8. Transportaanvraag en versturen importsjabloon

1 Aanvraag
2 Controle importsjaboon
3 Transport inplannen
4 Import

Aanvraag

Als je alle stappen hebt doorlopen, vul dan het formulier ‘Overbrengen archief naar Depot Vilvoorde’ in

Vermeld altijd duidelijk in het formulier wanneer er andere formaten, zoals bv. plannen, foto’s, etc., deel uitmaken van de overdracht. Informeer ons ook als je weet of een vermoeden hebt van mogelijke aantastingen aan dossiers (bv. dossiers afkomstig uit een vochtige kelderruimte, dossiers die aangetast zijn door dieren of schimmels).

In het formulier in Facilipunt kan je zowel het importsjabloon uploaden als specificaties meegeven over het transport. Je kan een datum voorstellen, maar hou er rekening mee dat dit kan wijzigen op basis van de planning van de transportfirma.

Controle importsjaboon

Er wordt gecontroleerd of je importsjabloon correct is ingevuld. Het gaat dan specifiek over de velden die hier beschreven staan: https://vo-hfb.atlassian.net/wiki/spaces/GAV/pages/138936456/3.+Beschrijven#Vul-het-importsjabloon-in.

Het Archiefdepot neemt dan contact met je op om eventuele feedback mee te geven.

Pas wanneer de feedback volledig is verwerkt, wordt er een transport ingepland.

Transport inplannen

Wij raden aan om je transport minstens 2 weken op voorhand aan te vragen. Hou er rekening mee dat bij het inplannen van het transport ook de beschikbaarheid van de transportfirma meespeelt.

Het Archiefdepot houdt je via mail op de hoogte en spreekt een exacte datum af.

Daarnaast kan je nuttige informatie en bepaalde voorwaarden toevoegen (bv. op deze locatie is er enkel op dinsdagen iemand aanwezig, er is een vrachtwagen met laadklep nodig, …). Breng de gestapelde palletten en/of postkarren naar de laad- en loskade de dag voor of van het transport.

Overdragen met eigen transport is mogelijk, geef dit duidelijk aan in je facilipuntmelding.

Import

De importsjablonen zullen door het Archiefdepot worden geïmporteerd in het E-depot. Je wordt gecontacteerd door het Archiefdepot wanneer de overgedragen dossiers opvraagbaar zijn.

Bij de import kan het zijn dat bepaalde zaken van het importsjabloon toch nog fout blijken te zijn. Als dit het geval is, wordt je opnieuw gecontacteerd.