Aard 

Functionaliteit / detailbeschrijving 

Wat verandert er? 

Nieuwe functionaliteit 

Integratie met externe bron: Odis. 

Voor het invullen van het veld ‘Archiefvormer’ heeft de gebruiker voortaan ook de optie om een organisatie uit de Odis-databank te selecteren. Odis bevat informatie over organisaties of intermediaire structuren, personen en families die in deze organisaties actief waren, gebeurtenissen en gebouwen verbonden met hun geschiedenis, periodieken en archieven van en over deze organisaties. 

Nieuwe functionaliteit 

Vrij tekstveld ‘Bewaarniveau’. 

De naam van het veld ‘verantwoordelijke bewaargever’ wordt hernoemt naar ‘Bewaarniveau’ en is een vrij tekstveld geworden (i.p.v. een keuzelijst). 

Verbetering 

Het veld bij het opgeven van een einddatum voor een serie heet voortaan ‘motivering’ (i.p.v. ‘commentaar’). 

/ 

Verbetering 

Specifieke foutmelding bij het invullen van de bewaartermijn. 

Bijvoorbeeld bij het invullen van de wettelijke en administratieve bewaartermijn, wanneer administratieve bewaartermijn <  wettelijke bewaartermijn, gaat het systeem concreet aangeven dat de administratieve bewaartermijn groter moet zijn dan de wettelijke. 

Verbetering 

In algemene zoek kan gezocht worden op vreemde tekens: + - && || ! ( ) { } [ ] ^ " ~ * ? : \ 

Voordien kreeg een gebruiker geen resultaten wanneer in de zoekterm een vreemd teken was opgenomen. 

Verbetering 

De velden ‘Hergebruik’ en ‘Licentie’ worden automatisch ingevuld wanneer het ‘Openbaarheidsregime’ wordt ingevuld. 

Bij ‘openbaar’ en ‘bekend gemaakt’ verschijnt er automatisch: ‘Herbruikbaar' en 'Modellicentie voor gratis hergebruik’. 

Verbetering 

Na het dupliceren van een serie en het wijzigen van de archiefvormer, mag de alternatieve naam van de oorspronkelijke archiefvormer niet blijven staan. 

/ 

Foutoplossing 

URI van een serie leidt gebruiker naar de detailpagina van de serie. 

Voortaan wordt een gebruiker in de rol ‘seriebeheerder’ naar de detailpagina van de serie geleid na aanklikken van de persistente URI. 

Foutoplossing 

Zoeken op tijdsperiode in uitgebreide zoek. 

Voortaan is het mogelijk om series op te zoeken op basis van begindatum, einddatum of een tijdsperiode. Achterliggend zijn de velden gedefinieerd als datumvelden.  

Foutoplossing 

Gepubliceerde serie gebruiken als sjabloon voor nieuwe serie. 

Het veld ‘Bewaarniveau’ wordt voortaan automatisch ingevuld met de organisatie van de ingelogde gebruiker. 

Foutoplossing 

Aanmaken van een sjabloonserie. 

Het veld ‘Bewaarniveau’ blijft voortaan leeg bij aanmaken van de sjabloonserie. 

Foutoplossing 

Weergave opties binnen een filter, na het selecteren van deze filter. 

De filter toont voortaan opties waarmee de zoekopdracht met deze filter verder wordt verfijnd.  

Foutoplossing 

Relaties gedefinieerd in E-depot stromen niet langer door naar Serieregister. 

/ 

Foutoplossing 

Suggesties voor ‘Bewaarniveau’ van een organisatie tonen. 

Vooraan worden de meest waarschijnlijke suggesties, op basis van de invoer, getoond i.p.v. alle suggestie. 

Foutoplossing 

Bij het aanmaken van een serie worden de verplichte velden geaccentueerd. 

Voortaan kleuren verplichte velden niet langer volledig rood, maar worden ze geaccentueerd met een ‘*’. 

Foutoplossing 

Trefwoorden ingegeven in de uitgebreide zoek blijven bewaard na refreshen van de pagina. 

/ 

Aard 

Functionaliteit / detailbeschrijving 

Wat verandert er? 

