Lokale besturen

Owned by koen.dobbelaere
Last updated: Nov 19, 2024
11 min read

Per categorie van bestuursdocumenten uit het Bestuursdecreet Artikel III.87 §1/1 worden in onderstaande lijst volgende zaken opgesomd:

Deze pagina wordt continu aangevuld en bevat momenteel nog geen volledige lijst van voorbeelden

  • Context

  • Hoe de velden onder de wettelijke bewaartermijn ingevuld moeten worden

  • Voorbeelden van gepubliceerde series die hieronder vallen

    • Deze voorbeelden zijn enkel afkomstig van het toepassingsgebied van de lokale besturen

  • Eventuele aandachtspunten

Bestuursdocumenten die betrekking hebben op een bericht dat niet tot doel heeft om verdere rechtsgevolgen tot stand te brengen

  • Artikel III.87, §1/1, eerste lid, 1°

  • Voor het beantwoorden van niet-dossiergebonden informatieve vragen van burgers

  • Bewaartermijn: 2 jaar

  • Termijnspecificatie: Na afhandeling van het informatieobject

  • Motivering: Bestuursdecreet van 7 december 2018, Artikel III.87 §1/1, eerste lid: De volgende bestuursdocumenten worden maximaal twee jaar bewaard als ze persoonsgegevens bevatten; 1° bestuursdocumenten die betrekking hebben op een bericht dat niet tot doel heeft om verdere rechtsgevolgen tot stand te brengen.

  • Verduidelijking termijnspecificatie: De termijn begint te lopen vanaf het ogenblik dat er gevolg gegeven is aan het bericht

Aandachtspunten

  • Langere bewaartermijn is mogelijk mits anonimiseren

Voorbeelden

Voorbeelden

 

Opeenvolgende wijzigingen van de gegevens van de natuurlijke personen die in naam en voor rekening van de vereniging optreden als vertegenwoordiger

  • Artikel III.87, §1/1, eerste lid, 2°

  • Bijvoorbeeld op verzoek van burger, bij overlijden of bij wijziging door een gegevensinitiator

Voorbeelden

Voorbeelden

 

Opeenvolgende wijzigingen van de contactgegevens van een burger

  • Artikel III.87, §1/1, eerste lid, 3°

  • Op verzoek van de burger of bij overlijden

Voorbeelden

Voorbeelden

 

Het behandelen van een klacht

  • Artikel III.87, §1/1, tweede lid, 1°

  • Opgelet! Als klacht betrekking op dossier waarvoor andere bewaartermijn, bewaartermijn heeft enkel betrekking op documenten klachtenafhandeling

Voorbeelden

Voorbeelden

Klachtendossiers

Ontvangen klachten en meldingen

Klachtenregisters

Klachtenoverzichten

Een aanvraag tot openbaarmaking of hergebruik van een bestuursdocument

  • Artikel III.87, §1/1, tweede lid, 2°

  • Gaat zowel over verzoeken zelf als over eventuele registers

Voorbeelden

Voorbeelden

Dossiers over de behandeling van aanvragen tot openbaarheid van bestuur

Stukken betreffende onderzoek en adviezen bij aanvragen openbaarheid van bestuur

Beroepsdossiers over openbaarheid van bestuur

Een melding of een voorstel

  • Artikel III.87, §1/1, tweede lid, 3°

  • Artikel II.88 - Iedereen heeft het recht om kosteloos een voorstel in te dienen of een melding te doen bij een overheidsinstantie

  • Mogelijke schorsing: Meldingen kunnen leiden tot schadegevallen – dan schorsing tot afhandeling van gevolg dat aan feiten is gegeven

Voorbeelden

Voorbeelden

Dossiers inzake de organisatie van burgerparticipatie

Ontvangen meldingen

Het innen van belastingen of retributies

  • Artikel III.87, §1/1, derde lid, 1°

  • Opmerking – Aanvang bij betaling in schijven: Maximale bewaartermijn begint te lopen vanaf ogenblik betaling laatste schijf

