Vlaamse Overheid

Per categorie van bestuursdocumenten uit het Bestuursdecreet Artikel III.87 §1/1 worden in onderstaande lijst volgende zaken opgesomd:

Bestuursdocumenten die betrekking hebben op een bericht dat niet tot doel heeft om verdere rechtsgevolgen tot stand te brengen

• Artikel III.87, §1/1, eerste lid, 1°

• Voor het beantwoorden van niet-dossiergebonden informatieve vragen van burgers

Aandachtspunten

• Langere bewaartermijn is mogelijk mits anonimiseren

Opeenvolgende wijzigingen van de gegevens van de natuurlijke personen die in naam en voor rekening van de vereniging optreden als vertegenwoordiger

• Artikel III.87, §1/1, eerste lid, 2°

• Bijvoorbeeld op verzoek van burger, bij overlijden of bij wijziging door een gegevensinitiator

Opeenvolgende wijzigingen van de contactgegevens van een burger

• Artikel III.87, §1/1, eerste lid, 3°

• Op verzoek van de burger of bij overlijden

Het behandelen van een klacht

• Klachtendossiers in functie van bestuurlijk toezicht

• Opgelet! Als klacht betrekking op dossier waarvoor andere bewaartermijn, bewaartermijn heeft enkel betrekking op documenten klachtenafhandeling

Een aanvraag tot openbaarmaking of hergebruik van een bestuursdocument

• Artikel III.87, §1/1, tweede lid, 2°

• Gaat zowel over verzoeken zelf als over eventuele registers

Een melding of een voorstel

• Artikel III.87, §1/1, tweede lid, 3°

• Artikel II.88 - Iedereen heeft het recht om kosteloos een voorstel in te dienen of een melding te doen bij een overheidsinstantie

• Mogelijke schorsing: Meldingen kunnen leiden tot schadegevallen – dan schorsing tot afhandeling van gevolg dat aan feiten is gegeven

Het innen van belastingen of retributies

• Artikel III.87, §1/1, derde lid, 1°

• Opmerking – Aanvang bij betaling in schijven: Maximale bewaartermijn begint te lopen vanaf ogenblik betaling laatste schijf

Een subsidie

• Artikel III.87, §1/1, derde lid, 2°

• Subsidie als vermeld in artikel 2, 34°, Vlaamse Codex Overheidsfinanciën:

  • Elke vorm van financiële ondersteuning, ongeacht de benaming en vorm ervan, en met inbegrip van de voorschotten die zonder interest teruggevorderd kunnen worden, […] voor een activiteit die het algemeen belang dient, met uitsluiting van de prijzen, giften en dotaties, alsook van de kapitaal- of inkomensoverdrachten die de tegenprestatie uitmaken van een werk of goed dat, of een levering of dienst die een derde aan die overheid heeft verstrekt;

Een vergunning die impact heeft op een persoonlijk recht

• Artikel III.87, §1/1, derde lid, 3°

• Kan voorkomen onder verschillende benamingen: vergunningen, verloven, machtigingen…

Een erkenning, in welke vorm ook

• Artikel III.87, §1/1, derde lid, 4°

Een attest dat impact heeft op een persoonlijk recht

• Artikel III.87, §1/1, derde lid, 5°

Opeenvolgende wijzigingen van de rekeningnummers

• Artikel III.87, §1/1, derde lid, 6°

Een vergunning die impact heeft op een zakelijk recht

• Artikel III.87, §1/1, vierde lid, 1°

Een strafvordering, of een administratieve of bestuurlijke sanctie

• Artikel III.87, §1/1, vierde lid, 2°

De handhaving van regelgeving

• Artikel III.87, §1/1, vierde lid, 3°

Het innen van belastingen of retributies die voortvloeien uit zakelijke rechten

• Artikel III.87, §1/1, vierde lid, 4°

Een attest dat impact heeft op een zakelijk recht

• Artikel III.87, §1/1, vierde lid, 5°

De verwerving van een zakelijk recht op een onroerend goed

• Artikel III.87, §1/1, vierde lid, 6°

Een tegemoetkoming aan zorggebruikers in het kader van het gezondheids- en welzijnsbeleid

• Artikel III.87, §1/1, vierde lid, 7°

Een vergoeding ter compensatie van een gebruiksbeperking op een onroerend goed

• Artikel III.87, §1/1, vierde lid, 8°

Personeelsdossiers en afgeleide documenten

• Artikel III.87, §1/1, vijfde lid, 1°

Medische attesten voor de aanvraag van speciale onderwijsleermiddelen

• Artikel III.87, §1/1, vijfde lid, 2°

De erkende kwalificaties

• Artikel III.87, §1/1, vijfde lid, 3°

Concrete voorbeelden

VOORBEELD 1 

Subsidiedossiers "Impulssubsidies voor duurzame culturele initiatieven in Limburg" 

https://serieregister.vlaanderen.be/id/serie/cc3f212586ef4d378631e5edc24b9bb4220b47eddb234cc48f92dba0a9050cf1  

• Huidige wettelijke bewaartermijn: 10 jaar 

Termijnspecificatie: Na afhandeling van het informatieobject 

Verduidelijking termijnspecificatie: Met afhandeling wordt het moment bedoeld waarop de subsidie volledig is uitbetaald en de laatste administratieve handeling werd gesteld. Hiermee is het dossier gesloten. 

