Hoe het werkt het?
- koen.schuddinck
OAI-PMH koppeling
Via een OAI-PMH koppeling (Open Archives Initiative Protocol for Metadata Harvesting) halen we gegevens op uit alle tenants op Serieregister, E-depot (+ Archief overdragen) en Depotbeheer. Die gegevens worden opgeslagen in het Datawarehouse van het Facilitair Bedrijf en raadpleegbaar gemaakt in enkele Tableau-dasborden.
Van elk object (bijv. een serie, een stuk, een archiefdoos, een representatie…) dat gekend is binnen de toepassingen, kunnen metadata worden opgehaald en getoond. Het ophalen van nieuwe en gewijzigde objecten gebeurt steeds 's nachts. Wijzigingen de je dus vandaag uitvoert in een applicatie, worden daags nadien meegenomen in de rapportering. Voor meer directe opvolging van activiteiten dien je in te loggen in de applicaties zelf.
Inloggen
Controleer eerst of je in regel bent met de voorwaarden voor toegang tot de rapportering: Hoe krijg ik toegang?
Surf naar het dasboard: dav_edepot_entiteiten_v1.0: Views - Tableau Server.
Keuze inlogopties
Keuze organisatie
Kies voor welke organisatie je wenst in te loggen.
Wie lid is van een Selectiecommissie, heeft bij inloggen deze optie. Aangezien voor de Selectiecommissies nog geen rapportering is uitgewerkt, wordt hier geen dasboard getoond.
Startscherm (= dashboard)
Eens succesvol ingelogd, kom je het dasboard terecht. Je kan nu één van de views aanklikken.
Na inloggen en de selectie van een view op het dashboard zal je merken dat dit bij aanvang traag laadt.
We halen 24/24 (meta)data op over alle tenants heen. Al die data moet worden uitgefilterd naar de organisatie(s) waarvoor je inlogde.
Ook het toepassen van filters binnen een view zal in eerste instantie nog niet vlot verlopen.
Wees geduldig en laat de data even laden, het komt zeker in orde!
Views
Momenteel bieden we drie views aan.
OVERZICHT
Deze view geeft een overzicht van aantallen, opslagvolumes, type objecten en hun statussen.
Filteropties: organisatie, applicatie, aantallen of volume, type objecten (m.u.v. object type ‘SIP’) en periode (tijdlijn per kwartaal).
Weergave in tabellen en diagrammen.
Exportmogelijkheden.
SERIES
Deze view geeft een overzicht van series (naam en ID), hun statussen en aan welke series in het E-depot dossiers zijn gekoppeld.
Filteropties: op organisatie, applicatie, aantallen of volume, type objecten (m.u.v. object type ‘SIP’) en periode (tijdlijn per kwartaal).
Weergave in tabelvorm.
Exportmogelijkheden.
SERIES DETAIL
Geeft een overzicht van al je series en hun beheersmatige metadata.
Filteropties: organisatie, status, informatieclassificatie, bewaartermijn.
Weergave in tabelvorm.
Exportmogelijkheden.