Welke dienstverlening?

Doen we NIET

Opleiding of begeleiding voorzien

• De rapporteringssoftware die we gebruiken (Tableau) is ontworpen om gebruiksvriendelijk en intuïtief te zijn. We gaan ervan uit dat gebruikers zelfstandig met de software kunnen werken. Daarom voorzien we geen extra begeleiding of opleiding.

(Potentieel) gevoelige metadata ophalen.

• In het kader van interne afspraken op vlak van informatieveiligheid halen we geen inhoudelijke / beschrijvende metadata op die potentieel gevoelige informatie kan bevatten.

• Bijvoorbeeld: dossiernamen.

Maatwerk leveren op bestaande views.

• We bieden generieke rapportages aan meer dan 280 organisaties. Je suggesties en verbeteringen over de inhoud van de views zijn altijd welkom en kunnen worden gemeld via onze servicedesk. Wij zetten ons in om de rapporten kosteloos verder te ontwikkelen. Houd er echter rekening mee dat we geen maatwerk aanpassingen voor individuele organisaties kunnen verrichten.

• Aan opmerkingen die de werking van Tableau zelf betreffen kunnen we niet voldoen.

Doen we WEL

Geaggregeerde metadata ophalen

• Denk hierbij aan: aantal objecten, types objecten, opslagvolume, statussen, bestandsextensies…. Deze metadata worden weergegeven in grafieken, tabellen en diagrammen. Door het toepassen van filters kan je de gegevens verwerken tot een gewenst rapport.

Een standaard dashboard met verschillende views en exportmogelijkheden

• Momenteel zijn drie views beschikbaar:

  • View 1: Overzicht

  • View 2: Series + dossiers

  • View 3: Series beheersmatig

• Binnen elke view zijn exportmogelijkheden beschikbaar om de volledige view of een onderdeel (bijv. een specifieke grafiek) als .pdf, .xlsx, .csv of .png te downloaden.

Ontwikkeling en verbetering

• We volgen de inhoudelijke verbetering en ontwikkeling van het dasboard verder op. Je suggesties en verbeteringen kan je steeds doorgegeven via onze servicedesk.

• In de toekomst wordt het dasboard nog aangevuld met de volgende views:

  • Depotbeheer: overzicht met objecten, statussen en aantallen

  • Vernietiging analoog archief

Geregistreerde toegang

• De rapportering is een specifieke tool die ten dele ook de werking van je organisatie meetbaar maakt. Daarnaast is aan het verlenen van de toegang een manuele stap verbonden. Daarom vragen we om per organisatie een beperkt aantal personen op te geven.

• Organisaties zijn zelf verantwoordelijk voor het bepalen welke medewerkers toegang krijgen tot deze rapportering. Daarnaast dienen zij de actuele situatie te bewaken en zelf eventuele wijzigingen door te geven aan Digitaal Archief Vlaanderen.

Kosteloos

• Toegang verlenen, beschikbaar stellen, doorontwikkeling en verbetering worden kosteloos aangeboden.