Nieuwe functionaliteit 

Op het dashboard staat een link naar de Track&Trace (T&T) applicatie. 

Bij gebruikers die afnemer zijn van Depotbeheer is standaard een link naar de Track&Trace applicatie te zien op het dashboard van het E-depot. 

Nieuwe functionaliteit 

Nieuwe functionaliteit 

Na scannen op vraag wordt een digitale representatie aan een analoog stuk gehangen. De gebruiker die de aanvraag indient, krijgt hiervan een melding te zien bij zijn notificaties. 

/ 

Nieuwe functionaliteit 

Een analoog dossier creëren of importeren. 

Het systeem maakt bij creatie of import automatisch een analoog stuk met representatie aan. 

Nieuwe functionaliteit 

Een extra analoog stuk toevoegen aan een (gepubliceerd) analoog dossier. 

Naast het automatisch gegenereerde analoog stuk, bij creatie of import van een analoog dossier, kan een gebruiker ook een (extra) analoog stuk aanmaken. 

Nieuwe functionaliteit 

Als een gebruiker een analoog dossier aanvraagt, dan worden alle beschikbare stukken (met status ‘in depot’ binnen het dossier automatisch toegevoegd aan de aanvraag. 

/ 

Nieuwe functionaliteit 

Door scansoftware wordt een bestand opgeladen, wat mislukt. 

De gebruiker krijgt een betekenisvolle melding dat het opladen mislukt is. Het bestand wordt niet opgenomen in het E-depot (als digitale representatie onder een analoog stuk). 

Nieuwe functionaliteit 

Een organisatie met alleen toegang tot de applicatie Depotbeheer kan geen digitale dossiers en bestanden invoeren in het E-depot. 

Een organisatie met alleen toegang tot de applicatie Depotbeheer kan alleen analoge dossiers aanmaken. 

Een foutmelding wordt getoond bij: 

• het opladen van een sip met digitale bestanden, 

• het opladen van digitale stukken.  

Nieuwe functionaliteit 

Modificaties aan de tab ‘Stukken’ en lijst van representaties, binnen de detailpagina van een dossier. 

Modificaties: 

• Voortaan heet de tab ‘Inhoud’ (i.p.v. ‘Stukken’) 

• Een cluster van stukken is gevisualiseerd door middel van een symbool:  

• Voor digitale stukken wordt de kolom ‘Formaat’ getoond, met daarin de bestandsextensie van een digitaal stuk. 

Voor een analoog stuk is de waarde in deze kolom ‘Analoog’. 

• De waarde van kolom ‘Bestandsgrootte’ voor analoge stukken is ‘-‘. 

Verbetering 

Aanvulling opties voor ‘Specifiek’ veld in uitgebreid zoeken. 

‘Specifiek veld’ in de uitgebreide zoek heeft voortaan ook de opties:  

• Path stuk 

• Path in tags stuk 

Verbetering 

Vermelding dat rapportering betrekking heeft op situatie van twee dagen geleden. 

Bij het opvragen van rapportages ‘Aangroei over tijd’ en ‘Totale aantallen’ wordt gemeld dat rekening moet worden gehouden met twee dagen vertraging. 

Verbetering 

Selecteren van tijdsperiode voor rapportering. 

Voor het opmaken van rapporten is het mogelijk om via een kalender iedere gewenste tijdsperiode in te stellen waarvoor een gebruiker rapportering wil opvragen. 

Verbetering 

Tab Historiek. 

In de tab Historiek is ‘record’ vervangen door ‘object’. Zowel voor dossiers en stukken met status ‘concept’ als ‘gepubliceerd’. 

Verbetering 

Rol medewerker. 

Voortaan heet de rol kortweg ‘medewerker’ (i.p.v. ‘medewerker informatiebeheerder’). 

Verbetering 

Dossier met bestemming ‘Bewaren’ behoeft geen ‘Voorziene vernietigingsdatum’. 

/ 

Verbetering 

Lijst archief bevat kolommen met essentiële informatie over dossiers, stukken en representaties. 

Aan de lijst is een kolom ‘bevat analoge representaties’ toegevoegd (naast de bestaande kolommen: type, status, bestemming, acties). 

