Karel Alleene, Katrien Arnaut, Pieter Baeten, Yamina Bens, Birgitte Bullaert, Elisabeth Dams, Kwinten De Coninck, Laura Decaluwé, Bart De Pauw, Paulien Depreter, Bram Dierckx, Annelies Hanegreefs, Johan Le Maire, Ruth Lombaert, Els Michielsen, Emma Migliaccio, Peter Moorkens, Lieze Neyts, Harald Nilens, Magalie Soenen, Dirk Struyf, Doesjka Tilkin, Laurien Van Assche, Wendy Van de Camp, Laurens Van hamme, Michiel Vandenabeele, Elsie Verbist, Veerle Verhaegen, Ariane Verspeeten, Caroline Vleugels, Pien Willems.
Afwezig met kennisgeving:
Hanane El Morabit, Inge Roosens, Frank Keersmaekers, Vania Vande Voorde.
\uD83D\uDDE3 Discussie-onderwerpen
De presentatie die tijdens de gebruikersgroep gebruikt is:
Er wordt nog gewerkt aan dit verslag. Dit zal volledig zijn in de week van 3 juni.
Cijfers
Uit cijfers blijkt dat het aantal gepubliceerde series het voorbije jaar sterk gestegen is.
Vooral lokale besturen zijn zeer actief geworden in de toepassing
Aangezien de algemene selectielijst voor gemeenten zijn geldigheid verloor op 1/1/2024 startte DAV in 2023 een project om alle lokale besturen aan te sluiten op het Serieregister zodat ze toegang hebben tot de sjabloonseries. Vandaag zijn 93% van de lokale besturen aangesloten of is het aansluitingsproces lopende. De resterende 20 lokale besturen die nog moeten aansluiten hebben hiervoor uiteenlopende redenen. Wanneer er bijvoorbeeld een concrete fusie op de planning staat, wordt de aansluiting uitgesteld.
Samenvatting laatste release
Twee migraties (op infrastructuurniveau en van data wegens wijzigingen aan het datamodel (openbaarheid)) hebben een zware impact gehad op de load, waardoor alle gebruikers problemen ervaarden. Als oplossing is het systeem meerdere keren opgeschaald
Communicatie moet beter: verbeteracties worden in kaart gebracht en suggesties zijn welkom: digitaalarchief@vlaanderen.be!
Bij de volgende release zal de applicatie geen downtime meer hebben
We hebben gemerkt dat de mailings bij sommige klanten in de spamfolder terecht kwamen. Check dus regelmatig je spamfolder!
De waarden rond openbaarheid werden gewijzigd van ‘openbaarheid stukken’ en ‘openbaarheid dossiers’ naar ‘Wat is openbaar?' Deze wijziging werd tijdens de gebruikersgroep toegelicht.
Planning release najaar 2024
Voor de volgende release streeft Zeticon ernaar om, in functie van de beschikbare tijd, de volgende zaken te implementeren in volgorde van wat eerst aangepakt wordt. Dit is dus geen garantie dat alles geïmplementeerd zal worden,
Export volledige zoekopdracht in CSV-formaat
Contactinfo toevoegen voor openbaarheidsaanvragen vanuit publieksportaal (archief.vlaanderen.be)
Toevoeging ‘Externe koppelingen’ met link naar Gebruikersomgeving en servicedesk
Volledige naam van object tonen als muis op de titel staat.
Backlog - wensen & prioriteiten
Aan het begin van deze toelichting wordt de nadruk gelegd op het proces dat een nieuwe functionaliteit doorloop van idee tot uitvoering in een bepaalde release. Hiermee willen we duidelijk maken dat er heel wat stappen doorlopen worden vooraleer een functionaliteit geïmplementeerd kan worden.
Op de Backlog van DAV en de wishlist van Zeticon staan volgende grote zaken m.b.t. het Serieregister:
Filters in takenlijst zijn complex
Extra mogelijkheden steekproefpercentage
Feedback geven aan selectiecommissie bij corrigeren afgekeurde versie
E-mail notificaties voor taken
Selectiecommissie: bij publicatiebeslissing alle voorgaande evaluatie kunnen raadplegen
Procesbeheer uitbreiden
Betere en meer performante zoek in filters
Bulktoewijzingen beveiligingsgroepen
Daarnaast zijn er enkele ruimere ideeën die moeilijk te implementeren zijn in de huidige opzet van het Serieregister, maar daarom zeker niet vergeten mogen worden:
Lijsten kunnen aanpassen aan de persoonlijke voorkeuren van de gebruiker
Sjabloonseries leidend maken door ook metadata rond openbaarheid en hergebruik in te vullen
Tijdens de presentatie van deze backlog wordt er minimaal ingegaan op vragen van de gebruikers aangezien deze in het evaluatieonderdeel behandeld werden.
