Wat is Documentenkluis

Functionaliteiten

Documentenkluis is een platform dat het mogelijk maakt om documenten te archiveren zonder dat ze gekoppeld zijn aan een dossier. Dit is handig voor documenten die geen specifieke context hebben, maar wel belangrijk zijn om te bewaren. Documentenkluis creëert dan ook ‘wees’documenten. Dit is ook de naam van het objecttype binnen het platform.

Met Documentenkluis kan een externe toepassing documenten wegschrijven binnen een bepaalde classificatie. Een classificatie is een categorie die aangeeft wat voor soort document het is, bijvoorbeeld een factuur, een contract of een verslag. Door een classificatie toe te kennen, worden de toegangsrechten en de bewaartermijn van het document automatisch bepaald. Zo wordt ervoor gezorgd dat alleen de juiste personen of organisaties het document kunnen raadplegen, en dat het document niet langer wordt bewaard dan nodig is.

Documentenkluis beschikt niet over een UI (user-interface). Het betreft dus een pure 'machine-to-machine oplossing. E-depot afnemers kunnen via de UI van het E-depot wel via die weg de weesdocumenten raadplegen en deze ook koppelen aan dossiers.

Classificaties

Elk weesdocument moet gekoppeld worden aan een classificatie.

Een classificatie is een manier om documenten te ‘ordenen’ en te beheren. Een classificatie bestaat uit verschillende elementen die informatie geven over de documenten die eronder vallen. Concreet bevat een classificatie de volgende info:

• Een naam van de classificatie

• Een beschrijving, deze zorgt ervoor dat het duidelijk is welke type informatie onder deze classificatie wordt gebracht

• Bewaartermijn

• Bestemming (aanduiding of de documenten permanent te bewaren zijn of niet)

• Informatie over de gevoeligheid van de documenten

  • Aanduiding van de informatieclassificatie

  • Aanduiding van de types persoonsgegevens die aanwezig zijn

• Informatie m.b.t. de toegang

  • Betreft het openbare info, indien niet na hoeveel tijd mag de info openbaar gemaakt worden (openbaar = toegankelijk voor iedereen zonder rekening te houden met rechten)

  • Mag de informatie ontsloten worden via:

    • Publieksportaal van DAV

    • Mijn Burgerprofiel

    • O.b.v. de ID van het document (documentspecifieke URL, bv. QR-code)

Tot slot bepaalt de classificatie welke (bijkomende) metadata meegegeven moet/kan worden. De volledige lijst van classificaties is te raadplegen op: https://vo-hfb.atlassian.net/wiki/spaces/GDAV/pages/48463874.

Gebruik maken van Documentenkluis

Aansluitingsprocedure

Er zijn 2 scenario’s

1. Nieuwe klant van Digitaal Archief Vlaanderen​

   • Ondertekening van de hoofdovereenkomst van DAV

   • Bestelbon specifiek voor ontsluiting van de documentenkluis moet ondertekend worden en aan digitaalarchief@vlaanderen.be bezorgd worden​. Dit betekent dus dat er geen andere diensten m.u.v. documentenkluis worden geactiveerd.

2. Bestaande klant van Digitaal Archief Vlaanderen ​

   • Hoofdovereenkomst is reeds getekend​

   • Bestelbon specifiek voor ontsluiting van de documentenkluis moet ondertekend worden en aan digitaalarchief@vlaanderen.be bezorgd worden​

Na ondertekening van de overeenkomst start Digitaal Archief Vlaanderen samen met de eigenaar van de desbetreffende toepassing waarmee de integratie wordt opgezet de praktische en technische aansluiting op.

Doorlooptijd bij aansluiting

De doorlooptijd voor de praktische en technische aansluiting, bij een reeds bestaande integratie, is gemiddeld 3 weken.

De doorlooptijd voor een nieuwe integratie is afhankelijk van de ontwikkeltijd aan de zijde van de integrerende toepassing. De doorlooptijd aan de zijde van Digitaal Archief Vlaanderen blijft gemiddeld 3 weken.

Kostprijs

Facturatie van schrijf- en opslagkosten zijn per bewaargever of archiefvormer. Dit dient op voorhand meegegeven te worden aan DAV bij opzet van de integraties.

• Tenant/omgeving per organisatie (elke organisatie is een andere juridische entiteit/klant van DAV).

• Een organisatie wordt binnen DAV een bewaargever genoemd. Een bewaargever kan meerdere ‘archiefvormers’ hebben. Bv. gemeente Laakdal is de bewaargever en kan zowel zichzelf (gemeente Laakdal) als archiefvormer hebben als het OCMW Laakdal.

• Op deze manier kan, indien nodig, een onderscheid gemaakt worden tussen ‘data-owners’ binnen dezelfde tenant

Informatie voor integrerende partijen

Archiveren van ‘wees’documenten

• Authenticatie van de applicatie loopt via OAuth

• Integrerende applicatie roept documentenkluis end-point op en geeft volgende data mee:

  • Bestand

  • record id van de classificatie

  • Extern id voor het document

  • Andere metadata voor het document

• API-documentatie: REST API - Documentenkluis

Raadplegen van ‘wees’documenten

• De classificatie bepaalt wat de mogelijkheden zijn voor het desbetreffende weesdocument

  • Ontsluiting via MBP (vereist specifieke velden zoals rr-nummer)

  • Ontsluiting via publieksportaal DAV

  • Ontsluiting o.b.v. de ‘publieke URL’ (bv. a.d.h.v. een QR-code)

  • O.b.v. de API kan een andere toepassing ook instaan voor de ontsluiting

    • Raadpleeg de documentatie:REST API - Documentenkluis

Welke toepassingen gebruiken Documentenkluis

De toepassingen die reeds met Documentenkluis geïntegreerd zijn, zijn te vinden op: https://vo-hfb.atlassian.net/wiki/spaces/GDAV/pages/33914891.