1. Algemeen
Alle toepassingen van Digitaal Archief Vlaanderen, inclusief het Archiefportaal voor medewerkers, zijn geïntegreerd met het Toegangs- (ACM - Access Management) en Gebruikersbeheer (IDM - Identity Management) van de Vlaamse overheid.
ACM en IDM zijn twee veiligheidsbouwstenen van Agentschap Digitaal Vlaanderen die we gebruiken om de toegang en rechten tot onze applicaties te beheren. Meer hierover lees je op: Veiligheidsbouwstenen & applicatie- en platformdiensten | Vlaanderen.be
2. Stappenplan
Dit onderdeel beschrijft de verschillende stappen die nodig zijn om toegang te verkrijgen tot onze applicaties, bijvoorbeeld het Serieregister. Er is een onderscheid in twee grote blokken: acties door Digitaal Archief Vlaanderen en acties door de hoofd lokale beheerder van jouw organisatie.
In ACM en IDM heeft elke organisatie minstens één eigen lokale beheerder. De persoon of personen in deze rol kunnen de gebruikers en hun rechten beheren voor de eigen organisatie, bijvoorbeeld gebruikers toevoegen, gebruikersrechten toekennen etc.
2.1 Acties door Digitaal Archief Vlaanderen
A. Tenants aanmaken
Een onderdeel van het aansluitingsproces is het aanmaken van tenants of omgevingen van de applicatie(s) waarop jouw organisatie aansluit. Per applicatie krijg je een Test & Integratie-omgeving (T&I) en een Productie-omgeving (PRD). Deze tenants moeten eerst beschikbaar zijn, anders kan je er niet op inloggen.
B. Rechten toekennen aan organisatie
Nadat de nodige tenants beschikbaar zijn, kent een medewerker van Digitaal Archief Vlaanderen de rechten toe op organisatieniveau. Afhankelijk van welke diensten worden afgenomen, kan het gaan om:
T&I | PRD |
|---|---|
Serieregister Afnemer | Serieregister Afnemer |
e-Depot Afnemer | e-Depot Afnemer |
Depotbeheer Afnemer | Depotbeheer Afnemer |
2.2 Acties door je eigen lokale beheerder
Eens de rechten zijn toegekend op organisatieniveau, is het mogelijk om individuele gebruikersrechten toe te laten kennen. Hiervoor doe je beroep op je eigen lokale beheerder.
Weet je niet wie binnen jouw organisatie is ingesteld als lokale beheerder?
Geen probleem. Bij een eerste aansluiting op Digitaal Archief Vlaanderen controleert een medewerker dit en geven we die informatie mee in de aansluitingsmail.
Blijkt uit bovenstaande controle stap dat voor jouw organisatie nog geen lokale beheerder is ingesteld?
Tijdens het aansluitingsgesprek komt dit aan bod en spreken we af welke persoon of personen deze rol gaan opnemen en informeren wij alvast Veiligheidsbouwstenen hierover.
Wil je graag een extra lokale beheerder instellen binnen de organisatie die specifiek de rechten tot de applicaties van Digitaal Archief Vlaanderen gaat beheren?
Een bestaande lokale beheerder kan collega’s toevoegen in die rol.
A. T&I of PRD?
In principe vraag je aan je lokale beheerder rechten toe te kennen in beide omgevingen. T&I is in eerste instantie nuttig voor de opleiding die jij en collega’s kunnen volgen, maar kan ook later handig zijn om eerst zaken te testen alvorens ze naar PRD te brengen.
Surf daarvoor naar:
Gebruikersbeheer T&I | |
Gebruikersbeheer PRD |
B. Zoek de persoon op
Identificeer de juiste persoon en klik op het icoontje om de details weer te geven:
Vervolgens wordt een lijst getoond van alle organisaties waarmee de geselecteerde persoon een werkrelatie heeft. Tevens worden per organisatie de toegekende rechten getoond.
Om een gebruikersrecht toe te kennen, klik je op ‘Ken gebruikersrecht toe’.
Elke organisatie wordt ondergebracht in één van onderstaande doelgroepen:
Vlaamse overheid;
Lokaal Bestuur;
Economische Actor (EA).