Navigatiebalk
Links in de applicatie wordt de navigatiebalk weergegeven. Deze bevat een aantal algemene lijsten zoals de overzichtspagina, de 'Alle objecten' pagina en de takenlijst.
De 'Alle objecten' pagina bevat elk object (dossier, stuk of representatie) ongeacht de status of fase waarin het zich bevindt.
De takenlijst bevat uiteraard enkel taken. Hier worden dus geen objecten getoond maar enkel taken. De taken zijn steeds aan een dossier gekoppeld.
Naast de algemene lijsten zijn er ook onderdelen per fase in de applicatie, namelijk de invoerfase en de archieffase. Deze onderdelen bevatten een aantal sublijsten waarin men objecten met een specifieke status kan raadplegen. Vanuit deze lijsten kan men de verschillende acties of functies uitvoeren zoals hierboven kort besproken. Deze lijsten, acties en functies worden later in deze handleiding meer in detail besproken. Ook rapportering en beheersmatige zaken worden in de navigatiebalk opgenomen.
Binnen de navigatiebalk wordt steeds de knop 'Dossier toevoegen' getoond indien de rol van de gebruiker toelaat om dossiers aan te maken of te importeren. Deze knop kan vanop elke pagina worden gebruikt.
Onderaan de navigatiebalk kunnen uploads en downloads worden opgevolgd via de desbetreffende lijsten. Daarnaast kan men ook zien voor welke rol men is aangemeld en kan men terug afmelden.
Overzichtspagina of dashboard
Wanneer de gebruiker zich heeft aangemeld, komt hij/zij default op de pagina ‘Overzicht’ terecht. Deze bevat een algemene zoekbalk waarmee de gebruiker naar een object kan zoeken ongeacht de fase of status waarin het object zich bevindt. Deze objecten zijn raadpleegbaar via de lijst 'Alle objecten'. Verder worden ook bepaalde sublijsten op het dashboard getoond om de gebruiker snel een overzicht te geven van de belangrijkste informatie. Zo ziet hij/zij onder andere een sublijst van de meest dringende taken die hij/zij moet uitvoeren en een sublijst van de laatst ontvangen notificaties. Daarnaast kan de gebruiker ook vanop het dashboard snel navigeren naar externe koppelingen zoals de module voor het overdragen van analoog archief (indien de gebruiker lid is van een organisatie die toegang heeft tot deze module).
Taken
Een taak is het resultaat van een event, dat is geïnitieerd door een (andere) gebruiker of het systeem, waarbij een actie door de gebruiker is vereist.
Je kan op het dashboard, in de sublijst van de meest dringende taken, op een dossier klikken om meteen naar het betrokken dossier te gaan om de taak uit te voeren.
Enkel de archief- en de informatiebeheerder krijgen een taken(sub)lijst te zien. Het dashboard toont de 5 meest dringende taken. De meest dringende taak staat bovenaan in de sublijst. Het dashboard geeft een cijfer mee van het totaal aantal taken op de volledige lijst 'Taken'. Klik op 'Alles tonen' (Totaal aantal taken) om de lijst 'Taken' te openen.
De volledige lijst 'Taken' kan worden gesorteerd. Je gebruikt de knop 'Sorteer op:' om de gewenste sortering te selecteren.
De volledige lijst 'Taken' kan worden gefilterd. Je gebruikt de knop 'Taken tonen' om Alle taken of enkel Mijn taken weer te geven. Je kan ook filteren op taaktype via de knop 'Naam taaktype'. De opties van deze filter passen zich aan op basis van de inhoud van de weergegeven lijst 'Taken'.
Je kan in de lijst 'Taken' op een dossier klikken om meteen naar het betrokken dossier te gaan waarvoor een taak moet worden uitgevoerd. Je kan het betrokken dossier vanuit de lijst openen door bij het dossier in de kolom Acties op de knop '...' en vervolgen 'Bekijken' te kiezen.
Elke taak krijgt standaard een deadline van 30 dagen. De taak blijft zichtbaar in de lijst totdat ze is afgewerkt. Nadat de gebruiker de taak heeft uitgevoerd, zal de taak uit de lijst 'Taken' verdwijnen.
De navigatiebalk toont de knop ‘Taken’. Vanuit elke pagina kan je via deze knop de lijst 'Taken' bereiken.
Notificaties
De notificaties, die worden weergegeven op het dashboard, geven de gebruiker informatie over bepaalde objecten. Ze zorgen ervoor dat de gebruiker weet wat er met een bepaald object is gebeurd is, maar betekenen niet dat er een actie is vereist van de gebruiker. Wanneer de gebruiker een notificatie aanklikt vanop het dashboard, brengt het systeem de gebruiker naar het desbetreffende dossier of stuk waar het zich op dat moment bevindt. De gebruiker kan de notificaties manueel verwijderen vanop het dashboard of vanuit de lijst met 'Alle notificaties' (te vinden onder de naam van de ingelogde gebruiker).
Objectenlijst
De lijst 'Objecten' geeft alle objecten in het E-depot weer. De lijst bevat objecten, ongeacht hun status, ongeacht de taak die eraan is gekoppeld, ongeacht de zone (invoer, archief) en ongeacht het objecttype. Volgende objecttypen kunnen aanwezig zijn in deze lijst: SIP (submission information package), dossier, stuk, representatie.
