20240514 - Gebruikersgroep DAV - E-depot

Terugkoppeling online bevraging

Lage respons: 56% Vlaamse overheid en 44% lokale besturen

• Roadmap en workshop portalen: voornamelijk neutraal

• E-mailpreservatie: tevreden, maar nog onduidelijk over hoe het werkt in de praktijk

• Dienstverlening DAV: positief, maar handleidingen mogen uitgebreider en meer inzetten op integraties

• Platformen DAV: ingest via SIP en FTPS is een werkpunt. Er zal bekeken worden welke optimalisaties en technische verbeteringen mogelijk zijn

SIP Creator

De SIP Creator voorziet een oplossing om eenvoudig SIP's te creëren cf. het DAV-model. Concreet willen we hiermee de acties die nu manueel uitgevoerd worden zoveel mogelijk automatiseren en de hoeveelheid fouten verminderen met de ingestflow bij klanten.

Functionaliteiten

• DAV-conforme SIP genereren en onmiddellijk opladen via de FTPS-omgeving van de gebruiker naar het E-depot

• Mogelijkheid om externe metadatafiles te mappen op het importsjabloon

• Mogelijkheid om data te structureren in dossiers

Timing

• Fase 1 is afgerond: V1.0.0 beschikbaar

• Fase 2 is gericht op de migratie van analoog archief

• Fase 3 is gericht op de doorontwikkeling van de tool

Gebruiksvoorwaarden

• Code is open source, dus er kan verder aan ontwikkeld worden indien gewenst onder een CC-BY licentie

• De code en documentatie is beschikbaar op Github: GitHub - DigitaalArchiefVlaanderen/DAV-SIPcreator​. Laatste release is hier ook terug te vinden

• Tool is kosteloos

Vragen

• Vraag: Heeft de SIP Creator dezelfde uploadlimiet als FTPS?

  • Antwoord: Ja, max. 5 TB en 10.000 objecten. Met de SIP Creator kunnen SIP’s rechtstreeks op de FTPS geplaatst worden zonder gebruik te maken van bv. FileZilla. In de volgende release gaat de SIP Creator zelfs de SIP’s automatisch kunnen opsplitsen

• Vraag: Als ik 10 series heb, moet ik dan 10 SIP’s aanmaken?

  • Antwoord: In de volgende versie van de SIP Creator kan je de overdrachtslijst erin zetten en dan kunnen wel verschillende series tegelijkertijd opgeladen worden

• Vraag: Wat met het DAV-luik in de RMTool?

  • Antwoord: Het is niet de bedoeling om de RMTool na te bouwen.

• Er wordt nu nog afgekeurd op SIP-niveau, maar we bekijken dit met Zeticon

• De SIP Creator gaat automatisch de datum van het stuk ophalen

• Het is nu al mogelijk om een externe bron te selecteren en metadata aan te maken op dossierniveau

Presentatie: “Toerisme Vlaanderen: SharePoint-integratie” (Sofie Wauters en Pieter Timmerman)

Toerisme Vlaanderen heeft een eigen SharePoint-omgeving, losstaand van deze van de Vlaamse overheid. Vanaf 2014 werden de netwerkschijven overgezet naar SP, waardoor er op de SP duizenden documenten stonden die niet meer gebruikt werden (7,5 TB aan opslag) en er sitecollecties en bibliotheken waren waarvan men zelfs het bestaan niet meer wist.

Doelstellingen project

• Documenten ophalen uit SP en oplijsten voor vernietiging of archivering met of zonder actieve inbreng van de medewerkers

• Automatische vernietiging na goedkeuring van de informatiebeheerder

• Automatische verzending naar het E-depot van DAV met alle relevante metadata

• Informatieveiligheid bewaren

Stappen

• Analyse: najaar 2022-voorjaar2023

• Sensibiliseringscampagne: voorjaar 2023

• Ontwikkeling werkstromen: voorjaar en zomer 2023

• Koppeling via API met DAV: zomer en najaar 2023

• Live in januari 2024

Hoe werkt het?

