| Table of Contents | ||||||||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
|
...
De lijst 'Alle objecten' bevat alle series uit de lijsten 'Taken', 'Invoer' en 'Gepubliceerd'. Het gaat dus om series waar een taak aan vasthangt, series die in concept staan en alle gepubliceerde series. In de lijst kan gezocht worden via de algemene zoekbalk bovenaan, via de knop “uitgebreid zoeken” onder de algemene zoekbalk of via de filterlijst links.
| Note |
|---|
Hoewel je hier series uit de lijst ‘Taken’ ziet staan, kan je vanuit deze lijst geen taken uitvoeren. Daarvoor moet je navigeren naar de lijst ‘Taken’. |
Taken
De lijst 'Taken' bestaat uit alle series waaraan een taak is verbonden. Er zijn verschillende types van taken, ‘taaktypes’ genoemd. Je vindt in de filterlijst links de verschillende taaktypes terug onder 'Naam taaktype':
...
Alle bulk-imports worden hier verzameld. Elke bulkimport heeft na verwerking één van twee mogelijke statussen:
| Info |
|---|
Geaccepteerd:
Geweigerd:
|
...
| Tip |
|---|
Best practice: Geef geen nummering aan de procesniveaus van jouw organisatie. Enkel indien het om een betekenisvolle code gaat, is het zinvol om deze in de naam van het proces te zetten. In dat geval raden we aan om de betekenisvolle code achter de naam van het proces te zetten. Slecht voorbeeld: '1.1 Opvolgen correspondentie' Goed voorbeeld: 'Opvolgen correspondentie' Ander goed voorbeeld 'Opvolgend correspondentie [COM02]' waarbij '[COM02]' een betekenisvolle code is. |
Notificaties
Eerder werd er al gesproken over de vijf meest recente notificaties die je kan raadplegen op het startscherm. Als je de volledige lijst wilt doorzoeken, heb je twee mogelijkheden: op 'alles tonen' klikken in het venster waar de meest recente notificaties staan of onder 'Profiel' in de navigatiebalk klikken op 'Notificaties'.
...
| Info |
|---|
TIP LOKALE BESTURENJe kan de processen uit de algemene selectielijst voor gemeenten in bulk laten importeren in het Serieregister. Meer info over hoe je dit aanvraagt, vind je hier: https://vo-hfb.atlassian.net/wiki/spaces/GDAV/pages/11796496/Serviceprocessen#Importeren-van-processen-(Serieregister) |
Notificaties
Eerder werd er al gesproken over de vijf meest recente notificaties die je kan raadplegen op het startscherm. Als je de volledige lijst wilt doorzoeken, heb je twee mogelijkheden: op 'alles tonen' klikken in het venster waar de meest recente notificaties staan of onder 'Profiel' in de navigatiebalk klikken op 'Notificaties'.
Je komt vervolgens in de volledige lijst terecht met notificaties. Elke notificatie bestaat uit drie onderdelen:
...
Details: Hier staan alle beschrijvende en beheersmatige metadata van de serie verzameld.
Extensies: Hier staan de extensies vermeld die geactiveerd zijn.
Relaties: Hier staan alle relaties, met vermelding van het type relatie, die de serie heeft met andere series.
Versies: Hier staan alle versies van de serie. Er is altijd maar één versie met status gepubliceerd, de beheersmatige metadata van deze versie worden gebruikt om de dossiers van de serie te beheren.
Je ziet als gebruiker enkel de versies waar je rechten op hebt:
voor gebruikers niet gelinkt met de organisatie: enkel versies met status gepubliceerd.
voor gebruikers van de organisatie: alle versies.
voor selectiecommissieleden: alle versies.
Beveiligingsgroepen: Alle groepen die toegang hebben tot de dossiers en stukken van de serie.
Automatisch gegenereerde metadata van een serie
Onderaan de detailpagina (tabblad details) staan metadatavelden die het systeem voor elke serie automatisch aanmaakt:
...
Tijdsgebonden metadata:
Datum creatie: dit is de datum waarop de versie van de serie werd aangemaakt.
Datum laatste wijziging: Dit is dat datum waarop de versie van de serie het laatst werd gewijzigd. Bij het aanmaken van een nieuwe serie worden de datum creatie en datum laatste wijziging vastgelegd op de dag van aanmaak. Als je de dag erna de serie aanpast, zal de datum laatste wijziging aangepast worden, maar niet de datum creatie. Wanneer je vanuit een serieversie een actie (review, opvolgen, afsluiten) start, zal de datum laatste wijziging ook aangepast worden.
Datum publicatie: dit is de datum waarop de actie 'Publiceren' het laatst werd uitgevoerd. Dit kan zowel door de informatiebeheerder gebeuren bij een verkorte flow (review, opvolgen) als door de commissievoorzitter die een serie bij de publicatiebeslissing de serie goedkeurt en publiceert.
Datum goedkeuring: dit is de datum waarop de taak 'Neem publicatiebeslissing' het laatst werd uitgevoerd door de commissievoorzitter. Wanneer de voorzitter de serie goedkeurt, worden zowel de datum goedkeuring als de datum publicatie bijgewerkt.