Sjabloonseries
De selectiecommissie gemeenten werkt momenteel aan volgende thema’s:
Verkiezingen (publicatie voorzien voor de verkiezingen van 9 juni)
Financiën
Personeel
Stage Archivistiek: woonzorgcentra
De selectiecommissie Vlaamse Overheid heeft rond volgende thema’s gewerkt:
Facilitair beheer, hergebruik, verzekeringen, Europese subsidies, welzijn en personeel
Klokkenluidersmeldingen (Deze zijn ook bruikbaar voor gemeenten!)
Terugkoppeling Servicedesk
Vooral meldingen rond:
Lokale besturen: processen in bulk laten importeren
Decreet tot wijziging van diverse decreten, wat het beheren en bewaren van bestuursdocumenten en persoonsgegevens betreft. Dit werd bekrachtigd en afgekondigd op 17 mei 2024. Hierin zullen maximale bewaartermijnen voor vaak voorkomende processen/procedures/verwerkingen van persoonsgegevens vastgelegd worden. Natuurlijk heeft dit een grote impact op het Serieregister
Vanuit DAV en in samenwerking met de voorzitters van de selectiecommissie Vlaamse Overheid en Gemeenten wordt er nagedacht hoe we hier in het Serieregister mee zullen omgaan.
Om alle betrokkenen te informeren worden er 3 infosessies georganiseerd: 27 juni (Gent), 3 september (Brussel), 9 september (Leuven): Infosessie Bewaartermijnen | Vlaanderen.be
In de zaal zijn er hier heel wat vragen rond, maar op de infosessies in juni en september zal er veel meer duidelijkheid zijn over de impact op het Serieregister.
DAV Toekomst
DAV werkt aan een plan om in de toekomst sneller te kunnen ontwikkelen op de verschillende toepassingen zodat er sneller en eenvoudiger ingespeeld kan worden op de behoeften van de gebruikers.
Gebruikersgroep in de toekomst
Najaar 2024: digitale bijeenkomst 29 november 2024
Voorjaar 2025: fysieke bijeenkomst
Groter event waarbij alle gebruikersgroepen van de DAV-platformen op 1 dag zullen plaatsvinden
Plenaire sessie met daarbij de algemene roadmap/planning die van belang is voor alle platformen
Specifieke sessies per platform
Break-outsessies gericht op kennisdeling/ervaringsuitwisseling
Varia en Vragen
Via het inschrijvingsformulier werden er enkele vragen gestuurd die één voor één behandeld werden:
Aanpassingen in bulk: dit is al enkele keren op de radar verschenen, maar brengen heel wat potentiële risico’s met zich mee. Dit zal voor de eerste keer getest worden met de functionaliteit om aan meerdere series tegelijk een beveiligingsgroep te koppelen. Afhankelijk van het resultaat van deze implementatie kan DAV bekijken welke andere aanpassingen in bulk mogelijk zijn.
Onthouden van zoekresultaten bij terugkeer naar lijst: verschil tussen lijst-aantal dat niet onthouden wordt (de toepassing reset dit altijd naar 10 objecten) en geactiveerde zoektermen die verdwijnen als je een serie reviewt vanuit een zoekresultaat en na de review terug naar de lijst gaat. Dit kan deels verholpen worden door de work around ctrl+klik waarbij meerdere series in verschillende tabbladen geopend worden. Daarnaast is DAV hiervan al op de hoogte.
Enkel series tonen van de eigen organisatie: is al geïmplementeerd in lijst ‘gepubliceerde series’, maar (nog) niet in lijst ‘alle objecten’. Vanuit de groep is duidelijk het signaal dat dit handig is in de lijst ‘gepubliceerde series’, maar ook een meerwaarde kan bieden in andere lijsten. DAV zal dit als een verbetering opnemen.
Series laten verwijderen: kan via Servicedesk aangevraagd worden, vraag nog niet groot genoeg om dit als functionaliteit in te bouwen.
Bewaargever als kolom in ‘alle objecten’: Dit kan gevraagd worden aan Zeticon, maar hierdoor zal er een andere kolom wegmoeten of worden alle kolommen smaller. Bij navraag blijkt dat dit al deels verholpen kan worden wanneer in deze lijst standaard de filter aanstaat waarmee alleen objecten van de eigen organisatie getoond worden.