• Actielijst staat centraal: dit is een SP-lijst die automatisch gegenereerd wordt en die nodig is om te beslissen of iets verwijderd mag worden of overgedragen naar het E-depot

• Er wordt gebruik gemaakt van retentielabels (7 jaar) van Office 365

• De configuratielijsten in SP halen de serie op uit het Serieregister a.d.h.v. de werkstroom ‘Serieregister synchroniseren’

• Serieregister locaties: de informatiebeheerder heeft deze oefening aan de hand van een Excellijst met bibliotheken en folders (tot op 2 niveaus) gedaan samen met de diensthoofden en dan gekeken tot welke serie ze behoorden

• Er zijn twee acties: E-depot of vernietigen

• Dashboard voor controle:

  • Rapportage op de werkstromen in Azure

  • Rapportage in Power Bi op archivering (overzicht van gearchiveerde/verwijderde dossiers en lijsten waarop allerlei filters mogelijk zijn)

Do’s

• Duidelijke en frequente communicatie met de betrokken partijen

• Niet te grootschalig: starten met de huidige noden en slechts een paar diensten

• Beperken tot de basisfuncties, uitbreiden kan achteraf

Don’ts

• Onmiddellijk uitvoeren van de aangegeven bestemming (E-depot of vernietigen)

• Documenten meteen verwijderen wanneer bevestiging van E-depot binnen is

• Aannemen dat als er iets misloopt het bij jou ligt

Vragen

• Toerisme Vlaanderen werkt met 1 sitecollectie

• De SP-omgeving werkt met folders en niet met metadata, omdat de standaardmetadata voldoende zijn voor archivering in het E-depot. Er wordt wel gewerkt met documentensets.

• Het aflopen van de actielijst gebeurt door de informatiebeheerder

• Het systeem geeft op basis van de serie aan of het vernietigd mag worden of overgedragen naar het E-depot

• De stukken worden verzameld in een dossier. Het zijn niet allemaal losse stukken in het E-depot

• Voor het raadplegen van de stukken moet men wel inloggen op het E-depot. In het E-depot zijn er verschillende profielen aangemaakt. Het rechtenbeheer gebeurt dus niet via Azure

• Vraag: Toerisme Vlaanderen werkt op stukniveau. Is het dan geen risico dat je stukken in een dossier gaat vernietigen als het dossier in zijn geheel nog langer bewaard moet worden?

  • Antwoord: Nu is er een 7 jaar label geactiveerd voor een aantal diensten. De informatiebeheerder geeft dit op basis van de actielijst nog wel mee aan het diensthoofd voor vernietigen

• Vraag: Hoe duurzaam is deze aanpak?

  • Antwoord: Nu zijn er regels dat er geen nieuwe sites mogen aangemaakt worden zonder goedkeuring van de informatiebeheerder. Elk departement heeft een private omgeving (MS Teams) en een publieke site. De Teamsomgeving is voor projecten en dus tijdsgebonden. Na afloop van een project moet dit gearchiveerd worden.

• Vraag: In welke mate is de ontwikkeling herbruikbaar?

  • Antwoord: Het is volledig ontwikkeld op maat van Toerisme Vlaanderen

  • Voorstel DAV: samenzitten met een aantal gebruikers en Toerisme Vlaanderen om te kijken of er bepaalde stukken generiek en herbruikbaar zijn. Toerisme Vlaanderen staat hier voor open. De SP-integratie is in principe herbruikbaar mits extra configuratie

Presentatie: “Integratie in de pijplijn: Spotbooking” (Berdien De Roo, Geosparc)

Spotbooking biedt burgers en organisaties een digitale, eenvoudige, gebruiksvriendelijke en modulaire oplossing om innames openbaar domein, terrassen, toegangen,… aan te vragen, te verwerken en te handhaven binnen een lokaal bestuur. Het is een SaaS-platform en beschikt over verschillende aanvraagmodules. Het is gekoppeld met verschillende andere softwarepakketten, van betaalplatform over digitale handtekening tot ANPR-software. Het maakt waar mogelijk gebruik van Vlaamse bouwstenen, zoals Mijn Burgerprofiel. Ondertussen zijn er meer dan 45 lokale besturen aangesloten.

