Dossiers in concept goedkeuren

Een dossier in de invoer-omgeving kan door de rol Informatiebeheerder worden goedgekeurd. Hierdoor wordt een dossier gepubliceerd in de archief-omgeving van het E-depot.

De actie goedkeuren kan:

1. Manueel: dossier per dossier

2. In bulk via de interface: maximaal 50 dossiers per keer

3. Als batch-actie (>50 dossiers)

Batch-actie dossiers goedkeuren

Via de batch-actie is het mogelijk om een volledig zoekresultaat te selecteren én te laten goedkeuren. Aan de actie zijn enkele voorwaarden verbonden:

1. Het moeten geldige concepten zijn;

2. De concepten vallen onder één serie;

3. Digitale dossiers moeten minimaal één stuk bevatten.

Bulkgoedkeuring: stappenplan

• Ga naar de lijst ‘Invoer’ > ‘Concepten’

• Selecteer de filter ‘Status’ > ‘Geldig’

• Selecteer in de filter ‘Series’ de gewenste serie

• Optioneel: activeer de filter ‘Bevat analoge representaties’ > ‘Ja’ of ‘Nee’ om uitsluitend analoge dan wel digitale dossiers te kunnen selecteren.

• Klik vervolgens op het pijltje naast het algemene selectie vak bovenaan het zoekresultaat

  Open

  

  Dubbelklik op de afbeelding om een groter formaat te bekijken.

• Nu kan je de actie ‘Goedkeuren’ starten. Het systeem maakt hiervoor een batch-actie aan die je kan opvolgen via de link in de tooltip die kort verschijnt. Je vindt de batch-acties ook terug via de lijst ‘Beheer’ > ‘Batches’

• Tijdens de uitvoering van de batch-actie kan je het browservenster sluiten.

• Resultaat:

  • Het systeem geeft een overzicht van het aantal geslaagde en het aantal overgeslagen objecten.

  • Geslaagde objecten zijn verwerkt en opgenomen in de archief-omgeving. Ze bestaan niet meer als concept in de invoer-omgeving.

  • Overgeslagen objecten betreffen digitale dossiers die nog geen stuk bevatten.