Dit onderdeel beschrijft de verschillende stappen die nodig zijn om toegang te verkrijgen tot onze applicaties. Er is een onderscheid in twee grote blokken: acties door Digitaal Archief Vlaanderen en acties door de hoofd lokale beheerder van jouw organisatie.
In ACM en IDM heeft elke organisatie minstens één eigen lokale beheerder. De persoon of personen in deze rol kunnen de gebruikers en hun rechten beheren voor de eigen organisatie, bijvoorbeeld gebruikers toevoegen, gebruikersrechten toekennen etc.
1. Acties door Digitaal Archief Vlaanderen
1.1 Tenants aanmaken
Een onderdeel van het aansluitingsproces is het aanmaken van tenants of omgevingen van de applicatie(s) waarop jouw organisatie aansluit. Per applicatie krijg je een Test & Integratie-omgeving (T&I) en een Productie-omgeving (PRD). Deze tenants moeten eerst beschikbaar zijn, anders kan je er niet op inloggen.
1.2 Rechten toekennen aan organisatie
Nadat de nodige tenants beschikbaar zijn, kent een medewerker van Digitaal Archief Vlaanderen de rechten toe op organisatieniveau. Afhankelijk van welke diensten worden afgenomen, kan het gaan om:
T&I | PRD |
|---|---|
Serieregister Afnemer | Serieregister Afnemer |
e-Depot Afnemer | e-Depot Afnemer |
Depotbeheer Afnemer | Depotbeheer Afnemer |
2. Acties door je eigen lokale beheerder
Eens de rechten zijn toegekend op organisatieniveau, is het mogelijk om individuele gebruikersrechten toe te laten kennen. Hiervoor doe je beroep op je eigen lokale beheerder.
Weet je niet wie binnen jouw organisatie is ingesteld als lokale beheerder?
Geen probleem. Bij een eerste aansluiting op Digitaal Archief Vlaanderen controleert een medewerker dit en geven we die informatie mee in de aansluitingsmail.
Blijkt uit bovenstaande controle stap dat voor jouw organisatie nog geen lokale beheerder is ingesteld?
Tijdens het aansluitingsgesprek komt dit aan bod en spreken we af welke persoon of personen deze rol gaan opnemen en informeren wij alvast Veiligheidsbouwstenen hierover.
Wil je graag een extra lokale beheerder instellen binnen de organisatie die specifiek de rechten tot de applicaties van Digitaal Archief Vlaanderen gaat beheren?
Een bestaande lokale beheerder kan collega’s toevoegen in die rol.
2.1 T&I of PRD?
In principe vraag je aan je lokale beheerder rechten toe te kennen in beide omgevingen. T&I is in eerste instantie nuttig voor de opleiding die jij en collega’s kunnen volgen, maar kan ook later handig zijn om eerst zaken te testen alvorens ze naar PRD te brengen.
Surf daarvoor naar:
Gebruikersbeheer T&I | |
Gebruikersbeheer PRD |
2.2 Zoek de persoon op
Identificeer de juiste persoon en klik op het icoontje om de details weer te geven:
Vervolgens wordt een lijst getoond van alle organisaties waarmee de geselecteerde persoon een werkrelatie heeft. Tevens worden per organisatie de toegekende rechten getoond.
Om een gebruikersrecht toe te kennen, klik je op ‘Ken gebruikersrecht toe’.
2.3 Gebruikersrechten toewijzen
Vervolgens kan op het volgende scherm in de lijst van gebruikersrechten het juiste gebruikersrecht geselecteerd worden. Alle gebruikersrechten zijn opgenomen in onderstaande tabel.
Applicatie | Gebruikersrecht in T&I | Gebruikersrecht in PRD |
|---|---|---|
Serieregister | Serieregister Gebruiker | Serieregister Gebruiker |
E-depot | E-depot Gebruiker | E-depot Gebruiker |
Depotbeer | Depotbeheer Gebruiker | Depotbeheer Gebruiker |
Wanneer je het juiste recht hebt geselecteerd, klik dan op ‘Verder’.
Rollen of Contexten meegeven
Daarna moet een rol worden meegegeven aan het gebruikersrecht. Het selecteren van een rol gebeurt door de rol in de lijst ‘Context’ te selecteren.
Applicatie | 1. | 2. | 3. |
|---|---|---|---|
Serieregister | Informatiebeheerder | Seriebeheerder | Medewerker |
E-depot | Informatiebeheerder | Archiefbeheerder | Medewerker |
Depotbeheer | Depot-beheerder | Depot-medewerker | / |
Opgelet, ken voor 1 persoon slechts één rol toe voor eenzelfde organisatie.
2.4 Toekenning bevestigen
Wanneer je op ‘Verder’ hebt geklikt, krijg je een overzicht van het toegekende gebruikersrecht en de toegekende rollen. Klik op ‘Bevestig’ om jouw keuze te bevestigen. Hierna kom je terug op de overzichtspagina terecht van de persoon aan wie de nieuwe rechten zijn toegekend.
2.5 Inloggen in de applicaties
De personen die nieuwe rechten hebben gekregen, kunnen nu surfen naar:
Applicatie | T&I | PRD |
|---|---|---|
Serieregister | ||
E-depot | ||
Depotbeheer |
Na aanmelden krijgen de personen toegang tot de T&I of PRD omgeving van één van deze applicaties.