Skip to end of metadata
Go to start of metadata

You are viewing an old version of this page. View the current version.

Compare with Current View Page History

« Previous Version 3 Next »

Context

Sinds eind mei is het Bestuursdecreet aangepast (Artikel III.87 §1/1) waardoor er op een heel aantal categorieën van bestuursdocumenten nieuwe maximale bewaartermijnen van toepassing zijn. Logischerwijs heeft dit een impact op de series in het serieregister. Deze kunnen ingedeeld worden in drie categorieën:

  1. Series waarvan de huidige bewaartermijn vertaald kan worden naar een nieuwe wettelijke bewaartermijn uit het aangepaste decreet

  2. Series waarvan de wettelijke bewaartermijn uit specifieke regelgeving die de bewaartermijn expliciet vermeld

  3. Series die niet onder categorie 1 of 2 vallen

    1. Series met enkel een administratieve bewaartermijn

    2. Series waarvan de wettelijke bewaartermijn uit de regelgeving komt waar de bewaartermijn niet specifiek vermeld wordt

Voor series die onder federale bevoegdheid vallen, kunnen geen maximale bewaartermijnen in decreet vastgelegd worden. De selectiecommissies blijven hier, cf. samenwerkingsakkoord met fed. overheid, wel selectieregels voor opmaken

In eerste instantie moeten alle series onder categorie 1 gewijzigd worden. Via een Besluit Vlaamse Regering (BVR) of een aanpassing van het bestuursdecreet zullen periodiek nieuwe maximale bewaartermijnen toegevoegd worden. We streven ernaar dat op termijn alle series een bewaartermijn hebben die onder categorie 1 of 2 vallen.

Voor elke lokaal bestuur en Vlaamse Overheid-entiteit wordt er een Excel-bestand opgemaakt met alle gepubliceerde series waar elke serie in één van de drie categorieën wordt ingedeeld. Op basis daarvan kan je met deze handleiding de nodige aanpassingen doen.

Stappenplan review

Wanneer je een serie aanpast op basis van een nieuwe maximale bewaartermijn moet je een specifiek stappenplan doorlopen. Hierdoor kunnen de selectiecommissies veel gerichter series evalueren die aangepast werden in deze unieke context

  1. Serie opzoeken

  2. Review starten

  3. Serie bewerken

  4. Serie bewaren

  5. Motiveringsveld invullen

  6. Serie indienen

  1. Zoek de serie op die je wilt aanpassen

image-20240716-092921.png
  1. klik op ‘Nieuwe review starten’. Het Serieregister zal meteen een review-taak starten op de serie en navigeren naar de takenlijst waar je de review kan uitvoeren op de serie.

image-20240716-093047.png
  1. Klik op ‘Bewerken’. De bewerkingspagina van de serie zal openen waarbij je alle metadata kan aanpassen. Scroll naar onder naar de wettelijke en administratieve bewaartermijn en pas de serie aan volgens de voorbeelden die je vond op de specifieke pagina’s voor lokale besturen en Vlaamse Overheid-entiteiten.

image-20240716-093934.png
  1. Klik op ‘Bewaren’. Je komt terug op de overzichtspagina van de review-taak.

  2. Onderaan kan je de serie nu indienen bij de bevoegde selectiecommissie via de knop ‘indienen’. Alvorens je dit doet, is het belangrijk dat je het motiveringsveld invult met een van de volgende gestandaardiseerde motiveringen. Kies de gepaste motivering op basis van wat je hebt gewijzigd! Zo weet de selectiecommissie meteen wat er wijzigde.

  • Aanpassing volgens maximale bewaartermijnen Bestuursdecreet: wettelijke bewaartermijn aangepast

  • Aanpassing volgens maximale bewaartermijnen Bestuursdecreet: wettelijke bewaartermijn aangepast, administratieve bewaartermijn verwijderd

  • Aanpassing volgens maximale bewaartermijnen Bestuursdecreet: wettelijke bewaartermijn toegevoegd, administratieve bewaartermijn verwijderd

image-20240716-094808.png
  1. Klik op 'Indienen'. De voorzitter zal bij het toekennen van de serie aan commissieleden het motiveringsveld zien. Ook de commissieleden kunnen dit lezen bij het evalueren van jouw serie. Hierdoor kan de serie zeer gericht behandeld worden.

image-20240716-095405.pngimage-20240716-095453.png

  • No labels