Hoe kan ik de dossiernamen in het veld ‘Path in SIP’ invullen in het importsjabloon dat ik heb gedownload? Welke hulpmiddelen kan ik gebruiken? Welke stappen zet ik?
Uitlezen van mappenstructuur via Windows Verkenner
In Windows Verkenner zit een functionaliteit die van pas komt.
Selecteer de mappen (dossiers) waarvan je de padnamen wil kopiëren en plakken in het importsjabloon. Kies vervolgens voor Pad kopiëren in de menubalk.
Windows Verkenner > Start > Pad kopiëren
Open een lege werkmap in Excel. Je neemt bij voorkeur een leeg werkblad en niet het importsjabloon dat je hebt gedownload, omdat je nog enkele bewerkingen moet uitvoeren.
Plak de gekopieerde padnamen in het nieuwe Excel-werkblad:
Ga in cel A1 staan en plak de gekopieerde dossiernamen. Excel toont nu een lijst.
De dossiernamen zijn achteraan in de padnamen zichtbaar. Nu is het zaak de prefix van de padnamen te verwijderen, aangezien we enkel deze dossiermappen 2015_001, 2016_001, … in de rootfolder gaan opnemen.
Ga naar cel A1. Je kunt deze prefix bekomen door in cel A1 te gaan staan en in de ‘Formulebalk’ de volledige prefix te kopiëren die de dossiernaam voorafgaat, dus tot en met de laatste backslash ‘\’. In ons voorbeeld is dat
‘C:\Users\bovyst\OneDrive - Vlaamse overheid - Office 365\Digitaal Archief Vlaanderen\Opleidingsdata\SIP Doss Gn Ext1\’
Selecteer vervolgens het volledige werkblad of de ingevulde cellen A1 t.e.m. A12:
Ga in cel A1 staan en klik op CTRL-A of
klik in het werkblad op dit symbool
Nu de selectie is uitgevoerd, klik op CTRL-H of
klik in de menubalk van Excel: Start > Bewerken > Zoeken en selecteren > Vervangen.
Ga in het tabblad ‘Vervangen’ met je cursor in het veld ‘Zoeken naar’ staan.
Noteer of plak de prefix die je net hebt gekopieerd en wil verwijderen in het veld ‘Zoeken naar’ > ‘Alles vervangen’ > OK.
Excel toont nu mijn dossiernamen. Selecteren de mapnamen en kopieer ze:
Plak de gekopieerde padnamen van de selecteerde mappen (dossiers) in het importsjabloon dat je hebt gedownload:
Vul de dossiernamen aan. Je zou de waarden van cel A2 t.e.m. A13 kunnen hernemen (dus kopiëren) in kolom E, ‘Naam’ of een eigen waarde meegeven.
Vergeet de ‘Openingsdatum’ en ‘Sluitingsdatum’ niet te toe te voegen. Meer info over formattering vind je hier.