...
Naast het zoeken, kan er ook worden gefilterd op bepaalde informatie. Alle beschikbare filters worden links naast de navigatiebalk weergegeven en werken aan de hand van facetten. Dit zorgt ervoor dat je in de filter enkel waarden ziet die ook effectief aan één of meerdere object(en) zijn gekoppeld zijn. Daarnaast zorgt dit er ook voor dat andere filters worden verfijnd wanneer men één waarde uit een bepaalde filter aanduidt. Dit zorgt ervoor dat het zoekresultaat steeds wordt verfijnd om tot het/de gewenste dossier(s), stuk(ken) te komen. De gebruiker kan dus steeds meerdere filters met elkaar combineren.
Dossiers raadplegen
Een dossier in het E-depot bestaat steeds uit drie niveaus: dossier, stukken en representaties. Wanneer je een dossier gaat raadplegen (vanuit de lijsten 'Concepten' of 'Archief'), worden deze niveaus steeds gerespecteerd.
...
Naast het raadplegen van de metadata of inhoud van een bepaald object (dossier, stuk of representatie) wordt ook steeds een tabblad 'Historiek' weergegeven. Dit tabblad bevat alle geregistreerde acties die op dat specifieke object zijn uitgevoerd. Naast de geregistreerde actie worden datum en actor getoond, zodat een beheerder een overzicht heeft van wie welke actie heeft uitgevoerd op het object.Terug naar boven
Downloaden
Een dossier dat in het E-depot is gearchiveerd, kan worden gedownload door een medewerker, een archiefbeheerder of een informatiebeheerder, mits de gebruiker aan dezelfde groep is gekoppeld als het dossier.
...
Ga via het dashboard (link ‘Alles in archief’) of navigatiebalk naar de lijst ‘Archief’.
Open het dossier door op de naam te klikken.
Klik op de naam van een stuk.
Gebruik de acties op een gewenste representatie en kies ‘Download voorbereiden’ of ‘Download met metadata voorbereiden’ afhankelijk of je de representatie met of zonder metadata wilt downloaden.
Klik de gewenste actie.
De applicatie toont een bericht bovenaan wanneer de downloadvoorbereiding is gelukt. Ga via de link in het bericht of via de navigatiebalk naar de downloadlijst.
Gebruik de actie ‘Downloaden’ om de representatie (al dan niet met metadata) effectief te downloaden.
Metadata bewerken
Wanneer dossiers reeds zijn opgenomen in het archief is het mogelijk om een beperkte set van metadata te bewerken. Dit gaat voornamelijk over beschrijvende metadata van het dossier of stuk, maar als informatiebeheerder kan je ook beheersmatige metadata wijzigen (zie ook Vernietigingsflow en opties).
Uiteraard zal dit een impact hebben op het verdere beheer van die dossiers.
Ga via het dashboard (link ‘Alles in archief’) of navigatiebalk naar de lijst ‘Archief’.
Open een dossier door op de naam te klikken of gebruik de actie ‘Bewerken’ vanuit de lijst.
Klik op de knop ‘Bewerken’.
Wijzig metadata en klik op ‘Bewaren’. De applicatie zal de nieuwe metadata in acht nemen en zal indien nodig een herberekening uitvoeren op bepaalde velden.
...
Stukken aan gearchiveerd dossier toevoegen
...
Het weesdocument wordt aan het desbetreffende dossier gekoppeld. Indien het weesdocument nog ongeldige metadata bevat, zal het de status ‘Verwerkt (ongeldig)’ krijgen en kan het via de actie ‘Bewerken’ nog worden aangevuld. De informatiebeheerder dient na de bewerking het weesdocument nog goed te keuren zodat het gepubliceerd kan worden. Ook hier is het dossier niet te bewerken zolang de gekoppelde weesdocumenten niet zijn gepubliceerd. Indien het weesdocument meteen alle geldige metadata bevat, zal het automatisch worden gepubliceerd na de koppeling. Van zodra het weesdocument is gekoppeld, wordt het verder behandeld als een normaal stuk dat onderdeel is van een dossier.Terug naar boven