Beschrijvingen voorbereiden
Vooraleer je begint met het beschrijven van dossiers overloop je best volgende vragen:
Hoe wil ik of anderen de dossiers terugvinden?
Welke metadata willen we toevoegen?
Hoe rekening met volgende zaken wanneer je beschrijft:
Geen afkortingen
Meer dan een dossiernummer
Unieke beschrijvingen
Betekenisvol: duidelijk voor burgers en externen
let op schrijffouten
Volg de E-learning HFB - Beschrijven van bestuursdocumenten voor meer informatie:
Beschrijvingen invoeren in het E-depot
Beschrijvingen invoeren in het E-depot kan op twee manieren gebeuren:
Manueel
Je kan beschrijvingen manueel invoeren:
https://vo-hfb.atlassian.net/wiki/spaces/GDAV/pages/5636126/Analoog+archief#Manueel-aanmaken
Importsjabloon
Of je kan beschrijvingen in bulk invoeren via een importsjabloon:
Om beschrijvingen te kunnen invoeren in het E-depot, heb je een goedgekeurde serie nodig in het Serieregister.