Verwijderen en aanpassen van processen: zit in functionele analyse
Ter afsluiting van deel 1 werden er een aantal korte vragen. Deze vragen peilden bij de deelnemers onder andere naar hoe ze aan de slag gaan in het Serieregister en wat ze allemaal nog doen met series. Enkele conclusies:
Bij de meeste deelnemers weten de collega’s die iets met archief- en informatiebeheer te maken hebben wat een serie is.
De sjabloonseries worden door de meeste deelnemers gebruikt als vertrekpunt om een serie aan te maken of als controlemiddel als een serie op een andere manier aangemaakt wordt (bijvoorbeeld door een gepubliceerde serie te kopiëren)
Bij de meeste deelnemers worden series ook buiten het Serieregister gebruikt (een vernietiging voorbereiden, de mappenstructuur aanpassen…)
De meerderheid van de deelnemers vult ook niet verplichte metadata in zoals datering, trefwoorden, extra informatie, type persoonsgegeven…)
Wanneer een serie afgekeurd wordt door de selectiecommissie hebben de meeste gebruikers voldoende info om deze te corrigeren. Toch zijn er ook deelnemers die aangeven dat ze soms meer gedetailleerde feedback missen om de serie te corrigeren.
Hoe vaak deelnemers het Serieregister bezoeken is zeer verschillend binnen de groep deelnemers. Sommigen loggen maar enkele keren per maand in terwijl anderen bijna dagelijks inloggen. Dit hangt natuurlijk ook zeer hard samen met hoe actief een organisatie op dat moment is in het Serieregister.
Evaluatie
Tijdens deel 2 van de gebruikersdag werd de groep in twee verdeeld waarbij elke groep het Serieregister evalueerden op vlak van de volgende thema’s:
Wat missen we nog op de backlog / wishlist
Extra metadata van een serie
Sjabloonseries
Welke ondersteuning wordt er verwacht vanuit DAV?
Hoe moet de volgende gebruikersdag eruit zien?
Wat missen we nog op de backlog / wishlist
In elke groep mochten de gebruikers feedback geven op vooraf bepaalde categorieën. Per categorie worden hieronder de belangrijkste opmerkingen samengevat. Alle zaken die aan bod kwamen worden wel opgenomen
User interface: de look and feel van de toepassing
Moeilijk om te zien waarvoor je al series hebt ingediend en welke sjabloonserie je al overgenomen hebt waardoor het risico op dubbel indienen hoog is
Relaties tussen series zichtbaarder maken, momenteel is dit redelijk verborgen
Voor gebruikers die voor meerdere organisaties in het Serieregister werken is het moeilijk om vlot van organisatie te wisselen
De toepassing doet ongeveer om het uur een automatische refresh waardoor je terug op de startpagina komt en eventuele vooruitgang verloren gaat
Melding van belangrijke zaken op het startscherm: gekende problemen, aankondiging van updates…
Minimale opmaak mogelijk maken in het beschrijvingsveld
Huisstijl Vlaamse overheid
De verschillende lijsten: kolommen, filters, zoekmogelijkheden
Dupliceren van series uit de conceptenlijst
Binnen de series van jouw organisatie kunnen navigeren per archiefvormer (bvb gemeente versus OCMW versus AGB)
Bewaarde zoekopdrachten
Doorlopend kunnen scrollen in lijsten
Filtering op lopende/afgesloten series
Selectiecommissie: alles waarbij de selectiecommissie komt kijken
Goedkeuring van een serie duurt soms te lang
De selectiecommissies hebben een behandeltijd van 30 dagen. Indien jouw serie niet na 30 dagen behandeld is, mag je altijd contact opnemen met de selectiecommissie. Hoogstwaarschijnlijk wordt jouw serie besproken op de volgende vergadering.
Onduidelijk of deadlines iets van impact hebben
Deadlines op series hebben geen impact op de gebruiker
Wanneer de selectiecommissie een sjabloonserie aanpast zou het handig zijn om hiervan een melding te krijgen als je deze eerder gebruikte als template om een serie aan te maken.
Feedback tonen in het veld waarover het gaat
Selectiecommissie:
Historiek van opmerkingen selectiecommissie altijd kunnen raadplegen bij elke serie
Soms gaan selectiecommissies er te veel van uit dat gebruikers experten zijn
Werking die nu deels in Excel gebeurt volledig in de toepassing opnemen
Het datamodel van een serie: alles over de metadata van een serie
Relaties leggen tussen niet-gepubliceerde series.