Enkel de archief- en de informatiebeheerder krijgen de lijst 'Objecten' te zien. De medewerker heeft geen toegang tot deze lijst.
De lijst 'Objecten' bevat de kolommen Naam van het object, Type, Status, Taak en Acties.
De lijst 'Objecten' kan worden gesorteerd. Je gebruikt de knop 'Sorteer op:' om de gewenste sortering te selecteren.
De lijst 'Objecten' kan worden gefilterd. Je gebruikt de knop 'Filters' om de gewenste filter te selecteren. Na de keuze van de filter, kies je een waarde. De waarden die worden aangeboden, passen zich aan op basis van de inhoud van de weergegeven lijst. Filters kunnen worden gecombineerd. Je kan meer dan één filter toepassen.
Je kan het object raadplegen door in de lijst 'Objecten':
Op een object te klikken,
In de kolom Acties op de knop '...' te klikken en vervolgen 'Bekijken' te kiezen. De knop '...' is enkel zichtbaar voor een dossier, een stuk of een representatie.
De lijst 'Objecten' heeft een algemene zoekbalk. De algemene zoekfunctie zoekt over de verschillende attributen heen. Je geeft een zoekterm in en drukt op <Enter>. Het systeem past de zoekterm toe en presenteert de zoekresultaten. Je kan deze zoekresultaten verfijnen door een nieuwe zoekterm in te geven en weer op <Enter> te drukken. Het systeem past beide zoektermen toe en presenteert de zoekresultaten. Je kan een eerder ingegeven zoektermijn weer verwijderen uit de algemene zoekbalk door op de knop 'x' achter de zoekterm te klikken. Het systeem past de zoekresultaten onmiddellijk aan.
Naast een algemene zoekbalk heeft de lijst 'Objecten' ook een knop 'Uitgebreid zoeken'. Deze functie wordt verderop in de handleiding in detail besproken.
De navigatiebalk toont de knop ‘Alle objecten’. Vanuit elke pagina kan je via deze knop de lijst 'Alle objecten' bereiken.
Rapportering
Enkel de informatiebeheerder kan de pagina Rapporten raadplegen.
Het systeem presenteert standaard twee rapporten:
Totale aantallen (cijfers),
Aangroei over tijd (evolutie, grafieken).
Het rapport Totale aantallen presenteert volgende kengetallen:
Totaal volume van de organisatie van de gebruiker, uitgedrukt in GB,
Totaal aantal representaties per zone in de organisatie van de gebruiker,
Totaal aantal raadplegingen binnen de organisatie van de gebruiker (raadplegingen wordt gezien als het openen van de raadpleeg-representatie in de browser van de gebruiker en dus de actie ‘Raadplegen’),
Totaal aantal downloads binnen de organisatie van de gebruiker (downloads worden gezien als het nemen van een lokale kopie en dus de actie ‘Download voorbereiden’).
Het rapport Aangroei over tijd visualiseert de evoluties in:
Het totaal volume (in GB) aanwezig in de organisatie van de gebruiker. Het volume wordt per zone of fase in de applicatie, nl. de invoer- en de archiefzone, en per dag weergegeven.
Het totaal aantal representaties per zone. Ook dit onderdeel wordt opgesplitst in de invoer- en de archiefzone.
Het totaal aantal raadplegingen per dag. Een raadpleging wordt gezien als het openen van de raadpleeg-representatie in de browser van de gebruiker en dus de actie ‘Raadplegen’.
Het totaal aantal downloads per dag. Downloads worden gezien als het nemen van een lokale kopie en dus de actie ‘Download voorbereiden’.
Voor het rapport Aangroei over tijd kan de gebruiker een tijdsbestek kiezen.
De gedetailleerde cijfergegevens kunnen worden geëxporteerd en gedownload als .csv-, .xlsx- of .json-bestand.
De navigatiebalk toont de knop ‘Rapporten’. Vanuit elke pagina kan je via deze knop de pagina met Rapporten bereiken.
De rapporten worden elke nacht opnieuw opgebouwd en bevatten dus geen live informatie.
Er zit een vertraging van 2 dagen op de informatie in de rapporten.
Contactgegevens organisatie instellen
De informatiebeheerder kan in het onderdeel ‘Beheer’ twee algemene e-mailadressen toekennen voor de organisatie waarvoor hij is ingelogd.
Het e-mailadres 'Publieksportaal' zal worden gebruikt wanneer iemand in het Publieksportaal een niet-herbruikbaar document wenst aan te vragen bij de bewaargever.
Het e-mailadres 'Depotbeheer' zal worden gebruikt wanneer de organisatie gebruik maakt van de applicatie Archief overdragen. Bij het aanmaken van een transport om archief naar het depot over te dragen, zal dit e-mailadres automatisch worden ingevuld.
De contactgegevens kunnen als volgt worden ingesteld:
Ga naar het onderdeel ‘Beheer’ en kies de optie ‘Contactgegevens’.
Vul het gewenste e-mailadres in en klik op ‘Bewaren’ om de ingave te bevestigen.