verpakkingen of transporteenheden in quarantaine geplaatst worden. Uiteraard kunnen deze na behandeling opnieuw uit quarantaine gehaald worden waardoor ze beschikbaar zijn om weg te zetten op een opslaglocatie.
Eenmaal de verpakkingen op een opslaglocatie bewaard worden, kan de inhoud van een verpakking vanuit e-depot of het publieksportaal aangevraagd worden om te raadplegen in een leeszaal, om te raadplegen na scan-op-vraag of om te raadplegen nadat de informatie werd opgestuurd naar een gewenst adres (bruikleen). Een aanvraag wordt vanuit de applicatie “Depotbeheer” verder afgehandeld. De depotmedewerker of -beheerder gaat hierbij de nodige verpakkingen uit het depot halen en deze op de desbetreffende plaats ter beschikking stellen.
In deze handleiding gaan we specifieker in op de verschillende stappen in dit proces voor de organisatie die archief wenst over te dragen naar het depot.
2. Statussen
Elk object (verpakking, transporteenheid, transport) in het systeem heeft telkens een bepaalde status. Die status is afhankelijk van de stap in het proces waarin het object zich bevindt. De statussen voor de verschillende objecten binnen deze applicatie zien er als volgt uit:
Analoge representatie
Verpakkingseenheid (VPE)
Transporteenheid (TPE)
Transport