Inhoud

1. Inleiding

De applicatie “Archief overdragen” helpt je organisatie bij het overdragen van analoog archief naar het depot. Het is een webapplicatie voor entiteiten van de Vlaamse overheid en lokale besturen. Deze applicatie is pas beschikbaar als je organisatie een abonnement heeft op de module analoog archief.

Het doel van deze documentatie is de gebruiker vertrouwd maken met de oplossing en meer specifiek het dagelijkse gebruik ervan. De meest voorkomende scenario’s komen aan bod in deze handleiding, maar aarzel niet om Digitaal Archief Vlaanderen (digitaalarchief@vlaanderen.be) te contacteren.

2. Rollen en functies

De rol bepaalt welke functies de gebruiker krijgt. De gebruiker is steeds ingelogd voor één organisatie en krijgt alle functies van de rollen die hij op zich neemt binnen de organisatie. Er zijn 2 rollen in deze applicatie:

• Archiefbeheerder (AB),

• Informatiebeheerder (IB).

Deze rollen zijn dezelfde rollen als in het E-depot waardoor de gebruiker die zich in E-depot inlogt als archiefbeheerder zich ook in deze applicatie zal aanmelden als archiefbeheerder. Elke rol krijgt een specifieke set van functies toegewezen. Deze functies bepalen wat de rol kan uitvoeren en worden door Zeticon gekoppeld aan de juiste rol. Momenteel kennen we in deze applicatie maar één functie en deze wordt aan beide rollen toegekend.

3. Permissies

Een gebruiker is in de applicatie “Archiefoverdracht” steeds ingelogd binnen de context van één specifieke organisatie, in een bepaalde rol en gekoppeld aan groepen. Die groepen geven de gebruiker toegang tot een bepaalde subset van informatie. Indien de gebruiker lid is van een bepaalde groep dan zullen de analoge stukken behorende tot die groep getoond worden aan de gebruiker.

4. Koppeling met het E-depot

In deze applicatie worden enkel analoge stukken uit het E-depot getoond die gekoppeld zijn aan de organisatie van de gebruiker en volgens de toegekende beveiligingsgroepen. Hierdoor zit er dus een sterke koppeling tussen beide applicaties.

5. Overzicht van de applicatie

Navigatiebalk

Links in de applicatie wordt de navigatiebalk weergegeven. Binnen de navigatiebalk kan je lijsten raadplegen per objecttype in deze applicatie, nl. beschrijvingen, verpakkingen, transporteenheden en transporten. Vanuit deze lijsten kan men verschillende acties of functies uitvoeren. Deze lijsten, acties en functies worden later in deze handleiding gedetailleerder besproken.

Binnen de navigatiebalk wordt steeds de knop ‘Acties’. Deze knop kan vanop elke pagina gebruikt worden en biedt de mogelijkheid om nieuwe objecten (zoals verpakkingen, transporteenheden en transporten) aan te maken.

Onderaan de navigatiebalk kan men terug afmelden.

Overzichtspagina of dashboard

Wanneer de gebruiker zich aangemeld heeft, komt hij default op de pagina ‘Overzicht’ terecht. Deze pagina geeft weer voor welke rol en organisatie de gebruiker zich heeft aangemeld.