Verbetering  

Verlenging bewaartermijn van een dossier waarvan de bestemming na uitvoering van de steekproef is gewijzigd naar ‘te evalueren voor vernietiging’.  

Voortaan is het mogelijk om de bewaartermijn van een dergelijk dossier (dus te evalueren voor vernietiging na het uitvoeren van de steekproef) te verlengen. 

Foutoplossing 

Rol ‘medewerker’ en bijhorende functies: medewerker mag geen bewerkingen kunnen uitvoeren. 

Voor de rol ‘medewerker’ is de knop ‘bewerken’ niet meer zichtbaar bij Acties en op de detailpagina van een stuk. 

Foutoplossing 

Filters van zoekopdracht blijven bewaard wanneer terug wordt genavigeerd. 

Voorheen werden de filters gewist als een gebruiker vanaf een pagina terug navigeerde naar het oorspronkelijke zoekscherm. 

Foutoplossing 

Vooraf gedefinieerde zoektermen in de uitgebreide zoek. 

De term ‘Bewaarniveau’ wordt niet langer getoond in het overzicht, omdat deze niet wordt gebruikt binnen het E-depot. 

Foutoplossing 

Rollen en functies. 

Voor een gebruiker die ingelogd is als medewerker is de link naar de Track&Trace niet langer zichtbaar. 

Foutoplossing 

Rollen en functies. 

Een gebruiker die is ingelogd als medewerker en naar de detailpagina van een dossier, tab inhoud navigeert, krijgt alleen stukken met status ‘geldig’ te zien en niet stukken met status ‘concept’. 

Foutoplossing 

Een als medewerker ingelogde gebruiker ziet niet langer de actieknop ‘Verwijderen’ op de detailpagina van een dossier. 

Voortaan is ook de uitgegrijsde actieknop niet meer zichtbaar voor de rol van medewerker. 

Foutoplossing 

Als informatiebeheerder wordt de actie ‘Invoer weigeren’ niet getoond in geval van analoge dossiers. 

De actie wordt niet langer getoond. 

Foutoplossing 

Gebruiker die geen toegang heeft tot bepaald object moet, na klikken op de link van dat object, de melding krijgen dat hij geen toegang heeft. 

/ 

Foutoplossing 

De taak ‘Corrigeer dossier’ voor de rol Archiefbeheerder is niet meer zichtbaar nadat de taak effectief is uitgevoerd. 

/ 

Nieuwe functionaliteit

Beschrijvende metadata van een gepubliceerde serie raadplegen.

Een gebruiker kan de beschrijvende metadata van alle gepubliceerde series raadplegen in het Publieksportaal.
Het is mogelijk om op de detailpagina van een dossier of een stuk de beschrijvende metadata van de bijhorende serie op te vragen.

Aard 

Functionaliteit / detailbeschrijving 

Wat verandert er? 

Nieuwe functionaliteit 

Sjabloonseries 

De selectiecommissies kunnen series aanmaken die gebruikers vervolgens als template kunnen toepassen voor het aanmaken van een nieuwe serie. 

Nieuwe functionaliteit 

Notificaties 

Deze lijst toont volgende notificaties: 

• De serie die ik heb afgesloten, is door de informatiebeheerder goedgekeurd. 

• De serie die ik heb afgesloten, is door de informatiebeheerder afgekeurd. 

• De serie die ik heb gereviewed, is gepubliceerd. // De serie die door een seriebeheerder werd gereviewed, is gepubliceerd. 

• De serie die ik heb ingediend, is gepubliceerd. 

• De serie die ik heb ingediend, is gepubliceerd. // De serie die door een seriebeheerder werd ingediend, is gepubliceerd. 

• De serie die ik heb ingediend, is gepubliceerd. // De serie die door een seriebeheerder werd opgevolgd, is gepubliceerd. 

• De serie die ik heb opgevolgd, is gepubliceerd. 

• De serie die ik heb gereviewed, is door de informatiebeheerder goedgekeurd. 

• De serie die ik heb opgevolgd, is door de informatiebeheerder goedgekeurd. 

