...
...
...
...
...
...
...
...
...
...
...
...
...
...
...
...
...
...
...
...
...
...
...
| Table of Contents | ||||||||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
|
Importsjabloon kan je hier downloaden: https://vo-hfb.atlassian.net/wiki/x/D4C0
...
Open het bestand en klik rechts bovenaan op het icoontje om te downloaden
| Note |
|---|
Raadpleeg bij het opmaken van je series de pagina’s https://vo-hfb.atlassian.net/wiki/spaces/GDAV/pages/437157889/Tips+voor+heerlijk+heldere+series?atl_f=content-tree en https://vo-hfb.atlassian.net/wiki/spaces/GDAV/pages/8355852/Hoe+beoordeelt+de+Selectiecommissie?atl_f=content-tree! Zo vermijd je het maken van onnodige fouten. |
Basics
...
Naast het manueel aanmaken van een serie, kan je meerdere series importeren in het Serieregister via een importsjabloon in Excel. Dit sjabloon bevat dezelfde metadata als bijhet manueel aanmaken van een serie in de toepassing. Het sjabloon vind je terug in de dienstruimte van het Serieregister op het Klantportaal en als downloadlink in stap twee van het stappenplan hieronder om het sjabloon te importeren:
...
Wanneer dit voorbij is, kan jouw sjabloon een van twee mogelijke statussen hebben:
Geslaagd: alle ingevulde metadata zijn correct. De titel van jouw sjabloon in de verwerkingslijst is verandert in een aanklikbare link. Als je daarop klikt kom je terecht in de conceptenlijst met een geactiveerde filtering waardoor je alleen de series uit jouw importsjabloon ziet staan. Je kan de series nog bewerken, eventueel beveiligingsgroepen of extensies toevoegen en deze tenslotte indienen bij de selectiecommissie.
Mislukt: er zijn fouten in de ingevulde metadata. Je kan rechts naast de titel van jouw sjabloon op de drie puntjes klikken en klikken op 'foutenrapport bekijken' je krijgt nu een mooi overzicht van alle fouten. Je kan op basis van het rapport correcties doorvoeren en het sjabloon opnieuw importeren.
...
De rij -> 'Fout op rij X'
De naam van het metadataveld -> 'Eenheid administratieve bewaartermijn'
Identificatie van de fout -> 'jaar is geen geldige waarde'
Voorbeeld foutmelding | Betekenis |
|---|---|
Eenheid administratieve bewaartermijn: 'jaar' is geen geldige waarde | 'jaar' is zonder hoofdletter geschreven hoewel dit verplicht is. |
Einddatum: '12/31/99' is geen geldige datum (yyyy-mm-dd) | De datum staat in het foute formaat. |
Niveau 3 proces: 'Aanwervingen' is geen geldige waarde | De waarde is niet opgenomen in de codelijst waardoor het systeem deze niet herkent. |
Specificatie wettelijke bewaartermijn: 'Na ontvangst of verzending van het informatieobject' is geen geldige waarde | De ingegeven waarde komt niet overeen met de bestaande waarden uit de keuzelijst waaruit de gebruiker kan kiezen bij het manueel aanmaken van een serie. |
Eigenschappen
OPGELET! onderstaande uitleg is enkel van toepassing op het importsjabloon dat je kan downloaden in de dienstruimte van het Serieregister op het klantportaal. Het importsjabloon dat je kan downloaden in de toepassing bevatten geen kleurcodes en codelijsten.
Het importsjabloon bevat voor elk metadataveld van serie één kolom. Elke kolom heeft op rij 1 de naam van het metadataveld. Daarnaast krijgt elke kolom een kleur op basis van het eventuele verplicht in te vullen:
Oranje kolommen: deze zijn verplicht in te vullen. Het gaat hier over naam, beschrijving, archiefvormer code, archiefvormer naam.
Blauwe kolommen: deze moet je invullen indien je wilt dat de series bij import direct de status 'geldig' krijgen en dus meteen ingediend kunnen worden bij de selectiecommissie zonder dat je ze nog moet bewerken. Je bent niet verplicht om deze velden in te vullen. De geïmporteerde series zullen alsnog geïmporteerd worden, maar wel met de status 'ongeldig'. Je zal alsnog de series moeten bewerken en voltooien voor je ze kan indienen bij de selectiecommissie.
Groene kolommen: deze zijn niet verplicht in te vullen. Het gaat hier onder andere over de datumvelden.
...
De processen die je in drie niveaus kan aanmaken in het Serieregister zijn in het importsjabloon opgedeeld in drie kolommen: procesniveau1, procesniveau2 en procesniveau3. Voor deze drie kolommen bestaan er geen codelijsten zoals in het importsjabloon. Je kan best in het Serieregister onder codelijsten het proces dat je nodig hebt kopiëren en plakken in het de correcte kolom.
...
Hieronder sommen we de voor- en nadelen op van het aanmaken van een serie in de toepassing tegenover het importsjabloon:
Toepassing | Importsjabloon | |
|---|---|---|
Voordelen | Alle codelijsten beschikbaar | Meerdere series tegelijk aanmaken |
Extensies, relaties en beveiligingsgroepen bij aanmaken van serie toe te voegen | Bij gelijkaardige series metadata snel kopiëren en plakken | |
Nadelen | Serie per serie aanmaken | Niet alle codelijsten (zoals interne processen) beschikbaar. Moeten gekopieerd worden uit applicatie |
Geen mogelijkheid om metadata van verschillende series over te nemen (enkel alle metadata van één serie overnemen via actie dupliceren) | Extensies, relaties en beveiligingsgroepen moeten achteraf in applicatie toegevoegd worden |
Het importsjabloon gebruiken wordt vooral aangeraden indien:
...