Documentenkluis - geïntegreerde toepassingen
- quincy.oeyen
- koen.schuddinck
DigiPost-platform
Dit is het platform dat door Het Facilitair Bedrijf binnen de Vlaamse overheid gebruikt wordt om digitale post te verdelen. Meer informatie hierover is te vinden op: Digitalisering inkomende post | Vlaanderen.be
Waarom?
Door gebruik te maken van Documentenkluis, voldoen de analoge poststukken die gescand worden en via dit platform verdeeld worden aan de vereisten voor substitutie.
Welke classificaties worden gebruikt?
Post met een bewaartermijn van 1 jaar
Post met een bewaartermijn van 5 jaar
Post met een bewaartermijn van 10 jaar
Post met een bewaartermijn van 20 jaar
Post met een bewaartermijn van 30 jaar
Post met een bewaartermijn van 110 jaar
Hoe activeer ik deze integratie?
Je kan deze integratie enkel activeren als je organisatie gebruik maakt van het DigiPost-platform. Dit platform is enkel beschikbaar voor instanties van de Vlaamse overheid.
De integratie kan je activeren door te mailen naar facilipunt@vlaanderen.be en duidelijk te vermelden dat je de integratie Documentenkluis binnen het DigiPost-platform wil activeren. Een contactpersoon van DigiPost zal nadien contact met u opnemen om de administratieve zaken in orde te brengen. DigiPost en DAV brengen samen de technische en praktische zaken in orde.
Digitaal tekenen
Dit is de toepassing die Digitaal Vlaanderen aanbiedt als oplossing om digitaal te ondertekenen. Meer informatie hierover is te vinden op Digitaal Ondertekenen | Vlaanderen.be.
Waarom?
De toepassing plaatst een QR-code op het document. Die QR-code zorgt ervoor dat een document dat uitgeprint wordt, ook digitaal geconsulteerd kan worden. Een print van een digitale handtekening heeft namelijk geen rechtsgeldigheid. Door de QR-code te scannen kom je bij het digitale origineel uit.
Welke classificaties worden gebruikt?
handtekenmap keycode (bewaartermijn van 30jaar)
Hoe activeer ik deze integratie?
Deze integratie kan je activeren door een mail te sturen naar digitaalarchief@vlaanderen.be en ondersteuning.digitaaltekenen@vlaanderen.be. In deze mail moet de volgende info opgenomen zijn:
een ondertekend bestelformulier voor Documentenkluis en, indien je nog geen DAV-klant bent, ook de ondertekende hoofdovereenkomst. Deze documenten kan je vinden op de pagina Sjablonen.
duidelijk aangeven voor welke organisatie je de integratie wenst te activeren door het OVO-nummer te vermelden (je kan dit nummer opzoeken op Wegwijs Vlaanderen / Organisatieregister.
DAV en digitaal tekenen zullen onderling de technische en praktische zaken opzetten. Eenmaal de integratie opgezet is, wordt u op de hoogte gebracht.
CSsign
CSsign2.0, een oplossing van Cipal Schaubroeck, zorgt voor een geïntegreerde en rechtsgeldige digitale ondertekening van al uw documenten. Door een integratie van CSsign2.0 met Documentenkluis, blijven de digitale documenten ook na afdruk rechtsgeldig. Via een unieke QR-code die op elk document geplaatst wordt, is het steeds mogelijk om zowel de authenticiteit als de inhoud van het document te controleren.
Waarom?
De toepassing plaatst een QR-code op het document. Die QR-code zorgt ervoor dat een document dat uitgeprint wordt, ook digitaal geconsulteerd kan worden. Een print van een digitale handtekening heeft namelijk geen rechtsgeldigheid. Door de QR-code te scannen kom je bij het digitale origineel uit.
Welke classificaties worden gebruikt?
SignedDoc (bewaartermijn van 1j)
signeddoc3months (bewaartermijn van 3 maand)
Hoe activeer ik deze integratie?
Deze integratie kan je activeren door een mail te sturen naar digitaalarchief@vlaanderen.be en cssign@cipalschaubroeck.be. In deze mail moet de volgende info opgenomen zijn:
een ondertekend bestelformulier voor Documentenkluis en, indien je nog geen DAV-klant bent, ook de ondertekende hoofdovereenkomst. Deze documenten kan je vinden op de pagina Sjablonen.
duidelijk aangeven voor welke organisatie je de integratie wenst te activeren door het OVO-nummer te vermelden (je kan dit nummer opzoeken op Wegwijs Vlaanderen / Organisatieregister.
DAV en CSsign zullen onderling de technische en praktische zaken opzetten. Eenmaal de integratie opgezet is, wordt u op de hoogte gebracht.