Page Comparison

Type van veld: gegevens over de archiefvormer van de serie

Aard: verplicht, maar automatisch ingevuld

Doel: Dit veld is automatisch ingevuld op basis van de organisatie waarvoor jij bent ingelogd. Als je bijvoorbeeld inlogt voor Agentschap Binnenlands Bestuur zal onder archiefvormer de OVO-code van het agentschap ingevuld worden onder 'Identifier' en de naam van het agentschap onder 'Naam'. Indien de archiefvormer afwijkt van de bewaargever, klik je op ‘Wijzigen’. Vervolgens zal het systeem vragen om een bron te kiezen. Momenteel zijn het ‘Organisatieregister’ (gekend als Wegwijs) en ODIS beschikbaar. Selecteer de bron en klik op ‘zoeken’. Vervolgens kan je op een aantal velden zoeken naar de juiste archiefvormer. Voer een zoekactie uit, kies de archiefvormer door deze aan te klikken en klik ten slotte op ‘Toepassen als archiefvormer’.

Best practices: Indien je als lokaal bestuur een serie aanmaakt waarvan de dossiers aangemaakt zijn door het OCMW zal je het Organisatieregister gebruiken om de archiefvormer aan te passen naar het OCMW. Als je als lokaal bestuur een schenking hebt gekregen van een belangrijk persoon kan je de archiefvormer van de series waaruit deze schenking bestaat, wijzigen naar de belangrijke persoon aan de hand van ODIS. Indien de persoon niet gekend is in ODIS neem je contact op met Digitaal Archief Vlaanderen via de Servicedesk.

Organisatieregister - https://wegwijs.vlaanderen.be/#/organisations

ODIS - https://www.odis.be/hercules/_nl_home.php ​​

een schenking hebt gekregen van een belangrijk persoon kan je de archiefvormer van de series waaruit deze schenking bestaat, wijzigen naar de belangrijke persoon aan de hand van ODIS. Indien de persoon niet gekend is in ODIS neem je contact op met Digitaal Archief Vlaanderen via de Servicedesk.

Organisatieregister - https://wegwijs.vlaanderen.be/#/organisations

ODIS - https://www.odis.be/hercules/_nl_home.php ​​

Type van veld: datum in de vorm dd/mm/jjjj

Aard:

Type van veld: datum in de vorm dd/mm/jjjj

Aard: niet verplicht

Doel: je geeft de begindatum aan waarop de eerste dossiers van de serie aangemaakt zijn

Best practice: Let wel op bij het invullen van dit veld. Bij het gebruik van het E-depot is het namelijk onmogelijk om dossiers toe te voegen waarvan de begindatum buiten de datering van de serie ligt. Een dossier met als begindatum 01/01/2010 kan je in het E-depot dus niet plaatsen onder een serie met begindatum 01/01/2015 of onder een serie met einddatum 01/01/2005.

Voorbeeld: De serie gemeente- en provincieraadsverkiezingen - dossiers inzake de aanstelling van leden van de tel- en stembureaus heeft bijvoorbeeld begindatum 1 januari 1977 omdat de dossiers enkel gaan over verkiezingen die plaatsvonden in de gemeente na de fusie van 1977.

niet verplicht

Doel: Je geeft de einddatum aan waarop er geen nieuwe dossiers meer gecreeërd zijn die onder de serie vallen

Best practice: Om deze functie te ontgrendelen moet je eerst het vakje ‘Lopende serie’ uitvinken. Vervolgens zal het veld ‘Einddatum’ verschijnen. Het vakje 'lopende serie' staat standaard aangevinkt omdat de meeste series in het serieregister actieve series zijn waarbinnen nog nieuwe dossiers aangemaakt worden.

• Wanneer een serie zonder einddatum bijvoorbeeld ooit stopt of een opvolgserie krijgt, zal deze serie automatisch een einddatum krijgen. Dit is de dag die door jou als gebruiker wordt gekozen wanneer je bijvoorbeeld een stopactie of een opvolgactie uitvoert.

• Voorbeeld: de serie dossiers inzake de nationale militie per lichtingsjaar heeft einddatum 31 december 1995 omdat de laatste dienstplichtigen in februari 1995 afzwaaiden en er dus geen nieuwe dossiers aangemaakt werden.

