Archief raadplegen en inhoud bewerken
Dossiers, stukken en representaties opzoeken
Het zoeken, filteren en uitgebreid zoeken kan op alle lijsten worden uitgevoerd, dus niet enkel in het archief.
Zoeken naar dossiers kan vanop diverse lijsten en werkt telkens op dezelfde manier. Er kan worden gezocht via vrije zoektermen. Het systeem controleert of deze zoektermen in minstens één van de doorzoekbare velden voorkomen.
Globaal doorzoekbare velden:
Naam van de serie,
Titel van het dossier,
Beschrijving van het dossier,
Opmerkingen van het dossier,
Dossiercode uit het bronsysteem,
Identificatie persoon,
Identificatie organisatie,
Trefwoorden.
Gebruik de entertoets om een ingegeven zoekterm te bevestigen. Het systeem zal de lijst van zoekresultaten aanpassen zodat enkel dossiers worden weergegeven die voldoen aan de zoekopdracht. Geef een tweede zoekterm in en druk opnieuw op de entertoets om de zoekopdracht te verfijnen. Wanneer je wil zoeken naar meerdere woorden in een specifieke volgorde (bijvoorbeeld: De bezige bij) moet je de zoekterm tussen aanhalingstekens te plaatsen. Wanneer je wil zoeken naar een deel van een term kan je gebruik maken van wildcards. Gebruik een * voor of na de ingegeven term om het systeem te laten aanvullen. Bijvoorbeeld: Fiets* -> Het systeem zal ook resultaten met fietsen, fietser, ... weergeven. Het zoeken met de vrije zoekbalk is niet hoofdletter gevoelig.
Naast het zoeken, kan er ook worden gefilterd op bepaalde informatie. Alle beschikbare filters worden links naast de navigatiebalk weergegeven en werken aan de hand van facetten. Dit zorgt ervoor dat je in de filter enkel waarden ziet die ook effectief aan één of meerdere object(en) zijn gekoppeld zijn. Daarnaast zorgt dit er ook voor dat andere filters worden verfijnd wanneer men één waarde uit een bepaalde filter aanduidt. Dit zorgt ervoor dat het zoekresultaat steeds wordt verfijnd om tot het/de gewenste dossier(s), stuk(ken) te komen. De gebruiker kan dus steeds meerdere filters met elkaar combineren.
Dossiers raadplegen
Een dossier in het E-depot bestaat steeds uit drie niveaus: dossier, stukken en representaties. Wanneer je een dossier gaat raadplegen (vanuit de lijsten 'Concepten' of 'Archief'), worden deze niveaus steeds gerespecteerd.
Het openen van een dossier zorgt ervoor dat je op de lijst van stukken terechtkomt. Hier worden enkel de stukken van het geopende dossier getoond. Naast de stukkenlijst kan je ook de metadata van het dossier bekijken onder het tabblad 'Details'. De acties op een dossier worden onderaan weergegeven en kunnen afhankelijk zijn van het geselecteerde tabblad. Bijv. ‘Bewerken’ is enkel zichtbaar op het tabblad 'Details', terwijl 'Download voorbereiden' op beide tabbladen van het dossier zichtbaar is.
Wanneer je vanuit de stukkenlijst een stuk gaat openen, wordt de lijst van representaties getoond. Hier worden opnieuw enkel de representaties van het geopende stuk getoond. Naast de representaties van dat stuk kan je ook de metadata bekijken en eventueel bewerken via het tabblad 'Details'. Ook hier zijn de acties onderaan afhankelijk van het geselecteerde tabblad.
Op de lijst van representaties zie je welke representaties zijn aangemaakt en kan je nagaan welke representatie als origineel, raadpleeg- of preservatieformaat wordt gebruikt. Onder de acties van een raadpleegformaat kan men er onder andere voor kiezen om de representatie in de browser te openen. Zo kunnen de effectieve documenten/representaties worden geraadpleegd. Deze actie wordt enkel getoond wanneer er reeds een viewer beschikbaar is voor het raadpleegformaat van de representatie. Momenteel ondersteunen we in de browser PDF-, afbeeldings-, geluids- en video-formaten.
Naast het raadplegen van de metadata of inhoud van een bepaald object (dossier, stuk of representatie) wordt ook steeds een tabblad 'Historiek' weergegeven. Dit tabblad bevat alle geregistreerde acties die op dat specifieke object zijn uitgevoerd. Naast de geregistreerde actie worden datum en actor getoond, zodat een beheerder een overzicht heeft van wie welke actie heeft uitgevoerd op het object.
Downloaden
Een dossier dat in het E-depot is gearchiveerd, kan worden gedownload door een medewerker, een archiefbeheerder of een informatiebeheerder, mits de gebruiker aan dezelfde groep is gekoppeld als het dossier.