• De serie die ik ter correctie teruggestuurd heb, is door de seriebeheerder verwijderd. 

• De serie die door de SC ter correctie teruggestuurd is, is door de informatiebeheerder verwijderd. 

• Een sjabloonserie werd gepubliceerd 

• Een sjabloonserie werd verwijderd 

Deze lijst is enkel beschikbaar voor de informatiebeheerder en de archiefbeheerder. De medewerker heeft geen toegang tot deze lijst. 

Improvement 

Reviewen of opvolgen van een serie zonder evaluatie door selectiecommissie 

De gebruiker kan de attributen omtrent openbaarheid, hergebruik, veiligheid, privacy en extra informatie wijzigen zonder de serie te moeten laten evalueren door de selectiecommissie. 

Improvement 

Dashboard  

Op het dashboard worden voor de informatie- en seriebeheerder de meest recentste notificaties getoond. 

Improvement 

Linkernavigatie 

In de linkernavigatie is de lijst met gepubliceerde series opgesplitst in een lijst met de sjabloonseries en een lijst met alle andere gepubliceerde series. 

Improvement 

Integratie met organisatieregister /Wegwijs Organisatie 

De gebruiker kan in de applicatie Organisatieregister / Wegwijs Organisatie doorzoeken om indien gewenst de archiefvormer van een serie te wijzigen. 

Improvement 

Steekproefpercentage 

Bij de bestemming ‘bewaren van steekproef’ is het vrij tekstveld voor het meegeven van selectievoorschriften vervangen door een codelijst om een steekproefpercentage tussen 10 en 90 procent te kiezen. 

Improvement 

Hergebruik verplicht 

Het metadataveld hergebruik wordt verplicht aangezien dit veld zal bepalen of stukken van de dossiers uit de serie downloadbaar zullen zijn in het publieksportaal.  

Bestaande series zullen een migratietraject doorlopen waarover DAV apart naar alle bestaande klanten zal communiceren. 

Improvement 

Modellicenties 

Indien het regime hergebruik van de serie op herbruikbaar staat, zal er een modellicentie moeten meegegeven worden: 

• Creative commons zero verklaring 

• Modellicentie voor gratis hergebruik 

• Modellicentie voor hergebruik tegen vergoeding 

Improvement 

Opname in Burgerprofiel 

De gebruiker heeft de optie om op serieniveau te beslissen of de dossier opgenomen kunnen worden in Burgerprofiel waar de burger zijn/haar dossiers uit het E-depot kan raadplegen. 

Improvement 

Uitbreiding exportmogelijkheden 

In de invoerlijst en de lijst met gepubliceerde series kan de gebruiker via de aanvink-functie tot vijftig series selecteren en deze exporteren in een CSV-bestand. De optie om alle gepubliceerde series van één bewaargever te exporteren blijft behouden. 

Improvement 

Importsjabloon bulkimport 

Het importsjabloon is aangepast om de wijzigingen van het datamodel op te vangen hierbij is een codelijst ingebouwd voor de modellicenties. 

Improvement 

Publicatiebeslissing commissievoorzitter 

De commissievoorzitter zal van alle series die geëvalueerd zijn aan de hand van een kleurcode direct kunnen zien of de evaluatoren de serie integraal goed-, afgekeurd hebben of dat er twijfel is. 

Aard

Functionaliteit / detailbeschrijving

Wat verandert er?

Nieuwe functionaliteit

Stukken toevoegen aan gepubliceerd dossier

Een informatiebeheerder kan ontbrekende stukken toevoegen aan een gepubliceerd dossier.

In de linkernavigatie is onder ‘Invoer’ de lijst ‘Te archiveren stukken’ opgenomen.

De lijst ‘Te archiveren stukken’ is toegevoegd.

Nieuwe functionaliteit

Bestandsmap met stukken invoeren

Naast de mogelijkheid om individuele stukken in te voeren, is het mogelijk om een volledige bestandsmap met stukken te selecteren en in te voeren. De geselecteerde map mag submappen bevatten. Het systeem zal de individuele stukken selecteren en deze opladen. Er kunnen maximaal 50 bestanden tegelijk worden opgeladen.