Koppeling met DAV

Spotbooking maakt dossiers en stukken aan in e-Depot, gekoppeld aan vooraf gedefinieerde series. :

• Serie = vergunningen van bepaald type

• Dossier = afgeleverde of geweigerde vergunning

• Stuk = vergunningsdocument en bijlagen -> enkel voor goedgekeurde aanvragen

Proces

Evolutie en status

• Use case voorgesteld aan DAV

• Functionele analyse

• Afstemming functionele analyse en technische aspecten

• Technische analyse

• Validatie door pilootklanten: Gemeente Evergem en Stad Mechelen

• Ontwikkeling: is zo goed als rond

• Test in T&I-omgeving

• Validatie

• Gebruik in productie: is niet alleen voor pilootklanten, maar voor alle klanten

Voordelen

• Volledige ontzorging

• Geautomatiseerde archivering

• Alle vergunningen worden centraal gearchiveerd

Vragen

• Vraag: Worden alle gegevens lokaal verwijderd na opname in het E-depot?

  • Antwoord: Voorlopig alleen doorsturen en alles wordt nog bij Geosparc bewaard. Er wordt nu een link naar het E-depot toegevoegd. Op termijn is het wel de bedoeling om alles lokaal te deleten

• Vraag: Wat is de prijszetting met en zonder archivering?

  • Antwoord: Er zijn momenteel 2 opties: een licentiemodel met opstartkost en een pay per use model

• Sluitingsdatum van een dossier is het einde van de inname en niet de datum waarop de vergunning toegekend is

• Een handhavingsdossier is een nieuw dossier. Verlenging van een vergunning is geen probleem

• Rechten worden op serieniveau geregeld door het lokaal bestuur

Terugkoppeling over stage (Robert Vanormelingen)

Robert Vanormelingen is een stagiair bij DAV van de master-na-master opleiding Archivistiek (VUB). Hij zal de volgende cases aanpakken in samenwerking met de gemeente Balen:

1. (Sjabloon)series in kaart brengen voor een zorgbedrijf/woonzorgcentrum voor Balen, Eeklo en Leuven

2. Uitwerken van een plan van aanpak voor de archivering van een database (Careconnect Care & Careconnect Admin) met bewonersgegevens van een zorgbedrijf/woonzorgcentrum. Deze toepassing wordt in 2026 uitgefaseerd. De informatie zal gearchiveerd worden in het E-depot van DAV

Statusupdate 2024

Release 2024-1

• Twee migraties (op infrastructuurniveau en van data wegens wijzigingen aan het datamodel (openbaarheid)) hebben een zware impact gehad op de load, waardoor alle gebruikers problemen ervaarden. Als oplossing is het systeem meerdere keren opgeschaald

• Communicatie moet beter: verbeteracties worden in kaart gebracht en suggesties zijn welkom: digitaalarchief@vlaanderen.be!

• Bij de volgende release zal de applicatie geen downtime mee hebben

Wensen en prioriteiten

• DAV verzamelt feedback via tickets in onze servicedesk, e-mail en 1-1 (MS Teams, mondeling,… )

• Wat doen we met deze feedback?

  • Opname op backlog met status en prioriteit

  • Afwegingskader: hoe generiek is de nieuwe feature, in welke mate is het blokkerend voor de werking, welke impact heeft het op de gemaakte keuzes/business logica?

  • Overleg ‘projectoplossingen’ bij begeleidingstrajecten

  • Wishlist = lijst bij leverancier

  • ‘Projectoplossingen’ = eenmalige ingrepen / ‘workarounds’ om stilstand te vermijden

  • Ontvangen feedback:

    • Bug wordt in ieder geval opgenomen

    • Items die reeds op wishlist staan

    • Reeds uitgevoerd of gepland

    • Enkele zaken nog onduidelijk > bespreking

• Feedback groepsgesprek:

  • Verwachting betere weergave van dossiers – submappen – stukken (hiërarchie)​:

    • E-depot slaat alles plat (zonder hiërarchie)

    • Filters staan nu gesorteerd op grootte en dit is heel verwarrend voor gebruikers. Weergave van de filters zou moeten zijn zoals het oorspronkelijk dossier ingedeeld was (zowel voor E-depot als de DAV-portalen)

      • Opmerking DAV: dit is wel mogelijk via API

    • Weergeven van filters aan de hand van de processen

      • Opmerking DAV: dit is nu al mogelijk in het Serieregister

  • Verwachting gebruiksvriendelijkheid filters:

    • Nu linkerkolom met allemaal filters

    • Mogelijkheid om filters te personaliseren en om een standaardfilter in te stellen (zowel voor E-depot als de DAV-portalen), bv. standaard openen op dossiers of standaard filteren op een bepaalde dienst

    • Mogelijkheid om filters dicht te klappen

    • Verbeteren van ‘Uitgebreid zoeken’: dit is niet altijd even duidelijk en is weinig tolerant voor typfouten

    • Openen van een nieuw tabblad bij zoeken

  • Check op dubbele objecten (dossiers/stukken):

    • Puur op naam of bestandsextensie of opslagvolume of combinatie?

