Stap 1. In kaart brengen

Owned by emma giebens
Last updated: May 24, 2024
2 min read

Voor je start met het verwerken van je archief, breng je best een aantal zaken op voorhand in kaart. Dit heeft immers impact op het klaarmaken van de overdracht. Stel jezelf volgende vragen:

  • Over welke series en dossiers gaat het?

  • Heb je een overzicht waar welke dossiers worden bewaard?

  • Heb je al zicht op de beheersregels van de betrokken series: welke bewaartermijn is van toepassing, wanneer verloopt deze en mogen die daarna worden vernietigd of moeten die bewaard blijven?

Op basis van deze antwoorden kan je een eerste inschatting maken van de uit te voeren taken: over welke series gaat het, zijn er dossiers die al mogen vernietigd worden of moeten die worden overgedragen naar het Archiefdepot te Vilvoorde.
Indien het gaat om dossiers van verschillende series, zijn er een aantal bijkomende zaken waar je rekening mee moet houden.

Wil je meerdere series overdragen, word je er nu dan al van bewust dat je in één doos slechts dossiers mag steken die behoren tot dezelfde serie. Dit komt omdat er in het archiefdepot wordt vernietigd op doosniveau. Door de regel “slechts één serie per doos” toe te passen, voorkom je dat permanent te bewaren dossiers en te vernietigen dossiers in eenzelfde archiefdoos terechtkomen.

  • Zitten de dossiers al in dozen? Zal ik ze moeten herverpakken?

Je moet herverpakken wanneer:

  • Geen bodemsluiting

  • Geen metaal/plastic

  • Geen slappe dozen

  • Ze niet het juiste formaat hebben (binnenafmetingen 385*260*114 mm)

  • Ze niet voldoen aan de vereiste kwaliteitscriteria (ICN 3 of ICN 4)

  • Dozen zijn te dik of te weinig gevuld (ideale vulgraad is dat er nog 2 vingers tussen de doos en de dossiers kunnen)