Wanneer je een serie aanpast op basis van een nieuwe maximale bewaartermijn moet je een specifiek stappenplan doorlopen. Hierdoor kunnen de selectiecommissies veel gerichter series evalueren die aangepast werden in deze unieke context
1 Zoek de serie op die je wilt aanpassen
2 klik op ‘Nieuwe review starten’.
Het Serieregister zal meteen een review-taak starten op de serie en navigeren naar de takenlijst waar je de review kan uitvoeren op de serie.
3 Klik op ‘Bewerken’
De bewerkingspagina van de serie zal openen waarbij je alle metadata kan aanpassen. Scroll naar onder naar de wettelijke en administratieve bewaartermijn en pas de serie aan volgens de voorbeelden die je vond op de specifieke pagina’s voor lokale besturen en Vlaamse Overheid-entiteiten.
Een serie die aangepast moet worden staat in het Excel-bestand van jouw gepubliceerde series aangeduid met cijfer 1 in kolom A ‘Categorie’
In kolom B ' Aanpassing' staat naar welk lid en nummer de bewaartermijn aangepast moet worden
Je kan de waarde in deze kolom B kopiëren
In de handleiding van jouw toepassingsgebied kan je vervolgens zoeken op de pagina en de waarde uit kolom B plakken, dan kom je automatisch uit bij de nieuwe maximale bewaartermijn
Zoeken op de pagina kan je doen door toetsencombinatie CTRL+F of:
in Windows Edge op de drie puntjes links bovenaan klikken en kiezen voor ‘op pagina zoeken’
In Google Chrome op de drie puntjes links bovenaan klikken en kiezen voor ‘zoeken en bewerken’ → ‘Zoeken…’
Je neemt de maximale bewaartermijn (of een lagere termijn indien voldoende gemotiveerd), termijnspecificatie, motivering en verduidelijking termijnspecificatie exact over in de serie.
Voeg daaronder toe of je…
De maximale bewaartermijn als exacte bewaartermijn hanteert: “De organisatie kiest ervoor om de maximale bewaartermijn als exacte bewaartermijn te hanteren.”
De maximale bewaartermijn niet als exacte bewaartermijn hanteert en voor een lagere bewaartermijn kiest: “De organisatie kiest ervoor om de maximale bewaartermijn niet als exacte bewaartermijn te hanteren. In plaats daarvan wordt er gekozen voor een bewaartermijn van [getal] jaar omwille van [reden invullen].”
In het geval de series al een wettelijke bewaartermijn bevat kan je deze motivering schrappen indien het om een niet-expliciete bewaartermijn gaat (meer info hier)
4 Klik op ‘Bewaren’.
Je komt terug op de overzichtspagina van de review-taak.
5 Vul motiveringsveld in en klik op indienen
Onderaan kan je de serie nu indienen bij de bevoegde selectiecommissie via de knop ‘indienen’.
Alvorens je dit doet, is het belangrijk dat je het motiveringsveld invult met een van de volgende gestandaardiseerde motiveringen. Kies de gepaste motivering op basis van wat je hebt gewijzigd! Zo weet de selectiecommissie meteen wat er wijzigde.
Aanpassing volgens maximale bewaartermijnen Bestuursdecreet: Voorheen serie met enkel een wettelijke bewaartermijn. In aanpassing de wettelijke bewaartermijn aangepast
Aanpassing volgens maximale bewaartermijnen Bestuursdecreet: Voorheen serie met een wettelijke- en administratieve bewaartermijn. In aanpassing de wettelijke bewaartermijn aangepast, administratieve bewaartermijn verwijderd
Aanpassing volgens maximale bewaartermijnen Bestuursdecreet: Voorheen serie met enkel een administratieve bewaartermijn. In aanpassing een wettelijke bewaartermijn toegevoegd, administratieve bewaartermijn verwijderd.
Klik op 'Indienen'. De voorzitter zal bij het toekennen van de serie aan commissieleden het motiveringsveld zien. Ook de commissieleden kunnen dit lezen bij het evalueren van jouw serie. Hierdoor kan de serie zeer gericht behandeld worden.
