Wat is een extensie
Het E-depot werkt met een kernmodel voor metadata. Dit kernmodel focust op de generieke elementen die kunnen worden toegekend aan een dossier en/of een stuk. Dit kernmodel is in vele gevallen te beperkt om bepaalde dossiers of stukken te beschrijven. Daarom wordt de mogelijkheid geboden om het kernmodel uit te breiden met één of meerdere extensie. Deze extensie(s) moet(en) worden gezien als een toevoeging op het kernmodel voor metadata van het E-depot.
Binnen de extensies wordt een onderscheid gemaakt tussen:
Generieke extensies: dit zijn extensies die ter beschikking worden gesteld aan alle klanten van Digitaal Archief Vlaanderen.
Specifieke extensies: dit zijn extensies die op maat van een specifieke klant worden opgezet.
Doelstelling - zoeken naar informatie vereenvoudigen
Extensies hebben een specifiek doel, namelijk het zoeken naar of het identificeren van bepaalde informatie vereenvoudigen. Een extensie bevat dus steeds enkel en alleen beschrijvende metadata. Het is niet de bedoeling om in een specifieke extensie administratieve metadata op te nemen, die bv. de volledige goedkeuringscyclus van of de volledige workflow binnen een dossier beschrijft. Dat soort metadata hoort eerder thuis in het dossier (bv. als apart stuk), aangezien die metadata niet onmiddellijk door eindgebruikers wordt gebruikt om een specifiek dossier of stuk te zoeken.
Extensies en series
Een extensie bestaat uit één attribuut (bv. documenttype, afdeling …) of uit een verzameling van attributen die allemaal samen één specifiek geheel vormen (bv. een adres).
Alle dossiers die in het E-depot worden opgeladen, zijn gekoppeld aan een serie en bijgevolg dus steeds aan een specifieke context. Daarom is voorzien dat een extensie wordt gekoppeld aan een serie. Dit zorgt ervoor dat op een fijnmazige manier (per serie) een extensie kan worden gekoppeld zonder impact te hebben op informatie waarvoor die extensie sowieso nooit van toepassing zal zijn. Denk bijvoorbeeld aan een adres-extensie. Deze is relevant bij de serie bouwdossiers, maar niet bij de serie vergaderdossiers van het college van burgemeester en schepenen.
Het is mogelijk om binnen 1 serie verschillende extensies te activeren om op die manier een zeer uitgebreid en zeer specifiek metadatamodel op te bouwen voor dossiers of stukken die tot een bepaalde serie behoren.
Niet retroactief toepasbaar
Een extensie die aan een serie wordt gekoppeld, verschijnt enkel op dossiers of stukken die in de toekomst in het E-depot worden opgeladen. Dit betekent dat een extensie niet zomaar van toepassing kan worden verklaard op de reeds in het E-depot opgeladen dossiers. Als dit toch het geval is of eerder wenselijk is, dan moet daarvoor een maatwerkproject (in casu een datamigratie/dataconversie) worden aangevraagd.
Inhoud van een extensie
Een extensie bestaat uit één of meerdere attributen, waarbij voor elk attribuut is aangegeven of het verplicht is binnen de extensie en tot welk type het attribuut behoort.
De mogelijke attribuuttypes binnen een extensie zijn.
Attribuuttype | Omschrijving |
|---|---|
Tekst | een attribuut van dit type is een vrij tekstveld |
Nummer | een attribuut van dit type is een veld waarin enkel een getal kan worden ingevuld |
Datum | een attribuut van dit type is een veld waarin enkel een datum cf. een bepaalde datumnotatie kan worden ingevuld |
Boolean | een attribuut van dit type is een ja/neen-veld |
Enumeratie | een attribuut van dit type is een keuzelijst. De keuzelijst moet bij het opzetten van de extensie worden doorgegeven |
Lijst | een attribuut van dit type is een tekstveld dat meerdere waarden kan bevatten (bv. meerdere trefwoorden, die elk als een aparte waarde zullen worden herkend) |
Een extensie die aan een serie wordt gekoppeld, kan van toepassing worden verklaard op dossierniveau en/of stukniveau. De attributen verschijnen enkel op het niveau waarop de extensie van toepassing is verklaard.
Raadplegen van beschikbare extensies
De lijst van alle beschikbare extensies voor uw organisatie (specifieke extensies worden enkel getoond voor die specifieke organisatie) is steeds te raadplegen in het Serieregister onder de tab ‘Extensies’ binnen een serie. In het Serieregister is echter geen semantische betekenis van de extensie te raadplegen. De volledige lijst van alle extensies met al hun attributen en de semantische betekenis van ieder attribuut is te raadplegen op het Overzicht van alle extensies.
Aanvraagprocedure?
Raadpleeg de aanvraagprocedure op Service-afspraken