Beschrijvingen voorbereiden
Vooraleer je begint met het beschrijven van dossiers overloop je best volgende vragen:
Welke informatie heb ik of mijn collega’s nodig om de dossiers terug te vinden?
Welke metadata willen we toevoegen?
Hoe rekening met volgende zaken wanneer je dossiers beschrijft:
Geen afkortingen
Meer dan een dossiernummer
Unieke beschrijvingen
Je beschrijving geeft duidelijk weer waarover het dossier handelt, ook voor burgers en externen.
let op schrijffouten
Volg de E-learning HFB - Beschrijven van bestuursdocumenten voor meer informatie:
Beschrijvingen invoeren in het E-depot
Beschrijvingen invoeren in het E-depot kan op twee manieren gebeuren:
Manueel
Je kan beschrijvingen manueel invoeren:
https://vo-hfb.atlassian.net/wiki/spaces/GDAV/pages/5636126/Analoog+archief#Manueel-aanmaken
Importsjabloon
Of je kan beschrijvingen in bulk invoeren via een importsjabloon:
Om beschrijvingen te kunnen invoeren in het E-depot, heb je een goedgekeurde serie nodig in het Serieregister.
Haal het importsjaboon op
https://vo-hfb.atlassian.net/wiki/spaces/GDAV/pages/2850927/Invoer#Het-sjabloon-ophalen
Vul het importsjabloon in
Bij het invullen van het importsjabloon vragen een aantal velden wat extra uitleg. Hieronder staan deze velden beschreven. Dit zijn ook de velden die absoluut moeten worden ingevuld.
Path in sip: Kopieer en plak de beschrijvingen uit de kolom naam.
Let goed op dat de beschrijvingen geen ‘/’ of ‘_’ bevatten.
Type: Wordt automatisch afgeleid van het ingegeven path in sip.
DossierRef: Wordt automatisch afgeleid van het ingegeven path in sip.
‘Analoog?’: Deze kolom in het importsjabloon is bedoeld om aan te duiden of het over een analoog dossier en stuk gaat.
Vul steeds de kolom in met ‘Ja’ op niveau van het dossier en geef daarna de waarde ‘Ja’ in bij de eventueel afzonderlijk beschreven analoge stukken. Indien je ‘Nee’ of niets invult dan beschouwt het systeem dat niveau als digitaal en zal je foutmeldingen krijgen tijdens het verwerken van het zipbestand.
Beschrijvende metadata:
Naam: Wanneer je een dossier beschrijft hou dan rekening met volgende zaken:
De naam mag NIET langer zijn dan 255 tekens
gebruik geen afkortingen
zorg dat je beschrijving uniek is (een beschrijving mag niet dubbel voorkomen)
let op schrijffouten
Gebruik geen “/” of “_” in je beschrijving
Tip: Zijn je beschrijvingen in de kolom ‘Naam’ langer dan 255 karakters?
Voorbeeld: Volledige beschrijving in één kolom. De beschrijving van het dossier telt 264 karakters.
Optie 1. opsplitsen in twee kolom: Verkorte beschrijving van het dossier (t.e.m. de naam van de persoon) in kolom ‘Naam’. De volledige beschrijving van het dossier toevoegen aan kolom ‘beschrijving’.
Optie 2. opsplitsen in verschillende metadata velden: Verkorte beschrijving van het dossier in de kolom ‘Naam’. De naam van de persoon in kolom ‘ID_Naam’. Adres in kolom ‘Adres’. Bedrijf beschrijven in kolom ‘Organisatienaam’. En datum toevoegen aan kolom ‘Openingsdatum’.
Openings- en sluitingsdatum: Gebruik hier enkel het toegelaten formaat: jjjj-mm-dd.
Let op dat de openingsdatum steeds valt binnen het datumbereik van de gekoppelde serie.
Origineel doosnummer: Vul het doosnummer in.