Vooraleer je daadwerkelijk begint aan het opmaken van overdrachtslijsten is het handig om eerst de situatie in kaart te brengen. Bepaalde zaken dragen namelijk gevolgen met zich mee die het verder verloop van het overdragen kunnen beïnvloeden. Stel jezelf volgende vragen:
je weet wat je hebt?
Je weet waar alles staat?
je weet wanneer alles vernietigd mag worden?
Wat wil je graag overdragen? Gaat het hier slechts om dossiers behorende tot één serie of meerdere series?
Wil je meerdere series overdragen, word je er nu dan al van bewust dat je in één doos slechts dossiers mag steken die behoren tot dezelfde serie. Dit komt omdat er in het archiefdepot wordt vernietigd op doosniveau. Door de regel “slechts één serie per doos” toe te passen, voorkom je dat permanent te bewaren dossiers en te vernietigen dossiers in eenzelfde archiefdoos terechtkomen.
Zitten de dossiers al in dozen? Zal ik ze moeten herverpakken?
Je moet herverpakken wanneer:
Geen bodemsluiting
Geen metaal/plastic
Geen slappe dozen
Juiste formaat (link naar raamcontract) ICN 3 of 4 norm verplicht
Dozen zijn te dik of te weinig gevuld (ideale vulgraad er is 4cm speling in de doos)
Zijn er buitenformaten aanwezig? Contacteer dan het archiefdepot op volgend e-mailadres informatiemanagement@vlaanderen.be
Ziet het archief er nat/vochtig/aangetast door dieren/aangetast door schimmels uit? Heeft het archief wat meegemaakt? Contacteer dan het archiefdepot op volgend e-mailadres informatiemanagement@vlaanderen.be