Metadata Splitter

Open

De Metadata Splitter herschikt bestanden in een nieuwe mappenstructuur op basis van de metadata van deze bestanden. Om aan de slag te gaan, heb je de volgende zaken nodig:

• Een map met daarin de bestanden die je wilt herstructureren

• Een Excel-bestand waarin alle bestanden beschreven zijn

Inhoud

Hoe moet mijn originele map eruit zien?

Alle bestanden die je wil gaan herschikken moeten in een map zitten zonder extra onderverdelingen in mappen. Wanneer je een map selecteert met op het hoogste niveau losse bestanden en mappen met daarin bestanden zal de applicatie enkel kijken naar de losse bestanden op het hoogste niveau.

Hoe moet mijn Excel-bestand eruit zien?

Enkel over de eerste kolom van het Excel-bestand zijn er regels. Deze kolom moet de bestandsnamen van de bestanden in de geselecteerde map bevatten. Hierbij moet de extensie ook aanwezig zijn achter de bestandsnaam. Alle andere kolommen zijn vrij uit te kiezen en in te vullen. Hoe meer kolommen, hoe meer metadata. Belangrijk! Geef elke kolom een titel in rij één van het Excel-bestand zodat de applicatie deze titels kan visualiseren in de applicatie.

Open

Stappenplan in de applicatie

STAP 1 – Selecteer de map waarin de bestanden staan die je wil gaan herschikken

• Klik in de bovenste regel helemaal rechts op het map-icoontje

• Selecteer de map waarin de documenten staan en klik op ‘OK’

• Wanneer je onderaan links op ‘Files’ klikt, zal de applicatie de bestanden uit de geselecteerde map oplijsten in de linker kolom van de applicatie.

STAP 2 – Selecteer het Excel-bestand waarin de metadata staan

• Klik in de tweede regel helemaal rechts op het icoontje

• Selecteer het Excel-bestand waarin de metadata staan en klik op ‘Openen’

• Wanneer je onderaan links op ‘Metadata’ klikt, zal de applicatie de types van metadata zoals benoemd in de eerste rij van elke kolom oplijsten in de linker kolom van de applicatie

STAP 3 – Selecteer map waarin de bestanden in de nieuwe structuur verdeeld zullen worden

• Klik in de onderste regel helemaal rechts op het map-icoontje

• Selecteer de map waarin de documenten in de nieuwe structuur zullen onderverdeeld worden en klik op ‘OK’. Belangrijk! Deze map mag niet dezelfde zijn als de map gekozen in regel 1 ‘Folder to split’

STAP 4 – Lees de metadata uit het Excel-bestand

• Klik onderaan links op ‘Metadata’, de applicatie zal de types van metadata zoals benoemd in de eerste rij van elke kolom oplijsten in de linker kolom van de applicatie

STAP 5 – Selecteer metadata-types om de nieuwe mappenstructuur op te bouwen

• Klik op een van de metadata-types in de linker kolom

• Klik op de driedubbele pijl naar rechts om een metadata-type naar de rechter kolom te verplaatsen. Je kan metadata-types ook verplaatsen door erop te dubbelklikken.

• Indien je meerdere metadata-types kiest, kan je deze in de rechter kolom ordenen. Dit doe je door een metadata-type vast te nemen en naar boven of onder te slepen.

• BELANGRIJK! De volgorde van de metadata-types in de rechterkolom is zeer belangrijk in het geval dat er meerdere types worden geselecteerd. De bestanden worden immers op het hoogste niveau onderverdeeld in mappen volgens het eerste metadata-type in de lijst. Binnen een map van het hoogste niveau in de nieuwe structuur worden bestanden vervolgens onderverdeeld in mappen volgens het tweede metadata-type in de lijst. In het voorbeeld links hiernaast is de mappenstructuur op het eerste niveau ingedeeld volgens metadata-type datum en op het tweede niveau volgens metadata-type trefwoord 1. Deze volgorde is bepaald door de volgorde in de rechter kolom van de applicatie

STAP 6 – schrijf de bestanden weg in de nieuwe structuur

• Klik onderaan rechts op ‘Write’

• De documenten worden vervolgens weggeschreven in de nieuwe mappenstructuur op basis van de metadata-types die je selecteerde. Je krijgt bovenaan in de linker kolom een melding te zien van het aantal nieuw gecreëerde mappen en het aantal gekopieerde bestanden.

• Fouten bij het kopiëren worden eveneens in het linker venster getoond.

• Bestanden die voor het eerste metadata-type geen waarde hadden, worden los in de ‘Destination’-map op het hoogste niveau gezet:

• Wanneer een bestand voor het eerste metadata-type een waarde heeft, wordt het weggeschreven in de desbetreffende map, maar als het geen waarde heeft voor het tweede metadata-type dat zal het los in de map van het eerste metadata-type weggeschreven worden zonder een submap te worden gezet.

Regels

De applicatie heeft enkele regels rond de waarden ‘Folder to split’, ‘MetaData’ en ‘Destination’ bovenaan de applicatie:

• Als het metadata invoer veld leeg is en er bestaat een file met dezelfde naam als de folder to split met de extensie .xlsx dan wordt deze ingevuld

• Als een file bestaat in de folder van het metadata invoer veld met de naam van de folder to split en de extensie .xlsx dan wordt deze ingevuld

• Als de destination folder input leeg is dan wordt de folder to split input overgenomen

• Als de destination folder gelijk is aan de folder to split dan wordt een subfolder ByMetaData toegevoegd

• Als de destination folder verschilt van de folder to split dan wordt een subfolder met de naam van de folder to split toegevoegd

Toepassen in SharePoint

Je kan een bibliotheek in Sharepoint in zijn geheel downloaden. Daarnaast kan je bovenaan klikken op ‘Exporteren naar Excel’.

De browser zal een query downloaden met daarin alle metadata van de bestanden uit de bibliotheek. Deze query kan je omzetten naar een bruikbaar Excel-bestand voor de Metadata Splitter via de volgende stappen:

• Dubbelklik op het query-bestand

• Excel zal geopend worden

• De Query zal direct omgezet worden naar kolommen en rijen in het Excel-bestand

• Je kan nu nog metadata gaan toevoegen, wijzigen of verwijderen

• Sla het bestand op als een Excel-bestand