/
Stap 1. In kaart brengen

Stap 1. In kaart brengen

Wat, waar, wanneer en hoe?

Voor je start met het verwerken van je archief, breng je best een aantal zaken op voorhand in kaart. Dit heeft immers impact op het klaarmaken van de overdracht. Stel jezelf volgende vragen:

  • Over welke series en dossiers gaat het?

  • Heb je een overzicht waar welke dossiers worden bewaard?

  • Heb je al zicht op de beheersregels van de betrokken series: welke bewaartermijn is van toepassing, wanneer verloopt deze en mogen die daarna worden vernietigd of moeten die bewaard blijven?

Op basis van deze antwoorden kan je een eerste inschatting maken van de uit te voeren taken: over welke series gaat het, zijn er dossiers die al mogen vernietigd worden of moeten die worden overgedragen naar het Archiefdepot Vlaamse overheid.

Dossiers verpakken / herverpakken

Hou rekening met volgende aandachtspunten:

Eén archiefdoos = 1 serie

Wil je meerdere series overdragen, hou er dan rekening mee dat je in één archiefdoos slechts dossiers mag steken die behoren tot dezelfde serie.

  • Sorteer de dossiers zoveel mogelijk op einddatum, of op het jaartal op basis waarvan de bewaartermijn verstrijkt. Dus bv. wanneer de bestemming wordt uitgevoerd op basis van de geboortedatum van een persoon, dan steek je in de archiefdozen de dossiers geordend op geboortejaar. In het Archiefdepot worden vernietigingen uitgevoerd op doosniveau, dit voorkomt het onnodig lang bewaren van dossiers.

  • Zitten de dossiers al in dozen? Zal ik ze moeten herverpakken?

Je moet herverpakken wanneer dozen niet voldoen aan onze richtlijnen. Je vindt de richtlijnen terug op deze pagina.