4. Verpak de dossiers in zuurvrije archiefdozen

Owned by
emma giebens
Last updated: May 28, 2024

Dozen

Type: ICN 4 en ICN 3

Voor het bewaren van dossiers kies je voor stevige archiefdozen, zonder metaal en zonder bodemsluiting, met als maximale binnenafmetingen 385*260*114 mm. Via het raamcontract voor archiefdozen kan je archiefdozen bestellen die conform zijn aan de richtlijnen van het Archiefdepot, zowel voor korte als voor langetermijnbewaring. Specifiek gaat het over ICN 4 en ICN 3 dozen. Meer informatie over het raamcontract vind je op volgende website:

Raamcontract archiefdozen en verpakkingsmaterialen | Vlaanderen.be

Indien je deze niet aankoopt via het raamcontract, kies dan voor archiefdozen die aan dezelfde kwaliteitseisen voldoen.

Correct plooien dozen

  1. Bepaal wat de binnenzijde van de doos is en wat de buitenzijde. Je legt het karton met de buitenzijde naar beneden.

Het correct plooien van de dozen is uiterst belangrijk voor een goede bewaring. Plooi ze zodat de witte kant (= zuurvrije kant) de binnenkant is.

stap1.PNG

  1. Plooi de langste zijflappen naar binnen.

stap 2..PNG

  1. Plooi de zijde met de kortste zijflappen naar binnen. Schuif de korte zijflappen in de reeds geplooide zijflappen.

  1. Zet de archiefdoos recht en druk de klepjes van de buitenwand naar binnen.

  1. Plooi de nog ongeplooide zijflappen naar binnen en druk goed aan.

  1. Plooi de afgeronde flap door de gleuf om de doos te sluiten.

 

  1. Verluchtingsgaten

Vergeet niet de verluchtingsgaten volledig door te drukken.

 

 
Verpak de dossiers

Als de bestuursdocumenten nog (her)verpakt moeten worden, is het efficiënt om het registreren van de doosinhoud in het importsjabloon te combineren met het fysieke verpakkingswerk. Vermeng geen permanent te bewaren dossiers en te vernietigen dossiers in eenzelfde archiefdoos.

Wanneer je dossiers fysiek in dozen verpakt, let er dan op dat je niet te veel en niet te weinig in één doos steekt. Idealiter past er nog een hand tussen de dossiers en de doos.

Dit is belangrijk want:

  1. Te zwaar gevulde dozen kunnen scheuren

  2. Te licht gevulde dozen zorgen ervoor dat dossiers ineenzakken en vervormen

  3. Zowel te zwaar gevulde dozen als te licht gevulde dozen zorgen ervoor dat we de beperkte capaciteit van het Archiefdepot niet optimaal kunnen benutten.