Op deze pagina kan je alle praktische informatie rond het scannen en verdelen van analoge poststukken terugvinden.
Overzicht werking DigiPost
Poststukken worden centraal ontvangen in de scankamer in het Consciencegebouw en dan verdeeld per postbus. Hierna worden ze scanklaar gemaakt en gedigitaliseerd. De scans worden dan automatisch verdeeld naar de juiste entiteit en postvak waar ze of worden gedownload door medewerkers of verder doorstromen naar DMS systemen zoals bijvoorbeeld SharePoint. Niet-scanbare items worden fysiek afgeleverd in de BringMeBoxen van de entiteit. Fysieke documenten worden nog 90 dagen bijgehouden en dan vernietigd.
Scannen: Praktisch
Wat wordt er gescand?
Wat scannen we wel in?
Per definitie alles dat door de scanners kan.
(Aangetekende) post & (aangetekende) retours
Bundels
Dossiers
Wat scannen we niet in?
Brieven met op de enveloppe ‘vertrouwelijk’, ‘geheim’ of ‘medisch geheim’.
Magazines en Kranten
Geadresseerde reclame
Wenskaarten voor zover deze persoonlijk zijn.
Niet-scanbare stukken zoals USB-Sticks, tankkaarten, …
Vanaf dat er een niet-scanbaar item in een enveloppe zit wordt de volledige inhoud je fysiek bezorgd. We splitsen nooit de brieven op in scanbare & niet scanbare stukken.
Hoe wordt er gescand?
Enveloppes worden altijd meegescand als laatste 2 pagina’s
Hier staat vaak nuttige info op
Blanco pagina’s worden zo veel mogelijk weggefilterd
We scannen in volledige kleur op ware grootte (300 dpi)
Wat met de fysieke stukken?
De fysieke stukken worden 90 dagen gearchiveerd en daarna vernietigd.
Binnen die periode is het nog mogelijk om een document op te vragen.
Wanneer we een onevenredig aantal opvragingen bemerken wordt er contact opgenomen met je informatiebeheerder om dit te bekijken.