Bij downloaden worden de onderliggende niveaus steeds mee gedownload. Met andere woorden, wanneer je de downloadknop gebruikt op dossierniveau, download je het volledige dossier met onderliggende stukken en representaties. Wanneer je de downloadknop op stukniveau gebruikt, download je het stuk met onderliggende representaties. Het resultaat van een download op dossier- of stukniveau is een zipbestand met de desbetreffende representaties en een XML-bestand met metadata.
Bij het downloaden van een representatie kan de gebruiker kiezen om te downloaden met of zonder de metadata van de desbetreffende representatie. Het resultaat van de download met metadata is een zipbestand met de representatie en een XML-bestand (metadata) in.
Dossier downloaden
Ga via het dashboard (link ‘Alles in archief’) of navigatiebalk naar de lijst ‘Archief’.
Open het dossier door op de naam te klikken of gebruik de actie ‘Download voorbereiden’.
Klik op de knop ‘Download voorbereiden’.
De applicatie toont een bericht bovenaan wanneer de downloadvoorbereiding is gelukt. Ga via de link in het bericht of via de navigatiebalk naar de downloadlijst.
Gebruik de actie ‘Downloaden’ om het dossier effectief te downloaden.
Stuk downloaden
Ga via het dashboard (link ‘Alles in archief’) of navigatiebalk naar de lijst ‘Archief’.
Open het dossier door op de naam te klikken.
Klik op de naam van een stuk of gebruik de actie ‘Download voorbereiden’.
Klik op de knop ‘Download voorbereiden’.
De applicatie toont een bericht bovenaan wanneer de downloadvoorbereiding gelukt is. Ga via de link in het bericht of via de navigatiebalk naar de downloadlijst.
Gebruik de actie ‘Downloaden’ om het stuk effectief te downloaden.
Representatie downloaden
Ga via het dashboard (link ‘Alles in archief’) of navigatiebalk naar de lijst ‘Archief’.
Open het dossier door op de naam te klikken.
Klik op de naam van een stuk.
Gebruik de acties op een gewenste representatie en kies ‘Download voorbereiden’ of ‘Download met metadata voorbereiden’ afhankelijk of je de representatie met of zonder metadata wilt downloaden.
Klik de gewenste actie.
De applicatie toont een bericht bovenaan wanneer de downloadvoorbereiding is gelukt. Ga via de link in het bericht of via de navigatiebalk naar de downloadlijst.
Gebruik de actie ‘Downloaden’ om de representatie (al dan niet met metadata) effectief te downloaden.
Metadata bewerken
Wanneer dossiers reeds zijn opgenomen in het archief is het mogelijk om een beperkte set van metadata te bewerken. Dit gaat voornamelijk over beschrijvende metadata van het dossier of stuk, maar als informatiebeheerder kan je ook beheersmatige metadata wijzigen (zie ook Vernietigingsflow en opties).
Uiteraard zal dit een impact hebben op het verdere beheer van die dossiers.
Ga via het dashboard (link ‘Alles in archief’) of navigatiebalk naar de lijst ‘Archief’.
Open een dossier door op de naam te klikken of gebruik de actie ‘Bewerken’ vanuit de lijst.
Klik op de knop ‘Bewerken’.
Wijzig metadata en klik op ‘Bewaren’. De applicatie zal de nieuwe metadata in acht nemen en zal indien nodig een herberekening uitvoeren op bepaalde velden.
Stukken aan gearchiveerd dossier toevoegen
Wanneer een dossier is gearchiveerd, kan de informatiebeheerder de nog ontbrekende stukken aan het dossier toevoegen. Hij kan hiervoor een beroep doen op de reeds opgeladen weesdocumenten of hij kan zelf nieuwe documenten opladen. Beide worden hieronder verder toegelicht.
Nieuwe stukken opladen
Wanneer een dossier is gearchiveerd is, kan de informatiebeheerder nog nieuwe stukken aan het dossier toevoegen. De stukken zullen afzonderlijk worden verwerkt.
Ga naar een gearchiveerd dossier en kies de actie ‘Stukken invoeren’.
Kies de onderliggende actie ‘Stukken invoeren’.
Kies één of meerdere stukken vanop uw toestel en laat ze door het systeem opladen.
Na het opladen worden de stukken door het systeem verwerkt. Ze zijn ook meteen zichtbaar in de lijst met stukken van het gekozen dossier. De gebruiker kan de lijst refreshen om te bekijken wanneer de verwerking is afgerond. Afhankelijk van de uitkomst van de verwerking kunnen de stukken rechtstreeks gepubliceerd zijn, nog bewerkt worden of terug worden verwijderd indien ze niet zijn toegelaten.