  • Een retributie is een kostendekkende vergoeding die de overheid van bepaalde heffingsplichtigen vordert als tegenprestatie voor de levering van een bijzondere dienst in hun persoonlijk belang of de toestemming voor een rechtstreeks bijzonder voordeel. Voorbeelden zijn het gebruik van de sporthal, de toegang tot een museum of de inname van een standplaats op een kermis.​​​​​​

Voorbeelden

Voorbeelden

Dossiers inzake de behandeling van bezwaarschriften tegen gemeentebelastingen

Inningsopdrachten (invorderingen) op basis van de belastingkohieren

Belastings-en retributiereglementen

Dossier betreffende de opmaak van belasting- en retributiereglementen

Dossiers van belastbare of retributieplichtige situaties

Stukken betreffende de invordering van standplaatsvergoedingen

Staten van oninbaarheden

Een subsidie

  • Artikel III.87, §1/1, derde lid, 2°

  • Subsidie als vermeld in artikel 2, 34°, Vlaamse Codex Overheidsfinanciën:

    • Elke vorm van financiële ondersteuning, ongeacht de benaming en vorm ervan, en met inbegrip van de voorschotten die zonder interest teruggevorderd kunnen worden, […] voor een activiteit die het algemeen belang dient, met uitsluiting van de prijzen, giften en dotaties, alsook van de kapitaal- of inkomensoverdrachten die de tegenprestatie uitmaken van een werk of goed dat, of een levering of dienst die een derde aan die overheid heeft verstrekt.

Voorbeelden

Voorbeelden

Overzichtslijsten betreffende de subsidieaanvragen

Overzichtslijsten van uitbetaalde subsidies

Dossiers betreffende het behandelen van subsidieaanvragen

Dossiers inzake de opmaak van reglementen en reglementen inzake de toekenning van subsidies

Verslagen en financiële verantwoordingstukken van de door het O.C.M.W. gesubsidieerde initiatieven

Stukken i.v.m. premies of subsidies uitbetaald door andere overheden of organisaties

Stukken i.v.m. premies of subsidies uitbetaald door de gemeente of het OCMW

Dossiers inzake de toekenning van gebouwgebonden subsidies

Een vergunning die impact heeft op een persoonlijk recht

  • Artikel III.87, §1/1, derde lid, 3°

  • Kan voorkomen onder verschillende benamingen: vergunningen, verloven, machtigingen…

Voorbeelden

Voorbeelden

Kopieën van machtigingen en vergunningen uitgereikt door het Agentschap Natuur en Bos

Dossiers inzake toegangsvergunningen

Dossiers inzake de meldingen van straatartiesten of de toekenning van vergunningen aan straatartiesten

Dossiers inzake de verlening van advies aan de Kansspelcommissie bij de behandeling van aanvragen voor een vergunning voor wedkantoren

Dossiers inzake de behandeling van aanvragen voor standplaatsen en vergunning van circussen en andere niet-permanente amusementsbedrijven

Dossiers inzake de behandeling van aanvragen van vergunningen voor exploitatie van bepaalde types bedrijven en handelszaken

Dossiers inzake de behandeling van aanvragen van vergunningen voor het plaatsen van terrassen

Dossiers over vergunningen en signalisatie voor inname van het openbaar domein

Vergunningsdossiers voor de exploitatie van taxidiensten en van bedrijven voor het verhuren van voertuig met bestuurder

Stedenbouwkundige toelatingen en meldingen met een economisch nut die vrijgesteld zijn van een stedenbouwkundige vergunning of meldingsplicht

Dossiers van de behandeling van aanvragen van een arbeidsvergunning voor onbepaalde duur

Dossiers inzake de behandeling van aanvragen van vergunningen voor het verstrekken van gegiste en/of sterke dranken in vaste of reizende drankgelegenheden