Nieuwe functionaliteit

Stukken verwijderen uit een dossier in concept

Archiefbeheerders en informatiebeheerders kunnen individuele stukken verwijderen uit een dossier in concept.

Nieuwe functionaliteit

Recente notificaties tonen op dashboard en lijst ‘Notificaties’

Een archief- en een informatiebeheerder zien een lijst van de laatste ontvangen notificaties op het dashboard, d.i. een kennisgeving van een event waarvoor geen actie van de gebruiker is vereist. Een gebruiker kan vanuit een notificatie doorklikken naar het object. Een notificatie kan manueel worden verwijderd.

De lijst ‘Notificaties’ is toegevoegd.

Nieuwe functionaliteit

Bestemming ‘Bewaren van steekproef’ uitvoeren volgens percentage

De steekproef voor gepubliceerde dossiers met de bestemming ‘Bewaren van steekproef’ wordt uitgevoerd volgens het gedefinieerde percentage. Een percentage van de dossiers binnen de serie blijft bewaard en het overige deel kan worden vernietigd. Het systeem controleert of het aantal dossiers in de serie groter is dan de minimaal benodigde 100 om de steekproef uit te voeren.

Nieuwe functionaliteit

Tabblad ‘Historiek’

Op de detailpagina van een dossier en de detailpagina van een stuk is een tabblad ‘Historiek’ toegevoegd. Het tabblad is zichtbaar voor een archief- en een informatiebeheerder.

Het tabblad bevat alle geregistreerde acties uitgevoerd op het betrokken object, met vermelding van datum, actor, type event en eventueel commentaar.

Nieuwe functionaliteit

Vrij zoeken, filteren en uitgebreid zoeken in een dossier

Een gebruiker kan in de context van een dossier gebruik maken van een vrije zoekopdracht, filtering en een uitgebreid zoeken-functie. Deze nieuwe functies zijn beschikbaar:

• Op het tabblad ‘Stukken’ (voor een dossier),

• Op het tabblad ‘Representaties’ (voor een stuk).

Nieuwe functionaliteit

Bewaarde zoekopdrachten

Een archief- en een informatiebeheerder kunnen de parameters van een zoekopdracht (zoekterm, filter, uitgebreid zoeken) bewaren. De bewaarde zoekopdracht kan aan een voorgedefinieerde groep beschikbaar worden gesteld.

De bewaarde zoekopdrachten zijn enkel beschikbaar in de lijst ‘Alle objecten..

De knop ‘Bewaarde zoekopdrachten’ is in de linkernavigatie als onderdeel van het gebruikersprofiel opgenomen. De gebruiker kan de bewaarde zoekopdrachten die beschikbaar zijn als een lijst consulteren.

Nieuwe functionaliteit

Voorgedefinieerde zoekopdracht ‘Openbaarheid van dossiers’ en ‘Openbaarheid van stukken’

Een informatiebeheerder kan in de lijst ‘Alle objecten’ gebruik maken van de voorgedefinieerde zoekopdrachten ‘Openbaarheid van dossiers’ en ‘Openbaarheid van stukken’.

Nieuwe functionaliteit

Video- en image viewer

Video’s en afbeeldingen kunnen worden getoond in de browser.

Nieuw functionaliteit

Contactgegevens organisatie

De informatiebeheerder kan het e-mailadres noteren van de organisatie waarvoor hij is aangemeld. Dit e-mailadres zal worden gebruikt om aanvragen vanuit het Publiekportaal af te handelen.

In de linkernavigatie is onder ‘Beheer’ de knop ‘Contactgegevens’ toegevoegd.

Improvement

Relaties tussen dossiers

Tussen elk dossier – in eender welke status – is het mogelijk om een vooraf gedefinieerd relatietype in te stellen. De relatie kan ook worden verwijderd.

Improvement

Importsjabloon voor bulkimport

In het importsjabloon (Excel) is de volgorde van de kolommen bijgestuurd.

Improvement

API-documentatie

De API-documentatie is geactualiseerd, gecorrigeerd op enkele punten en verder verduidelijkt met enkele voorbeelden.