    • Hierover is er geen unanimiteit: bij namen die op elkaar lijken, binnen dossier en niet in aparte dossiers, op dossiernaam binnen dezelfde serie, via MD5 checksum op dossier,…

  • Koppeling met SharePoint:

    • Er wordt de vraag gesteld of bepaalde zaken van Toerisme Vlaanderen kunnen gedeeld worden met andere organisaties?

      • DAV zal samenzitten met Toerisme Vlaanderen om te kijken wat er hergebruikt kan worden en hoe dit kan toegepast worden voor organisaties die een eigen tenant beheren en organisaties die op een VO-tenant zitten

      • Er is bij ABB ook iemand die kan tonen hoe series in SP kunnen worden binnengetrokken.

    • Ontbreken van rapport en logfile of upload gelukt is of niet

Rapportering

• Rapportering via dashboard in Tableau (datawarehouse) is een alternatief voor rapportering in E-depot > uitgebreider en op termijn flexibeler

• Hoe?

  • Beschrijvende metadata ophalen via OAI-PMH

  • Verschillende stappen:

    • Stap 1: Metadata ophalen uit E-depot en opslaan in database;

    • Stap 2: Van database naar Azure Redshift (‘tussenstation’)

    • Stap 3: Koppeling met Tableau​

• Scope:

  • Eenrichting: Objecten in E-depot niet benaderbaar vanuit dashboard​

  • Dashboard per E-depot klant in Tableau

  • Frequentie = dagelijks

• Uitdagingen:

  • Stabiele connectie om data in datawarehouse te krijgen​

  • Dashboard én toegang voor elke afzonderlijke, externe organisatie​: voor de VO zijn er generieke licenties, maar niet voor lokale besturen. Worst case bezorgen we een export in Excel of CSV. DAV is dit nog aan het bekijken

• Verdere stappen:

  • Eind mei: online bevraging naar rapporteringsbehoeften

  • Media juni: verwerking feedback - op punt stellen van bèta versie van dashboard - uittekenen proces voor doorontwikkeling

  • November: start met piloten + indien van toepassing: digitale bijeenkomst over discussiepunten

  • December: uitrol/beschikbaar stellen van rapportering

• Vraag: Waarom gekozen voor Tableau?

  • Antwoord: Omdat we dit binnen Het Facilitair Bedrijf als standaardtool gebruiken. In Tableau zal het wel mogelijk zijn om exports in Excel of CSV te doen

Terugkoppeling DAV servicedesk

• Vooral meldingen rond ingest via FTPS, services (wachtrij, verwerking), configuratiefout tenant, impact migratie, taken en downloaden/raadplegen in browser (ook API)

• Statusupdates via applicaties:

  • Confluence: Gebruikersomgeving Digitaal Archief Vlaanderen  ​

  • Topdesk: https://digitaalarchief.topdesk.net ​

DAV toekomst

Gebruikersgroep in de toekomst:

• Najaar 2024: digitale bijeenkomst ​29 november 2024​

• Voorjaar 2025: fysieke bijeenkomst​

  • Groter event waarbij alle gebruikersgroepen van de DAV-platformen op 1 dag zullen plaatsvinden​

    • Plenaire sessie met daarbij de algemene roadmap/planning die van belang is voor alle platformen​

    • Specifieke sessies per platform​

    • Break-outsessies gericht op kennisdeling/ervaringsuitwisseling​

Algemene vragen

• Vraag: Wat is de timing voor de migratie van analoog archief naar E-depot?

  • Antwoord: De tussenoplossing is dat DAV alles van analoog archief zelf gaat migreren. De migratie zelf wacht nog voor een stuk op fase 2 van de SIP Creator. Als DAV nu sjablonen ontvangt die goed zijn, dan kunnen we deze in principe deze week nog insturen voor productie. De bedoeling is om klaar te zijn in de zomer en vanaf september te starten met de testing