Opgelet: Zolang de verwerking aan de gang is en de stukken niet zijn gepubliceerd, is het dossier zelf niet te bewerken. (Dit werd zo ingesteld omdat er zich anders problemen kunnen voordoen tijdens de verwerking en de overerving van metadata van het dossier naar het stuk.)
Wanneer de stukken na het verwerken als ‘Geldig’ worden gemarkeerd door het systeem, zullen ze onmiddellijk worden gepubliceerd als onderdeel van het dossier.
Wanneer de stukken na het opladen nog ‘Ongeldig’ zijn omwille van bv. ontbrekende metadata in de extensies, kan de informatiebeheerder de stukken nog metadateren alvorens ze te publiceren als onderdeel van het dossier. Het systeem zal het desbetreffende stuk met status ‘Verwerkt (ongeldig)’ in de lijst ‘Te archiveren stukken’ in het onderdeel ‘Invoer’ plaatsen.
Ga naar de lijst ‘Te archiveren stukken’ of ga naar de lijst van stukken van het desbetreffende gearchiveerde dossier.
Klik op de actie ‘Bewerken’ van het desbetreffende stuk. Het systeem zal de detailpagina van het stuk in de editeermodus openen. De informatiebeheerder kan nu de nodige metadata aanvullen.
Klik op ‘Bewaren’. Het systeem zal de gegevens bewaren. Indien de gegevens valide zijn, krijgt het stuk de status ‘Verwerkt’. Indien de gegevens nog steeds niet valide zijn, blijft de status ‘Verwerkt (ongeldig)’ en dient de gebruiker opnieuw een bewerking uit te voeren.
Ga naar de acties van het stuk en kies de actie ‘Goedkeuren’. Nadat het stuk gepubliceerd is, krijgt het de status ‘Gepubliceerd’ en wordt het dossier opnieuw vrijgegeven om verdere bewerkingen of acties uit te voeren.
Indien de informatiebeheerder één of meerdere stukken heeft opgeladen die door het systeem worden geweigerd (bv. omwille van een niet toegelaten formaat), zullen de stukken de status ‘Geweigerd’ krijgen. De informatiebeheerder kan de stukken dan terug verwijderen uit het dossier.
Ga naar de lijst van stukken in het desbetreffende gearchiveerd dossier.
Klik op de actie ‘Verwijderen’ van het desbetreffende stuk. Het systeem zal een bevestigingsvraag aan de gebruiker voorleggen. Na het bevestigen, is het stuk definitief verwijderd en wordt het dossier opnieuw vrijgegeven om verdere bewerkingen of acties uit te voeren.
Weesdocumenten aan dossier koppelen
De informatiebeheerder kan ook weesdocumenten toevoegen aan een gearchiveerd dossier. Dit zijn documenten die vanuit een andere applicatie in het E-depot zijn opgeladen als losse stukken. De weesdocumenten zijn onder een specifieke classificatie in het E-depot opgeladen en zijn geen onderdeel van een dossier zolang ze niet manueel worden gekoppeld aan een dossier. De weesdocumenten kunnen in de lijst ‘Alles in archief’ of de de lijst ‘Alle objecten’ afzonderlijk worden geraadpleegd of gedownload. Om de weesdocumenten snel terug te vinden, kan er gefilterd worden op ‘Naam classificatie’.
Het manueel koppelen van een weesdocument aan een gearchiveerd dossier verloopt als volgt:
Ga naar een gearchiveerd dossier en kies de actie ‘Stukken invoeren’.
Kies de onderliggende actie ‘Weesdocumenten koppelen’.
Het systeem zal een pop-up venster tonen waarin de gebruiker kan zoeken naar de reeds opgeladen weesdocumenten. Het zoeken naar weesdocumenten verloopt gelijkaardig aan het zoeken op alle andere lijsten in de E-depot-applicatie.
Zoek het gewenste weesdocument op en kies de actie ‘Weesdocument koppelen’. (U kunt ook meerdere weesdocumenten koppelen door ze in de lijst te selecteren en de bulkactie ‘Weesdocumenten koppelen’ te selecteren.)
Het weesdocument wordt aan het desbetreffende dossier gekoppeld. Indien het weesdocument nog ongeldige metadata bevat, zal het de status ‘Verwerkt (ongeldig)’ krijgen en kan het via de actie ‘Bewerken’ nog worden aangevuld. De informatiebeheerder dient na de bewerking het weesdocument nog goed te keuren zodat het gepubliceerd kan worden. Ook hier is het dossier niet te bewerken zolang de gekoppelde weesdocumenten niet zijn gepubliceerd. Indien het weesdocument meteen alle geldige metadata bevat, zal het automatisch worden gepubliceerd na de koppeling. Van zodra het weesdocument is gekoppeld, wordt het verder behandeld als een normaal stuk dat onderdeel is van een dossier.