Wat moet ik doen als er meerdere categorieën van bestuursdocumenten in de dossiers van een serie zitten met verschillende maximale bewaartermijnen?
In dat geval moet je in de motivering voor jouw bewaartermijn twee keer naar het bestuursdecreet verwijzen. Uiteindelijk hanteer je de langste bewaartermijn.
Vb: Ontvangen klachten en meldingen valt onder Artikel III.87, §1/1, tweede lid, 1° en 3°, maar omdat beiden een maximale bewaartermijn hebben van 5 jaar is er geen impact. Je moet wel naar beiden verwijzen in jouw motivering.
In het geval de dossiers van een serie onder verschillende maximale bewaartermijnen vallen hanteer je altijd de langst mogelijke maximale bewaartermijn.
Wat moet ik doen met de bestaande wettelijke en/of administratieve bewaartermijnen van series die ik moet aanpassen?
Afhankelijk van de situatie zal je bestaande bewaartermijnen moeten schrappen of behouden. Via onderstaand diagram kan je opzoeken hoe je de aanpassing moet uitvoeren.
Kort gezegd komt het erop neer dat
De administratieve bewaartermijnen geschrapt wordt.
Expliciete bewaartermijnen in de motivering behouden moeten blijven.
Niet-expliciete bewaartermijnen geschrapt of behouden mogen worden, dit mag de gebruiker zelf kiezen.
Moet ik altijd de maximale bewaartermijn hanteren als ik een serie aanpas?
Nee, het aangepaste decreet schrijft maximale bewaartermijnen voor. Het gaat dus niet om minimale of exacte bewaartermijnen. Dit betekent dat je mits een goede verantwoording voor een bepaalde serie een lagere bewaartermijn kan hanteren dan de maximale bewaartermijn.
Vb.: Artikel III.87, §1/1, vijfde lid, 1° schrijft voor dat voor personeelsdossiers en afgeleide documenten er een maximale bewaartermijn van 110 jaar na geboorte geldt, maar sommige afgeleide documenten zoals ziektebriefjes moeten zeker niet volgens de maximale bewaartermijn bewaard worden. Je zal dus voor elke serie de afweging moeten maken of je de maximale bewaartermijn hanteert of je dossiers van een bepaalde serie minder lang wil bewaren.
Licht dit toe in de motivering voor jouw wettelijke bewaartermijn!
Vb.: Bestuursdecreet van 7 december 2018, Artikel III.87 §1/1, vijfde lid: De volgende bestuursdocumenten worden maximaal 110 jaar na de geboorte van de betrokkene bewaard als ze persoonsgegevens bevatten; 1° personeelsdossiers en afgeleide documenten die er betrekking op hebben. Deze documenten uit het personeelsdossier worden niet gebruikt voor de berekening van het pensioen waardoor een bewaartermijn van X jaar omwille van [geef hier de reden, bijvoorbeeld controle, verantwoording, precedentswaarde…] gehanteerd wordt.
Wat is het verschil tussen een expliciete- en een niet-expliciete wettelijke bewaartermijn?
Expliciete wettelijke bewaartermijn schrijven zwart op wit een bewaartermijn voor. In de tekst komen dan ook woorden als bewaard en bewaartermijn voor:
De dossiers worden bewaard gedurende een termijn van X jaar
De bewaartermijn is X jaar voor… [opsomming van types van document of dossier]
De organisatie bewaart het dossier gedurende X jaar
Je kan een lijst met expliciete bewaartermijnen hier terugvinden: https://vo-hfb.atlassian.net/wiki/x/A4CZEQ
Niet-expliciete wettelijke bewaartermijn zijn bewaartermijnen die niet zwart op wit in de regelgeving staan, maar afgeleid worden de tekst:
Artikel 2262bis van het Burgerlijk Wetboek: Alle persoonlijke rechtsvorderingen verjaren door verloop van tien jaar. Veel series hebben een wettelijke bewaartermijn van 10 jaar op basis van dit artikel, maar de tekst zegt niet dat alle documenten die het onderwerp kunnen zijn van persoonlijke rechtsvorderingen 10 jaar bewaard moeten worden.