Type van veld: numeriek

Aard: verplicht indien gekozen voor een wettelijke/administratieve bewaartermijn

Doel:

• Wettelijke bewaartermijn: je geeft het aantal jaar van bewaring in die de wet voorschrijft voor dossiers van de serie.

• Administratieve bewaartermijn: Je geeft het aantal jaar van bewaring waarbinnen de dossiers en stukken van de serie nog van administratief nut kunnen zijn.

Best practice:

• Wettelijke bewaartermijn: controleer altijd in de wet die van toepassing is of je de correcte termijn hebt ingegeven

  • Administratieve bewaartermijn: Toets hier altijd af met de afdeling van de organisatie die de dossiers en stukken van de serie aanmaakt. Vraag hierbij zowel naar het nut van administratieve bewaring als naar de ideale termijn. Bewaar dossiers enkel als er duidelijk administratief nut is en niet onnodig lang.

enkelvoudige keuze uit een codelijst

Aard: verplicht

Doel: Je kiest wanneer een dossier als afgesloten wordt beschouwd en de bewaartermijn kan starten

Best practice: Dit veld heeft betrekking op de dossiers die deel uitmaken van de serie. Dit is vooral handig voor gebruikers die het E-depot gebruiken om te weten wanneer ze dossiers in het E-depot moeten importeren. Voor gebruikers die het E-depot niet gebruiken is dit veld zeker ook handig om te weten wanneer de bewaartermijn van dossiers beginnen te lopen.

Type van veld: vrij tekstveldenkelvoudige keuze uit codelijst

Aard: verplicht

Doel: Wettelijke bewaartermijn: je Je geeft hier de motivatie aan of toelichting bij de opgegeven wettelijke bewaartermijn. Hier wordt altijd de wet- en/of regelgeving gespecifieerd waaruit de bewaartermijn ontstaat.

Administratieve bewaartermijn: Je geeft de motivatie of toelichting bij de opgegeven administratieve bewaartermijn. De redenering die aangeeft waarom er voor die bepaalde administratieve bewaartermijn is gekozen. Als er afgeweken wordt van de wettelijke bewaartermijn dan moet hier duidelijk blijken waarom deze keuze is gemaakt.

Best practice:

Wettelijke bewaartermijn: zoek de officiële titel van de wet. Geef indien nodig ook het artikel en de paragraaf.

Administratieve bewaartermijn: de motivering voor de gekozen bewaartermijn is best bondig, maar duidelijk. Maak in enkele zinnen duidelijk waarom de gekozen bewaartermijn de correcte is.

Voorbeeld:

Wettelijke bewaartermijn: 'Artikel 2262bis §1, eerste lid van het Burgerlijk Wetboek (alle persoonlijke rechtsvorderingen verjaren door verloop van 10 jaar'

Administratieve bewaartermijn: 'Gedurende 2 legislaturen van de Vlaamse Regering worden deze dossiers frequent geraadpleegd. De dossiers dienen als inspiratie voor de opeenvolgende wijzigingen. Daarna kan er een nieuw beleid zijn'

de dossiers van de serie na afloop van de administratieve en/of wettelijke bewaartermijn bewaard, bewaard na steekproef of vernietigd zullen worden.

Best practice: Indien dossiers duidelijk maatschappelijk-culturele waarde hebben, kies dan voor bewaring. De serie wordt permanent (tot in de eeuwigheid) bewaard.

Bij een groot aantal dossiers kan bewaring na steekproef een interessante keuze zijn indien na steekproef de geselecteerde dossiers nog representatief zijn voor het geheel. Slechts de steekproef van de serie wordt permanent bewaard. De rest wordt vernietigd.

Bij afwezigheid van maatschappelijk-cultureel nut is vernietiging de aangewezen keuze. De dossiers van de serie worden, conform de heersende procedures, op een gecontroleerde manier vernietigd.

Voorbeeld: 'vernietigen'

Type van veld: vrij tekstveld

Aard: niet verplicht

Doel: Je geeft meer info over de gekozen termijnspecificatie.

Best practice: De argumentatie voor de gekozen termijnspecificatie is best bondig, maar duidelijk. Maar in enkele zinnen duidelijk waarom de gekozen specificatie de correcte is. Hoewel dit veld niet verplicht is, kan dit verduidelijking geven aan de bevoegde selectiecommissie.