Motivering: In art. 32 (dat verwijst naar art. III.86 - vierde lid van het Wetboek van Economisch Recht) en art. 63 (dat verwijst naar artikel 10 van de Algemenebepalingenwet van 16 mei 2003) van de "Vlaamse Codex Overheidsfinanciën" van 29 maart 2019 wordt bepaald dat het inhoudelijk dossier (dat de uitgave staaft) 7 jaar moet worden bijgehouden opdat controle door de verschillende controleactoren mogelijk is en niet wordt belemmerd. Verder geldt voor deze dossiers de bewaartermijn van 10 jaar gebaseerd op art. 41 van de Vlaamse Codex Overheidsfinanciën van 29 maart 2019. Art. 41 verwijst naar art. 15 (en art. 16) van de Algemenebepalingenwet van 16 mei 2003 die de verjaringstermijn van het Burgerlijk Wetboek (art. 2262bis) van toepassing maakt op deze dossiers. Deze verjaringstermijn is hier van toepassing aangezien het hier een uitgavendossier betreft waarbij er een schuld is ontstaan tussen de overheid en een derde partij en de mogelijkheid bestaat dat een subsidie kan worden teruggevorderd. 

• Nieuwe wettelijke bewaartermijn: 10 jaar 

Termijnspecificatie: Na afhandeling van het informatieobject 

Verduidelijking termijnspecificatie: Met afhandeling wordt het moment bedoeld waarop de subsidie volledig is uitbetaald en de laatste administratieve handeling werd gesteld. Hiermee is het dossier gesloten. 

Motivering:

Artikel 32 (dat verwijst naar artikel III.86 - vierde lid van het Wetboek van Economisch Recht) en artikel 63 (dat verwijst naar artikel 10 van de Algemenebepalingenwet van 16 mei 2003) van de "Vlaamse Codex Overheidsfinanciën" van 29 maart 2019 bepalen dat een inhoudelijk dossier (dat de uitgave staaft) moet 7 jaar worden bijgehouden opdat controle door de verschillende controleactoren mogelijk is en niet wordt belemmerd.
Bestuursdecreet van 7 december 2018, Artikel III.87 §1/1, derde lid: de volgende bestuursdocumenten worden maximaal tien jaar bewaard als ze persoonsgegevens bevatten; 2° de bestuursdocumenten die betrekking hebben op een subsidie als vermeld in artikel 2, 34°, van de Vlaamse Codex Overheidsfinanciën van 29 maart 2019. De organisatie kiest er daarom voor om de maximale bewaartermijn als exacte bewaartermijn te hanteren.

VOORBEELD 2 

Analoge personeelsdossiers van medewerkers die uit dienst zijn 

Huidige wettelijke bewaartermijn: 110 jaar 

Termijnspecificatie: Na geboorte 

Verduidelijking termijnspecificatie: / 

Motivering: Deze gegevens zijn van belang voor de berekening of herberekening van het pensioen. Daarom moeten de gegevens beschikbaar zijn zolang het personeelslid leeft. Een persoon kan namelijk ten allen tijde zijn pensioen laten herberekenen (Handvest van de sociaal verzekerde (wet van 11 april 1995), art. 17 en art. 18). Bovendien kan een eventuele partner nog beroep doen op het dossier voor een overlevingspensioen. 

Nieuwe wettelijke bewaartermijn: 110 jaar 

Termijnspecificatie: Na geboorte 

Verduidelijking termijnspecificatie: Na geboorte van de persoon waarop het dossier betrekking heeft. 

Motivering: Bestuursdecreet van 7 december 2018, Artikel III.87 §1/1, vijfde lid: de volgende bestuursdocumenten worden maximaal 110 jaar na de geboorte van de betrokkene bewaard als ze persoonsgegevens bevatten; 1° personeelsdossiers en afgeleide documenten die er betrekking op hebben. De organisatie kiest ervoor om de maximale bewaartermijn als exacte bewaartermijn te hanteren.

VOORBEELD 3 

Eerste lijn klachtendossiers (sjabloonserie) 

Huidige administratieve bewaartermijn: 5 jaar 

Termijnspecificatie: Na afhandeling van het informatieobject 

Verduidelijking termijnspecificatie: / 

Motivering: Gedurende een periode van 5 jaar kunnen deze dossiers nuttig zijn om te bekijken hoe eenzelfde klacht behandeld werd, bijgevolg zullen deze dossiers gedurende deze periode frequent geraadpleegd worden en ze hebben ook een eventuele precedentswaarde. 

Nieuwe wettelijke bewaartermijn: 5 jaar 

Termijnspecificatie: Na afhandeling van het informatieobject 

Verduidelijking termijnspecificatie: De termijn begint te lopen vanaf het ogenblik dat de klacht is afgehandeld. 

Motivering: Bestuursdecreet van 7 december 2018, Artikel III.87 §1/1, tweede lid: De volgende bestuursdocumenten worden maximaal vijf jaar bewaard als ze persoonsgegevens bevatten; 1° de bestuursdocumenten die betrekking hebben op het behandelen van een klacht. De organisatie kiest ervoor om maximale bewaartermijn als exacte bewaartermijn te hanteren.