Het decreet van 29 maart 2019 betreffende het individueel bezoldigd personenvervoer, artikel 9, bepaalt dat de vergunning voor de exploitatie van taxidiensten 5 jaar geldig is. Sommige series m.b.t. taxidiensten hebben een wettelijke bewaartermijn van 5 jaar op basis van dit artikel, maar de tekst zegt niet dat vergunningsdossiers voor de exploitatie van taxidiensten 5 jaar bewaard moeten worden.
In veel gevallen gaat het om termijnen inzake geldigheid, verjaring, beroepstermijn…
Wat gebeurt er met de sjabloonseries?
Tijdens de transitieperiode worden de sjabloonseries ook aangepast aan de nieuwe maximale bewaartermijnen. Alle series die al gecontroleerd en eventueel aangepast zijn, krijgen het trefwoord ‘Aangepast'. Je kan hierop zoeken via ‘uitgebreid zoeken’ en zo kan je zien welke series al zijn aangepast.
Wanneer valt een serie onder ‘Een strafvordering, of een administratieve of bestuurlijke sanctie’ en wanneer onder ‘De handhaving van regelgeving’?
In het Serieregister zijn er heel wat series met dossiers die gaan over de handhaving van regelgeving, bijvoorbeeld dossiers over verwaarloosde gebouwen en woningen, en dus onder de categorie https://vo-hfb.atlassian.net/wiki/spaces/GDAV/pages/294617089/Lokale+besturen#De-handhaving-van-regelgeving vallen. In veel gevallen bevatten deze dossiers ook een sanctie of strafvordering. Bij dossiers over verwaarloosde gebouwen en woningen wordt er bijvoorbeeld een verwaarlozingsheffing gevorderd. Hierdoor vallen de dossiers ook onder de categorie https://vo-hfb.atlassian.net/wiki/spaces/GDAV/pages/294617089/Lokale+besturen#Een-strafvordering%2C-of-een-administratieve-of-bestuurlijke-sanctie.
Om series onder de juiste maximale bewaartermijn te plaatsen, dien je rekening te houden met de volgende redenering:
Dossiers die uitsluitend handelen over het opleggen van een sanctie = categorie https://vo-hfb.atlassian.net/wiki/spaces/GDAV/pages/294617089/Lokale+besturen#Een-strafvordering%2C-of-een-administratieve-of-bestuurlijke-sanctie
Voorbeeld: Dossiers over gemeentelijke administratieve sancties voor gewone en gemengde inbreuken (GAS overlast) in het geval de dossiers enkel handelen over het opleggen van de sanctie.
Dossiers die uitsluitend handelen over handhaving zonder dat er documenten over een eventuele strafvordering of sanctie zijn opgenomen = categorie https://vo-hfb.atlassian.net/wiki/spaces/GDAV/pages/294617089/Lokale+besturen#De-handhaving-van-regelgeving
Voorbeeld: Dossiers over bouwmisdrijven en bouwinbreuken. De organisatie legt de strafvordering niet zelf op, maar deze wordt afgehandeld door de procureur des konings bij de rechtbank van het rechtsgebied waar het misdrijf is gepleegd.
Dossiers die handelen over handhaving en de oplegging van een sanctie of strafvordering bevatten = beide categorieën
Voorbeeld: Dossiers inzake ongeschikt- en onbewoonbaarverklaringen van woningen. Deze dossiers bevatten zowel stukken over de melding, vaststelling, verslag en besluit, als stukken over het opleggen van een heffing op verkrotting.
In het laatste geval zal je dus naar twee maximale bewaartermijnen moeten verwijzen in de motivering voor de wettelijke bewaartermijn, maar deze blijft sowieso op maximaal 30 jaar staan.