Een dossier in de invoer-omgeving kan door de rol Informatiebeheerder worden goedgekeurd. Hierdoor wordt een dossier gepubliceerd in de archief-omgeving van het E-depot.
De actie goedkeuren kan:
Manueel: dossier per dossier
In bulk via de interface: maximaal 50 dossiers per keer
Als batch-actie (>50 dossiers)
Batch-actie dossiers goedkeuren
Via de batch-actie is het mogelijk om een volledig zoekresultaat te selecteren én te laten goedkeuren. Aan de actie zijn enkele voorwaarden verbonden:
Het moeten geldige concepten zijn;
De concepten vallen onder één serie;
Digitale dossiers moeten minimaal één stuk bevatten.
Bulkgoedkeuring: stappenplan
Ga naar de lijst ‘Invoer’ > ‘Concepten’
Selecteer de filter ‘Status’ > ‘Geldig’
Selecteer in de filter ‘Series’ de gewenste serie
Optioneel: activeer de filter ‘Bevat analoge representaties’ > ‘Ja’ of ‘Nee’ om uitsluitend analoge dan wel digitale dossiers te kunnen selecteren.
Klik vervolgens op het pijltje naast het algemene selectie vak bovenaan het zoekresultaat
Nu kan je de actie ‘Goedkeuren’ starten. Het systeem maakt hiervoor een batch-actie aan die je kan opvolgen via de link in de tooltip die kort verschijnt. Je vindt de batch-acties ook terug via de lijst ‘Beheer’ > ‘Batches’
Resultaat:
Het systeem geeft een overzicht van het aantal geslaagde en het aantal overgeslagen objecten.
Geslaagde objecten zijn verwerkt en opgenomen in de archief-omgeving. Ze bestaan niet meer als concept in de invoer-omgeving.
Overgeslagen objecten betreffen digitale dossiers die nog geen stuk bevatten.