Handleiding - Maximale bewaartermijnen toepassen

Context

Sinds eind mei is het Bestuursdecreet aangepast (Artikel III.87 §1/1) waardoor er op een heel aantal categorieën van bestuursdocumenten nieuwe maximale bewaartermijnen van toepassing zijn. Logischerwijs heeft dit een impact op de series in het serieregister. Deze kunnen ingedeeld worden in drie categorieën:

1. Series waarvan de huidige bewaartermijn vertaald kan worden naar een nieuwe wettelijke bewaartermijn uit het aangepaste decreet

2. Series waarvan de wettelijke bewaartermijn uit specifieke regelgeving die de bewaartermijn expliciet vermeld

3. Series die niet onder categorie 1 of 2 vallen

   1. Series met enkel een administratieve bewaartermijn

   2. Series waarvan de wettelijke bewaartermijn uit de regelgeving komt waar de bewaartermijn niet specifiek vermeld wordt

Voor series die onder federale bevoegdheid vallen, kunnen geen maximale bewaartermijnen in decreet vastgelegd worden. De selectiecommissies blijven hier, cf. samenwerkingsakkoord met fed. overheid, wel selectieregels voor opmaken

In eerste instantie moeten alle series onder categorie 1 gewijzigd worden. Via een Besluit Vlaamse Regering (BVR) of een aanpassing van het bestuursdecreet zullen periodiek nieuwe maximale bewaartermijnen toegevoegd worden. We streven ernaar dat op termijn alle series een bewaartermijn hebben die onder categorie 1 of 2 vallen.

Voor elke lokaal bestuur en Vlaamse Overheid-entiteit wordt er een Excel-bestand opgemaakt met alle gepubliceerde series waar elke serie in één van de drie categorieën wordt ingedeeld. Op basis daarvan kan je met deze handleiding de nodige aanpassingen doen.

Transitieperiode

Vanaf 14 oktober 2024 start er een transitieperiode. Tijdens deze periode vragen de selectiecommissie om enkel series in te dienen die voldoen aan één van drie onderstaande voorwaarden:

1. De ingediende serie werd aangepast op basis van het aangepaste bestuursdecreet m.b.t. de maximale bewaartermijnen en moet opnieuw geëvalueerd worden door de selectiecommissie.

2. De ingediende serie is nodig om archief te kunnen vernietigen. Het gaat in dit geval dus enkel om series met bestemming ‘vernietigen’!

3. De ingediende serie is nodig om gebruik te maken van andere toepassingen van Digitaal Archief Vlaanderen: E-depot en Depotbeheerstool

Alle nieuw ingediende series worden vanaf 14 oktober 2024 ook beoordeeld op basis van het aangepaste bestuursdecreet m.b.t. de maximale bewaartermijnen.

Indien je series indient die niet onder een van de voorwaarden vallen, zal de selectiecommissie deze serie wel evalueren en vervolgens contact opnemen met de vraag om dergelijke series in de toekomst niet meer in te dienen.

Infosessies

Tussen juni en september 2024 werden drie infosessies gegeven waar onder andere ingegaan werd op de impact van het aangepaste decreet op de series in het Serieregister. De presentatie kan je hier raadplegen:

Stappenplan review

Wanneer je een serie aanpast op basis van een nieuwe maximale bewaartermijn moet je een specifiek stappenplan doorlopen. Hierdoor kunnen de selectiecommissies veel gerichter series evalueren die aangepast werden in deze unieke context

Meer info vind je hier: https://vo-hfb.atlassian.net/wiki/x/BICMFQ