SIP-Creator
- Julie Jordens
1 Wat?
De SIP-creator is een oplossing om de invoer van dossiers en stukken naar het E-depot te vereenvoudigen. Die invoer gebeurt door het aanmaken van een Submission Information Package (SIP). In de praktijk gaat het daarin om een .zip bestand, dat bestaat uit het metadatabestand met metadata van de dossiers en eventueel van de stukken en de dossiers zelf.
Het aanmaken en opladen van SIP’s in het E-depot gaat vereenvoudigd worden doordat de tool het eigen metadatamodel eenvoudig kan mappen naar het DAV-model, automatisch metadata kan uitlezen en invullen in het importsjabloon, SIPs genereren die conform zijn aan de vereisten van het E-depot en tenslotte de SIP op de FTPS-omgeving van de klant kan plaatsen, waarna deze opgepikt wordt door het E-depot.
Toepassingsgebied
De SIP-creator zal gebruikt kunnen worden in de volgende scenario’s:
Scenario 1: Elk dossier zit reeds geordend in een mappenstructuur. Er is een externe metadatafile aanwezig met extra metadata voor het dossier (deze file is niet conform het DAV-model)
Scenario 2: Er is 1 locatie met daarin ongeordende bestanden/stukken. Er is een externe metadatafile met metadata (niet conform het DAV-model) o.b.v. de externe metadatafile moeten de ongeordende stukken gestructureerd worden in dossiers (mappen).
Scenario 3: Elk dossier zit reeds geordend in een mappenstructuur. Er is geen externe metadatafile aanwezig.
2 De tool
2.1 Installatie
Via de Github kan je onder de SIP-Creator repository de code van de SIP-Creator downloaden en uitvoeren als ontwikkelaar (lees hiervoor zeker de README). Om de laatste release te installeren als gebruiker ga je naar de releases, hier vind je de laatste nieuwe versie van de applicatie.
Laatste nieuwe full versie: Release SipCreator v2.1.1 · DigitaalArchiefVlaanderen/DAV-SIPcreator
Om de SIP-Creator uit te voeren als gebruiker, download je het .exe bestand. Dit zet je best lokaal op je computer (en niet in cloudapplicaties als Microsoft OneDrive), in een aparte map die je eerst zelf aanmaakt. Door de .exe aan te klikken start je de applicatie. Je hebt hier geen admin rechten voor nodig. Als je bij het uitvoeren van de applicatie een foutmelding krijgt, werkt het vaak om de tool te installeren in de temporary folder op je C-schijf.
Voor installatie op W11 computers (voor entiteiten van de Vlaamse overheid die gebruik maken van de centrale dienstverlening):
Download de tool via Google Chrome
Maak een nieuwe folder aan op de C-schijf en zet de tool hier in voordat je ze opent
Mogelijk krijg je nog een foutmelding dat de applicatie niet uitgevoerd kan worden. Vaak is het mogelijk om op “meer informatie” te klikken. Dan wordt de mogelijkheid gegeven om “toch uitvoeren” aan te klikken. De kan de tool normaal geopend worden.
Opgelet (zowel voor W10 als W11)! Bij de Vlaamse Overheid (voor entiteiten die gebruik maken van de centrale dienstverlening) moet je de juiste rechten hebben om een .exe-bestand te downloaden. Vraag hiervoor het recht “Palo Alto Firewall – Download potentieel gevaarlijke bestandstypes” aan bij uw lokale beheerder.
Als lokaal bestuur of entiteit van de Vlaamse Overheid die niet gebruik maakt van de centrale dienstverlening moet je bij installatieproblemen je eigen IT-dienst aanspreken. Het gaat waarschijnlijk om een rechtenprobleem.
Indien je alle stappen doorlopen hebt en er is nog steeds een probleem bij de installatie, kan je best een ticket aanmaken bij de servicedesk.
2.2 Configuratie
In het eerste scherm is het nodig om via de knop “configuratie” de API en FTPS te configureren. Dit kan voor zowel de productie- als de testomgeving. Het is verplicht om de API te configureren, anders geeft de tool een foutmelding. API- en FTPS-credentials kan je bekomen door een ticket aan te maken in onze servicedesk: Inloggen (topdesk.net). De tool werkt als de FTPS niet geconfigureerd is, maar gaat dan een foutmelding geven als een SIP via de tool geüpload wordt. Het is wel mogelijk om dan de gemaakte SIP handmatig op te laden in het E-depot. Als de configuratie gebeurd is, wordt er een JSON-file toegevoegd in de bronmap. Het is dus niet nodig om elke keer de configuratie in te vullen, telkens als de SIP-Creator gebruikt wordt.
Het is mogelijk om via het tabblad “misc” aan te passen voor welke omgeving (test of productie) de SIP aangemaakt moet worden. Automatisch staat de productieomgeving als de actieve omgeving aangeduid. Ten slotte is het onder dit laatste tabblad ook mogelijk om aan te geven waar de SIP-Creator zijn SIP gaat opslaan.
De SIP-Creator zal dan, als de SIP klaar is, een mapje aanmaken met de naam “SIP_Creator” in de bronmap waarin de SIP-Creator staat.