Dit is momenteel enkel mogelijk tussen gepubliceerde series of tussen een serie in concept en een gepubliceerde serie. Op deze manier kunnen al de nodige relaties al op voorhand gemaakt worden en moet dit niet meer gebeuren bij na goedkeuring en publicatie van de serie.
Bij toevoegen van beveiligingsgroepen geen nieuwe versie laten aanmaken van de serie.
De gebruiker geeft aan dat het hierdoor in de versiehistoriek moeilijk zichtbaar is welke versies zijn ontstaan door een wijziging van de metadata en welke versies ontstaan zijn door een toevoeging/verwijdering van een beveiligingsgroep.
Mogelijkheid om herzieningsdatum toe te voegen
Hierdoor wordt de review-taak van een serie automatisch gestart op deze datum
Zichtbaarder maken wanneer serie werd aangemaakt op basis van een sjabloonserie
Wat is goed?
De basis is goed
Elke serie heeft een unieke ID
Grote bron van informatie
Dit maakt kennisdeling mogelijk
Veel informatie in één toepassing
Lijst gepubliceerde series geeft een goed overzicht van de bestaande series
Verschillende manieren om series te maken
Een serie kunnen aanmaken vanuit een sjabloonserie
Een serie kunnen aanmaken door een gepubliceerde serie te kopiëren
De bulkimport-functionaliteit om veel series in één keer te importeren
Simpel genoeg om te gebruiken, geen onnodige decoratieve elementen (hoewel dit door
Het Serieregister als vervanging van de oude informatiebeheersplannen in Excel
De selectiecommissie gemeenten wordt als toegankelijk en zichtbaar ervaren
De gebruikersdagen die georganiseerd worden
Welke huidige functionaliteiten bieden geen meerwaarde?
Sommige zoekopties (filters en uitgebreide zoek) zijn niet nuttig en worden amper gebruikt
Andere zaken
Het Serieregister meer kunnen gebruiken als plek van co-creatie in de concept-fase van een serie waarbij de serie aan verschillende rollen voorgelegd kan worden.
Basis connectie met SharePoint voorzien waarmee gebruikers snel hun series kunnen ophalen in een SharePoint-omgeving
Extra procesniveau’s voor gebruikers die meer dan drie niveaus willen
Koppeling met ICR bekijken
Het zelf kunnen verwijderen van series wordt toch als belangrijk beschouwd
Rapportering welke series binnenkort herzien moeten worden (in verband met 5-jarige geldigheid van een serie)
Lokale besturen: wanneer het om een historische serie van voor 1950 gaat dit kunnen aangeven in de metadata waardoor er geen bewaartermijn ingegeven moet worden
Extra metadata in een serie
Vanuit DAV waren volgende extra metadata al in beeld gebracht:
Info over de drager
Alternatieve naam voor serie
Organisatieonderdeel
Elementen uit het verwerkingsregister
Vanuit de deelnemers kwamen daarnaast ook andere interessante metadata naar voren:
Opslaglocatie
Bij analoog archief info over fysieke locatie
Bij digitaal archief url die naar locatie verwijst
Eindverantwoordelijke aangeven (persoon die meeste kennis heeft over dossiers van de serie)
Link met NDC-UDC
Sjabloonseries
Welke ondersteuning verwachten jullie vanuit DAV?
Algemeen was er tevredenheid over de dienstverlening vanuit DAV. Toch zagen de deelnemers enkele zaken waarop ingezet kan worden in de toekomst.
Gezamenlijke invoerdagen
Zitdagen in de provincies
Opleidingen over mogelijkheden om het Serieregister in de dagdagelijkse werking te integreren
Opleidingen om ervaringen te delen
Hoe moet de volgende gebruikersdag eruit zien?
✅ Acties
DAV: een lijst ter beschikking stellen van de thema’s van de selectielijst gemeenten die al zijn omgezet naar sjabloonseries, welke thema’s momenteel behandeld worden en welke thema’s nog op de planning staan.
DAV: Opnemen van alle verbeterpunten die nog niet op de wishlist en backlog stonden.
DAV en Gebruikers: in detail de linkernavigatie (filters) en meer uitgebreid alle zoekfunctionaliteiten herevalueren.
DAV en Gebruikers: onderzoeken hoe het Serieregister nog meer als plek van co-creatie kan functioneren.