Dossiers inzake de behandeling van aanvragen van machtiging tot het uitoefenen van ambulante activiteiten (tot 1 oktober 2006) ofwel aanvragen van leurkaarten

Dossiers van acute kapmachtigingen

Toelatingen tot vervoer en begraving

Dossiers inzake concessie van begraving en crematie

Dossiers inzake de behandeling van aanvragen tot toestemming voor loterijen of tombola's

Dossiers inzake de toestemming tot organisatie van kermisactiviteiten op het openbaar domein buiten openbare kermissen

Verzameldossiers inzake reistoelatingen voor minderjarigen

Dossiers over concessies op onroerende goederen van de stad

Dossiers over het toestaan en bekomen van zeer tijdelijke gebruiksrechten verbonden aan onroerende goederen

Een erkenning, in welke vorm ook

  • Artikel III.87, §1/1, derde lid, 4°

Voorbeelden

Voorbeelden

Dossiers betreffende de erkenning van het lokaal dienstencentrum

Dossiers betreffende de erkenning van het Huis van het Kind

Erkenningsdossiers openbare bibliotheken

Een attest dat impact heeft op een persoonlijk recht

  • Artikel III.87, §1/1, derde lid, 5°

Voorbeelden

Voorbeelden

Dossiers inzake de behandeling van aanvragen van een hinderattest

Kopieën van afgeleverde fiscale attesten voor kinderzorg

Dossiers inzake de behandeling van aanvragen van een activiteitsattest

Opeenvolgende wijzigingen van de rekeningnummers

  • Artikel III.87, §1/1, derde lid, 6°

Voorbeelden

Voorbeelden

 

Een vergunning die impact heeft op een zakelijk recht

  • Artikel III.87, §1/1, vierde lid, 1°

  • O.a. omgevingsvergunningen, milieuvergunningen, bouwvergunningen en adviezen in verband met deze vergunningen, zoals adviezen Onroerend Erfgoed bij werkzaamheden aan monument

Voorbeelden

Voorbeelden

Verkavelingsvergunningen

Omgevingsvergunningen

Stedenbouwkundige vergunningen

Vergunningenregisters

Springstoffenvergunningen volgens de federale regelgeving

Natuurvergunningen

Milieuvergunningen

Dossiers inzake de aanvraag van gemeentelijke omgevingsvergunningen voor het kappen van bomen

Bebossingsvergunningen

Een strafvordering, of een administratieve of bestuurlijke sanctie

  • Artikel III.87, §1/1, vierde lid, 2°

  • Bestuursdocumenten die voortvloeien uit processen, procedures en verwerkingen die te maken hebben met inspecties of sancties (waaronder administratieve geldboetes zoals GAS-boetes)

Voorbeelden

Voorbeelden

Bestuurlijke verslagen van GAS-overtredingen opgesteld door de gemeenschapswachten

Dossiers inzake hoger beroep tegen gemeentelijke administratieve sancties (GAS)

Dossiers over gemeentelijke administratieve sancties voor inbreuken op 'stilstaan en parkeren' en inbreuken op verkeersborden C3 en F103 (GAS Verkeer)

Bemiddelingsdossiers inzake de gemeentelijke administratieve sancties voor gewone en gemengde inbreuken (GAS overlast)

Dossiers over gemeentelijke administratieve sancties voor gewone en gemengde inbreuken (GAS overlast)

Dossiers over bouwmisdrijven en bouwinbreuken

Dossiers over verwaarloosde gebouwen en woningen

Dossiers inzake ongeschikt- en onbewoonbaarverklaringen van woningen

Dossiers van sluikstorten

Handhavingsdossiers van milieu-inbreuken en -misdrijven

Wanneer valt een serie onder ‘Een strafvordering, of een administratieve of bestuurlijke sanctie’ en wanneer onder ‘De handhaving van regelgeving’? Het antwoord vind je hier: Veelgestelde vragen (FAQ) | Wanneer valt een serie onder ‘Een strafvordering, of een administratieve of bes...

