Beschrijvingen voorbereiden
Vooraleer je begint met het beschrijven van dossiers overloop je best volgende vragen:
Hoe wil ik of anderen de dossiers terugvinden?
Welke metadata willen we toevoegen?
Hoe rekening met volgende zaken wanneer je beschrijft:
Geen afkortingen
Meer dan een dossiernummer
Unieke beschrijvingen
Betekenisvol: duidelijk voor burgers en externen
let op schrijffouten
Volg de E-learning HFB - Beschrijven van bestuursdocumenten voor meer informatie:
Beschrijvingen invoeren in het E-depot
Beschrijvingen invoeren in het E-depot kan op twee manieren gebeuren:
Je kan beschrijvingen manueel invoeren:
https://vo-hfb.atlassian.net/wiki/spaces/GDAV/pages/5636126/Analoog+archief#Manueel-aanmaken
OF je kan beschrijvingen in bulk invoeren via een importsjabloon:
Om beschrijvingen te kunnen invoeren in het E-depot, heb je een goedgekeurde serie nodig in het Serieregister.
→ vraag voor IRIS: was het ook niet zo bij de e-depot applicatie dat als je informatiebeheerder bent voor meerdere entiteiten dat je dan altijd zeker moet checken dat je in de juiste entiteit bent aangemeld zodat je de juiste series kan vinden? of was dat bij de applicatie archief overdragen? misschien kunnen we dat ook als een blauw balke of uitroepteken erbij zetten?
→ Vraag voor IRIS: Is deze link ook niet belangrijk? https://vo-hfb.atlassian.net/wiki/spaces/GDAV/pages/5636126/Analoog+archief#Analoge-beschrijvingen-indienen-of-goedkeuren