Stap 2. Schonen

Wat is schonen?

Bij schonen van bijvoorbeeld dossiers bewaar je de dossiers zelf, maar verwijder je alle dubbels, blanco’s, kladjes, documentatie, nietjes, plastic …

Wat is schonen niet?

Schonen is niet hetzelfde als vernietigen. Bij schonen raak je niet aan de inhoud of de integriteit van het dossier.

Er moet dus geen rekening gehouden worden met de verschillende vernietigingsscenario’s en dat er ook geen gedateerde verklaring voor vernietiging dient bijgehouden te worden.

Schonen is niet het verwijderen van verschillende versies van een document.

Waarom schonen?

Schonen heeft een aantal voordelen:

• dossiers kunnen aanzienlijk teruggebracht worden in omvang.

• schonen draagt bij aan het duurzaam bewaren van analoog archief. Door schadelijke materialen zoals nietjes, paperclips, plastiek, … te verwijderen, kunnen deze ook geen invloed hebben op het papier.

• leidt tot plaatsbesparing.

• In een digitale context is de neiging om werkversies en dergelijke te bewaren vaak groter. Hierdoor wordt het moeilijk om snel terug de juiste informatie te vinden. Schonen zorgt voor meer overzicht.

• Het bespaart de depotmedewerkers een heleboel extra werk wanneer zij dossiers, die worden opgevraagd, inscannen.

Wat kan concreet verwijderd worden bij schonen?

Voorbeelden van stukken die verwijderd kunnen worden zijn:

• dubbels, kopieën, sjablonen, blanco’s en lege formulieren

• werkdocumenten met een louter tijdelijk belang, bv. circulaires, rekenbladen met tijdelijke taakverdelingen, ontvangstmeldingen, uitnodigingen voor vergaderingen … tenzij die van administratief-juridisch belang zijn

• drukwerk dat louter ter informatie werd toegevoegd (folders, brochures, documentatie, nieuwsbrieven …)

• Metalen hechtingsmechanismen (nietjes, paperclips ...)

• ringmappen en ordners (klasseurs), dus niet de inhoud, maar wel de map zelf

• plastiek en elastiek

• voorgaande en kladversies van een document, tenzij deze van belang zijn om de ontstaansgeschiedenis van een bepaald document of beslissing te reconstrueren. Bij wet- en regelgeving kan het bijvoorbeeld wel van belang zijn om voorgaande versies te bewaren.

• CD’s en Diskettes zijn digitale dragers en horen niet thuis in een analoog archief. Om deze correct te bewaren, dien je ze in te lezen en te bewaren of toe te voegen aan je digitaal archief.

Tips bij schonen

• maak afspraken bij de dossiervorming (voorbeeld: schoon bij het afsluiten van het dossier)

• schoon zowel het analoge als digitale archief

• schoon archief tijdens opruimdagen

• probeer ook pro-actief te werken zodat schonen niet moet worden uitgevoerd

• zet geschoonde info niet bij oud papier. Houd ook hier rekening met de gevoeligheid van de dossiers en de eventuele persoonsgegevens. Je kan in bepaalde gevallen best opteren voor een leverancier die je een certificaat van vertrouwelijke vernietiging kan afleveren.

• De Bostitch Calypso ontnieter is een handige tool om nietjes te verwijderen.

Open