De handhaving van regelgeving

  • Artikel III.87, §1/1, vierde lid, 3°

  • Bestuursdocumenten die voortvloeien uit processen, procedures en verwerkingen die te maken hebben met handhaving (waaronder bestuurlijke handhaving)

Voorbeelden

Voorbeelden

Handhavingsdossiers van milieu-inbreuken en -misdrijven

Dossiers over controles op bouwvergunningen

Registers van verwaarloosde woningen

Inventarissen van ongeschikte en onbewoonbare woningen

Dossiers over verwaarloosde gebouwen en woningen

Dossiers inzake ongeschikt- en onbewoonbaarverklaringen van woningen

Registers van leegstaande en verwaarloosde woningen en kamers

Wanneer valt een serie onder ‘Een strafvordering, of een administratieve of bestuurlijke sanctie’ en wanneer onder ‘De handhaving van regelgeving’? Het antwoord vind je hier: Veelgestelde vragen (FAQ) | Wanneer valt een serie onder ‘Een strafvordering, of een administratieve of bes...

Het innen van belastingen of retributies die voortvloeien uit zakelijke rechten

  • Artikel III.87, §1/1, vierde lid, 4°

Voorbeelden

Voorbeelden

 

Een attest dat impact heeft op een zakelijk recht

  • Artikel III.87, §1/1, vierde lid, 5°

Voorbeelden

Voorbeelden

Stedenbouwkundige attesten

Dossiers inzake het afleveren van planologische attesten

Verlenen van attesten voor vrijstelling van afvalwaterheffing aan particulieren met individuele behandelingsinstallatie

Dossiers over conformiteitsonderzoeken

De verwerving van een zakelijk recht op een onroerend goed

  • Artikel III.87, §1/1, vierde lid, 6°

Voorbeelden

Voorbeelden

Dossiers inzake het verhandelen van onroerende goederen

Dossiers inzake langlopende zakelijke rechten op onroerende goederen

 

Een tegemoetkoming aan zorggebruikers in het kader van het gezondheids- en welzijnsbeleid

  • Artikel III.87, §1/1, vierde lid, 7°

Voorbeelden

Voorbeelden

Dossiers inzake tegemoetkomingen van het Rijksinstituut voor ziekte- en invaliditeitsverzekering (RIZIV) voor bewoners van het woonzorgcentrum

Stukken betreffende organisatorische en financiële steun door de gemeente aan inwoners in het kader van gezondheidszorg en tussenkomsten hogere overheden

Een vergoeding ter compensatie van een gebruiksbeperking op een onroerend goed

  • Artikel III.87, §1/1, vierde lid, 8°

Voorbeelden

Voorbeelden

Dossiers over de behandeling van meldingen van schade aan teelten

Personeelsdossiers en afgeleide documenten

  • Artikel III.87, §1/1, vijfde lid, 1°

Voorbeelden

Voorbeelden

Personeelsdossiers

Tucht- en sanctiedossiers

Documenten betreffende de werktijdregistratie

Registraties van de ziektedagen

Arbeidsovereenkomsten

Ondertekende verklaringen van eedafleggingen van personeelsleden bij indiensttreding

Ontslagdossiers

Dossiers inzake interne mobiliteit (loopbaancarrousel)

Dossiers betreffende de waardering van personeelsleden

Pensioendossiers

Individuele rekeningen

Fiscale personeelsfiches

Meerekenbare diensten

DmfA-aangiftes

Individuele registraties inzake loopbaanvermindering

Bewijzen van aangifte bij het pensioenkadaster

Medische attesten voor de aanvraag van speciale onderwijsleermiddelen

  • Artikel III.87, §1/1, vijfde lid, 2°

Voorbeelden

Voorbeelden

 

De erkende kwalificaties

  • Artikel III.87, §1/1, vijfde lid, 3°

Voorbeelden

Voorbeelden