Voorbeeld: Als de termijnspecificatie “na publicatie van het informatieobject" is dan kan hier verduidelijkt worden waar of hoe (website, monografie, Belgisch Staatsblad, …) deze publicatie gebeurt.

Type van veld: vrij tekstveld

Aard: verplicht

Doel: Je geeft hier de argumentatie voor de keuze van bestemming.

Best practice: Deze motivatie wordt zo goed mogelijk onderbouwd aan de hand van argumenten. Deze moet tijdens de kwaliteitscontrole immers toelaten om na te gaan of het voorstel tot bestemming weloverwogen is. In het geval dat de opgegeven bestemming gebaseerd is op wet- en/of regelgeving, wordt hier gespecifieerd om welke wet- en/of regelgeving het gaat.

Voorbeeld:

Bestemming is vernietigen

• 'Het gaat om werkdocumenten die geen enkele waarde meer hebben na het verstrijken van de administratieve bewaartermijn.'

• 'Na afloop van de bewaartermijn heeft dit informatieobject geen enkele juridische of administratieve waarde meer.'

Bestemming is bewaren

• 'Deze informatieobjecten geven inzicht in het communicatiebeleid dat gedurende een bepaalde periode door de entiteit is gevoerd.'

  • 'Dit informatieobject kan beleidsintenties of beleidsbeslissingen bevatten die ter goedkeuring worden voorgelegd aan de leidend ambtenaar.'

  • 'Omwille van het cultureel-maatschappelijk belang.'

Bewaren na steekproef: verwijs naar steekproefpercentage

• '50% van de dossiers worden bijgehouden omdat deze een goede representatie zijn van de dossiers. Het percentage is te vinden in het veld steekproefpercentage.'

​​​​​​​Opgelet: Indien je een andere steekproefmethode wilt toepassen, bijvoorbeeld een volledig jaar aan dossiers om de 6 jaar, kies je voor een steekproef van 20% met duidelijk vermelding dat het gaat om een steekproef waarbij een volledig jaar per 6 jaar bewaard wordt.

Type van veld: vrij tekstveld

Aard: verplicht

Doel: Je geeft hier de argumentatie voor de keuze van bestemming.

Best practice: Deze motivatie wordt zo goed mogelijk onderbouwd aan de hand van argumenten. Deze moet tijdens de kwaliteitscontrole immers toelaten om na te gaan of het voorstel tot bestemming weloverwogen is. In het geval dat de opgegeven bestemming gebaseerd is op wet- en/of regelgeving, wordt hier gespecifieerd om welke wet- en/of regelgeving het gaat.

Voorbeeld:

Bestemming is vernietigen

• 'Het gaat om werkdocumenten die geen enkele waarde meer hebben na het verstrijken van de administratieve bewaartermijn.'

• 'Na afloop van de bewaartermijn heeft dit informatieobject geen enkele juridische of administratieve waarde meer.'

Bestemming is bewaren

• 'Deze informatieobjecten geven inzicht in het communicatiebeleid dat gedurende een bepaalde periode door de entiteit is gevoerd.'

  • 'Dit informatieobject kan beleidsintenties of beleidsbeslissingen bevatten die ter goedkeuring worden voorgelegd aan de leidend ambtenaar.'

  • 'Omwille van het cultureel-maatschappelijk belang.'

Bewaren na steekproef: verwijs naar steekproefpercentage

• '50% van de dossiers worden bijgehouden omdat deze een goede representatie zijn van de dossiers. Het percentage is te vinden in het veld steekproefpercentage.'

​​​​​​​Opgelet: Indien je een andere steekproefmethode wilt toepassen, bijvoorbeeld een volledig jaar aan dossiers om de 6 jaar, kies je voor een steekproef van 20% met duidelijk vermelding dat het gaat om een steekproef waarbij een volledig jaar per 6 jaar bewaard wordt.

Aanduiding van het bestuursniveau/entiteit, die instaat voor de bewaring van de serie.

