VAC Leuven (Dirk Bouts)
- emma giebens (Unlicensed)
- Aude Vranken
Flow afvoer archief naar Archiefdepot Vilvoorde (schematisch)
Archiefruimte/Werkvloer (→ Tussenplaats) → Laad- en loskade → Archiefdepot Vilvoorde
Belangrijkste kernpunten
Transport van archief gebeurt uitsluitend via pallets.
Vervoer van archief vanaf de werkvloer gebeurt enkel met een postkar.
Klanten zijn zelf verantwoordelijk voor het omwikkelen van pallets met krimpfolie.
(Aan)vragen dienen uitsluitend via Facilipunt te worden gesteld voor een snelle en efficiënte afhandeling, niet rechtstreeks via e-mail of andere kanalen.
Schonen en vuilbakken
Het schonen vindt plaats op de werkvloer. Klanten kunnen via Facilipunt (FP) vuilbakken aan vragen voor het schonen van archief: containers voor papier of vertrouwelijk papier. Na de aanvraag ontvangen zij een melding zodra de vuilbakken klaarstaan in de tussenruimte (gelegen vlak voor de laad- en loskade, zie verder in fiche). De archiefmapjes en andere mogen gedeponeerd worden in het restafval.
Indien door het schonen van archief een hogere schoonmaakfrequentie vereist is, kan dit aangevraagd worden via Facilipunt.
Bij problemen zoals de aanwezigheid van ongedierte (zilvervisjes, papiervisjes, knaagdieren, gevogelte) of schimmels, moet dit gemeld worden bij Facilipunt.
Archief
Praktisch
De klanten kunnen hun stock aan archiefdozen bewaren in de archiefruimte of, indien mogelijk, op de werkvloer zelf.
In het gebouw is een transpallet beschikbaar voor klanten, op aanvraag via Facilipunt, om volle paletten te verplaatsen van de archiefruimte naar de tussenruimte of de laad- en loskade. De transpallet heeft een vaste, gemarkeerde plaats in de tussenruimte.
Archief verplaatsen vanaf de werkvloer dient te gebeuren met postkarren. In het gebouw zijn 3 à 4 postkarren beschikbaar in de tussenruimte; indien nodig kunnen deze worden aangevraagd aan het onthaal. Archief dat met postkarren naar de tussenruimte of laad- en loskade wordt gebracht, moet daar op paletten worden overgeladen, aangezien transport uitsluitend op paletten plaatsvindt. Klanten zijn zelf verantwoordelijk voor het omwikkelen van de paletten met krimpfolie.
Per postkar kunnen maximaal 50 archiefdozen worden geplaatst. Een pallet biedt plaats aan maximaal 87 archiefdozen.
Archiefruimte en tussenplaats
De archiefruimte bevindt zich op de gelijkvloerse verdieping en bestaat uit vier aparte ruimten. Elke ruimte heeft een capaciteit van maximaal vijf paletten. De archiefruimte is niet vrij toegankelijk. Per entiteit is er een bepaalde lijst aan personen die toegang hebben. Toegang kan - mits argumentatie - voor een beperkte periode worden aangevraagd via Facilipunt. In één van de vier archiefruimten is er werkplek voorzien.
Tussenplaats (sas):
De tussenruimte, gelegen vlak voor de laad- en loskade, heeft een oppervlakte van ongeveer 40m². Deze ruimte wordt niet alleen gebruikt voor de opslag van archief, maar ook voor andere materialen. De toegang verloopt via het badgesysteem.
Paletten en postkarren worden in de archiefruimte of op de werkvloer gevuld. Daarna worden deze vervoerd naar de tussenplaats, tot het transport gereed is. Daar mag het maximaal drie dagen blijven staan in afwachting van transport. Zodra het transport beschikbaar is, wordt het archief naar de laad- en loskade gebracht en klaargezet voor verzending naar het Archiefdepot Vilvoorde.
De volgende afspraken zijn van toepassing voor de tussenplaats:
Er kunnen maximaal vijf volle paletten tegelijkertijd in de tussenplaats worden gestockeerd.
Paletten mogen maximaal drie dagen in de tussenplaats blijven staan.
Toegang tot de tussenplaats is uitsluitend toegestaan voor archiefmedewerkers.
Let op: De tussenplaats voldoet niet aan de vereiste kwaliteitsnormen, zoals beveiligde toegang en bescherming tegen mogelijke calamiteiten!
Laad- en loskade
Algemeen
De laad- en loskade bevindt zich aan de achterzijde van het gebouw en dient als vertrekpunt voor het transport naar Vilvoorde. Klanten brengen hun archief zelf naar de laad- en loskade, maar hiervoor is een voorafgaande aanvraag vereist. De gebouwverantwoordelijke coördineert het transport en ziet toe op de toegang.
Capaciteit
Maximaal tien paletten kunnen tegelijk op de loskade geplaatst worden.
Paletten mogen maximaal één dag van tevoren worden klaargezet op de laad- en loskade, op voorwaarde dat ze geen hinder veroorzaken. Het plaatsen van paletten moet tijdig worden afgestemd met de gebouwverantwoordelijke om conflicten door een teveel aan opslag te voorkomen.
Transport wordt aangevraagd via Facilipunt en wordt gecoördineerd door het onthaal en de gebouwverantwoordelijke. Zij nemen contact op met de klant. Het is verplicht dat de klant aanwezig is tijdens het transport.
Technische ondersteuning en externe teams
Voor storingen in de archiefruimte, zoals defecte verlichting, niet-functionerende rolarchieven, problemen met badges of technische ondersteuning, wordt een melding geregistreerd in Facilipunt.
Indien een extern team wordt ingeschakeld voor archiefactiviteiten, moet het Team Uitbating vooraf geïnformeerd worden. De volgende informatie moet worden doorgegeven:
Naam van de firma
Namen van de medewerkers
Duur van hun aanwezigheid
Eventuele nood aan parkeerplaatsen/badges/internet/werkplaats/…
Welke archiefruimtes zij zullen gebruiken
Contactgegevens
Voor de logistieke organisatie en het coördineren van de overdracht van archief vanuit het VAC Leuven naar het Archiefdepot in Vilvoorde is Joren Schotsmans, de gebouwverantwoordelijke het aanspreekpunt. Hij is het aanspreekpunt voor zowel klanten als medewerkers en staat in voor de opvolging van alle praktische vragen en transportaanvragen. Bij afwezigheid van Joren neemt het onthaal deze rol over.
Contactgegevens gebouwverantwoordelijke
E-mail: joren.schotsmans@vlaanderen.be
Telefoon: 04 96 37 64 11
Transportmeldingen kunnen gestuurd worden naar:
Vragen dienen niet rechtstreeks via e-mail of andere kanalen aan de gebouwverantwoordelijke te worden gesteld. Gelieve hiervoor Facilipunt te gebruiken, zodat uw vraag op een snelle en efficiënte manier kan worden behandeld.