3. Beschrijven
Beschrijvingen voorbereiden
Vooraleer je begint met het beschrijven van dossiers overloop je best volgende vragen:
Welke informatie heb ik of mijn collega’s nodig om de dossiers terug te vinden?
Welke metadata willen we toevoegen?
Hoe rekening met volgende zaken wanneer je dossiers beschrijft:
Geen afkortingen
Meer dan een dossiernummer
Unieke beschrijvingen
Je beschrijving geeft duidelijk weer waarover het dossier handelt, ook voor burgers en externen.
Geen spellingsfouten
Volg de E-learning HFB - Beschrijven van bestuursdocumenten voor meer informatie:
Evalueer voor elke overdracht met je informatiebeheerder of de dossiers op de juiste manier beschreven en verpakt zijn. Informatiebeheerders kunnen steeds ook tussentijds feedback vragen aan het Archiefdepot over gedeeltelijk ingevulde importsjablonen. Zo kan eventuele bijsturing tijdig gebeuren.
Beschrijven via een importsjabloon
Alle informatie over de applicatie E-depot kan je terugvinden op de Confluence Gebruikersomgeving Digitaal Archief Vlaanderen:
E-depot - Gebruikersomgeving Digitaal Archief Vlaanderen - Confluence (atlassian.net)
Om beschrijvingen te kunnen invoeren in het E-depot, heb je een goedgekeurde serie nodig in het Serieregister .
Het importsjabloon ophalen
Via deze applicatie is het mogelijk een importsjabloon te downloaden. Dit importsjabloon is gelinkt aan een gepubliceerde serie uit het serieregister. Omdat dossiers steeds aan één serie worden gekoppeld, dient men bij het ophalen van het sjabloon ook een serie te kiezen. Dit zorgt ervoor dat de extensies die zijn gekoppeld aan die specifieke serie ook zichtbaar zullen zijn in het Excel-sjabloon.
Ga naar het onderdeel ‘Beheer’ en selecteer de optie ‘Import sjabloon’.
Kies de serie waarvoor je dossiers wenst te importeren.
Klik op de actie ‘Import sjabloon downloaden’.
Het systeem zal het sjabloon als een download beschikbaar stellen.
Het importsjabloon een naam geven
Na het downloaden van het sjabloon geef je dit bestand de naam van de serie waartoe het behoort.
Vul het importsjabloon in
Bij het invullen van het importsjabloon vragen een aantal velden wat extra uitleg. Hieronder staan deze velden beschreven. Dit zijn ook de velden die absoluut moeten worden ingevuld.
Path in sip: Kopieer en plak de beschrijvingen uit de kolom naam.
Type: Wordt automatisch afgeleid van het ingegeven path in sip.
DossierRef: Wordt automatisch afgeleid van het ingegeven path in sip.
‘Analoog?’: Deze kolom in het importsjabloon is bedoeld om aan te duiden of het over een analoog dossier en stuk gaat.
Beschrijvende metadata:
Naam: Wanneer je een dossier beschrijft hou dan rekening met volgende zaken:
De naam mag NIET langer zijn dan 255 tekens
gebruik geen afkortingen
zorg dat je beschrijving uniek is (een beschrijving mag niet dubbel voorkomen)
let op schrijffouten
Gebruik geen “/” of “_” in je beschrijving
Openings- en sluitingsdatum: Gebruik hier enkel het toegelaten formaat: jjjj-mm-dd.
Origineel doosnummer: Vul het doosnummer in.