Best practice: Er zijn steeds twee mogelijkheden: In de meeste gevallen ligt het bewaarniveau bij de organisatie van de gebruiker zelf. In sommige gevallen ligt het bewaarniveau echter bij een andere organisatie. Het is namelijk mogelijk dat de organisatie van de gebruiker een serie schaduwdossiers (duplicaatdossiers) aanmaakt, maar dat de verantwoordelijkheid voor de bewaring van de dossiers bij een andere instantie ligt. In dat geval moet de instantie die verantwoordelijk is voor de bewaring hier aangegeven worden. Zorg ervoor dat het bewaarniveau is afgestemd met de bewarende organisatie en dat er duidelijke beheersregels worden afgesproken. Verifieer zeker ook of het wel degelijk over dezelfde informatie gaat. Stem de bewaartermijn en bestemming daarnaast af op de afgesproken beheersregels en vermijd dubbele bewaring.

Standaard staat jouw organisatie al aangegeven als verantwoordelijke bewaargever. Je kan ervoor kiezen om deze te wissen of om andere organisaties als bewaarniveau toe te voegen.

Voorbeeld: ‘Agentschap Wegen en Verkeer’ indien alle vergunningsdossiers in de serie betrekking hebben tot inname van gewestwegen en het dus de verantwoordelijkheid is van het agentschap om de dossiers over de gewestwegen te bewaren.

Type van veld: vrij tekstveldenkelvoudige keuze uit codelijst

Aard: enkel verplicht in te vullen indien er bij bestemming werd gekozen voor ‘Bewaren na steekproef’

Doel: Je geeft hier het steekproefpercentage aan dat toegepast zal worden op de dossiers van de serie in het E-depot.

Best practice: Er wordt een keuze gemaakt tussen 10% en 90%.

aan welke elementen van de dossiers en stukken onder de serie openbaar zijn.

Best practice:

• Wanneer je kiest voor Metadata van de dossiers en metadata en inhoud van de stukken, betekent dit dat de burger toegang mag hebben tot de beschrijvende metadata van de dossiers en de inhoud + metadata van de stukken zal kunnen raadplegen.

• Wanneer je kiest voor Metadata van de dossiers en metadata van de stukken, betekent dit dat de burger toegang mag hebben tot de beschrijvende metadata van de dossiers en de beschrijvende metadata van de stukken. De raadpleging van de inhoud van de stukken zelf kan geweigerd worden op basis van de motiveringen die gekozen worden.

• Wanneer je kiest voor Enkel metadata van de dossiers, betekent dit dat de burger enkel toegang mag hebben tot de beschrijvende metadata van de dossiers. De raadpleging van de beschrijvende metadata en inhoud van de stukken zelf kan geweigerd worden op basis van de motiveringen die gekozen worden.

• Wanneer je kiest voor Niets, betekent dit dat de raadpleging van de beschrijvende metadata van de dossiers en beschrijvende metadata en inhoud van de stukken zelf kan geweigerd worden op basis van de motiveringen die gekozen worden.

Type van veld: enkelvoudige meervoudige keuze uit codelijst

Aard: verplicht

Doel: Je geeft hier aan welke elementen van de dossiers en stukken onder de serie openbaar zijn.

Best practice:

indien gekozen voor Metadata van de dossiers en

metadata van de stukken, Enkel metadata van de

dossiers of Niets bij het veld ‘Wat is openbaar?’

Doel: Je duidt de uitzonderingsgronden aan waardoor dossiers en/of stukken en hun metadata niet publiek toegankelijk zijn.

Best practice: Indien er meer uitzonderingsgronden van toepassing zijn, moet je ook meerdere uitzonderingsgronden aanduiden. De geselecteerde uitzonderingsgronden moeten natuurlijk wel van toepassing kunnen zijn op de dossiers. Op basis van de aangeduide uitzonderingsgronden berekent de applicatie automatisch hoeveel jaar raadpleging van dossiers/stukken geweigerd kan worden. Het systeem telt de termijnen van de geselecteerde uitzonderingsgronden niet op, maar selecteert de langste.

De uitzonderingsgronden zijn afkomstig uit:

• ​​​​​​​Art. II. 34 van het Bestuursdecreet

• Art. II. 35 van het Bestuursdecreet

• Art. II. 36 van het Bestuursdecreet

• Art. 3 van het KB van 16 juli 1992 betreffende het verkrijgen van informatie uit de bevolkingsregisters en uit het vreemdelingenregister - Bevolkings- en vreemdelingenregister

• Art 29. Burgerlijke Wetboek

Voorbeeld: 'Art. II.34, 1° - geheimhoudingsverplichting' (50 jaar); 'Art. II.34, 2° - bescherming van de persoonlijke levenssfeer' (120 jaar)