Bugfix

Gewijzigde extensie enkel op nieuwe dossiers

Wijzigingen aangebracht in een extensie op het niveau van de serie hebben geen effect op reeds aanwezige dossiers.

Bugfix

Rapportering

De rapporten laden sneller en worden correct weergegeven in de verschillende browsers.

Aard 

Functionaliteit / detailbeschrijving 

Wat verandert er? 

Nieuwe functionaliteit 

Met ACM inloggen of authenticeren 

We onderscheiden twee type gebruikers, nl. een niet-ingelogde burger en een ingelogde burger. Alles wat een niet-ingelogde burger kan, kan ook door een ingelogde burger worden uitgevoerd of gezien. Na het inloggen kan een burger de inhoud van bepaalde objecten (nl. dossiers/stukken met openbaarheid ‘Openbaar’) raadplegen en downloaden. 

Nieuwe functionaliteit 

Lijst objecten van één organisatie of van alle organisaties raadplegen 

Een burger kan een lijst van objecten raadplegen (1 organisatie). Vanuit de lijst is het mogelijk om de detailpagina van een dossier of een stuk te bekijken. 

Een burger kan een lijst van alle objecten raadplegen (alle organisaties). Vanuit de lijst is het mogelijk om de detailpagina van een dossier of een stuk te bekijken. 

Nieuwe functionaliteit 

Inhoud van dossier raadplegen 

Een niet-ingelogde burger kan de inhoud van een dossier raadplegen en de lijst van stukken in het dossier met een openbaarheid ‘Openbaar’ of ‘Bekendgemaakt’ bekijken en eventueel verdere acties uitvoeren. 

Nieuwe functionaliteit 

Metadata van dossier of stuk raadplegen 

Een burger kan de beschrijvende en de beheersmatige metadata van een dossier of stuk met openbaarheid ‘Bekendgemaakt’ of ‘Openbaar’ raadplegen. Dit is enkel mogelijk wanneer de bestemming van het dossier/stuk ‘Vernietigen’ is. 

Nieuwe functionaliteit 

Vrij zoeken en uitgebreid zoeken 

Een burger kan een algemene zoekopdracht uitvoeren: de beschrijvende metadata van een serie, dossier of stuk doorzoeken aan de hand van één of meerdere vrije zoektermen. 

Een burger kan een uitgebreid zoekopdracht uitvoeren: de beschrijvende metadata van een dossier of stuk doorzoeken aan de hand van een zoekopdracht op een specifiek veld of kan bepaalde velden combineren in de zoekopdracht. 

Nieuwe functionaliteit 

Vrij zoeken en uitgebreid zoeken in een dossier 

Een burger kan in de context van een dossier gebruik maken van een vrije zoekopdracht en een uitgebreid zoeken-functie om naar beschrijvende metadata van een stuk te zoeken. 

Nieuwe functionaliteit 

Resultatenlijst filteren 

De resultatenlijst kan worden gefilterd op enkele voorgedefinieerde velden en waarden. 

Nieuwe functionaliteit 

Resultatenlijst sorteren 

De resultatenlijst kan worden gesorteerd volgens enkele voorgedefinieerde mogelijkheden. 

Nieuwe functionaliteit 

Stuk in browser raadplegen 

PDF’s, video’s en afbeeldingen kunnen worden getoond in de browser. 

Nieuwe functionaliteit 

Stuk(ken) of dossier downloaden 

Een burger kan de inhoud van een dossier (enkel de stukken die als ‘Herbruikbaar’ gemarkeerd staan) downloaden. Ze kunnen hierbij selecteren welke stukken ze wensen te downloaden of kunnen meteen het volledige dossier downloaden. 

De persoonlijke downloadlijst geeft een overzicht van de aangevraagde downloads (stuk, dossier). 

Nieuwe functionaliteit 

Niet-herbruikbaar stuk aanvragen 

Een burger kan een stuk of dossier dat gemarkeerd is als niet-herbruikbaar aanvragen bij de desbetreffende bewaargever. 

De persoonlijke aanvraaglijst geeft een overzicht van de ingediende aanvragen (stuk, dossier).