Inhoud

Algemeen overdragen archief vanuit VAC Hasselt

1. Flow overdracht archief naar Archiefdepot Vlaamse Overheid in Vilvoorde (schematisch)

Archiefkelder/werkvloer ---> Archiefverwerkingslokaal 2A5 (optioneel) ---> Laad- en loskade

---> Archiefdepot Vlaamse Overheid in Vilvoorde

2. Algemene info archiefverwerking

3. Containers in VAC Hasselt

3.1 Standaard aanwezige containers

In VAC Hasselt bevinden zich standaard 22 containers verspreid over heel het gebouw.

3.2 Extra containers voor herhuisvestingsproject in lokaal 2A5

Zie hieronder: https://vo-hfb.atlassian.net/wiki/spaces/GAV/pages/347209733/VAC+Hasselt+Hendrik+van+Veldeke#2.3-Containers-voor-archiefverwerking

3.3 Extra containers aanvragen

Wanneer een entiteit voor een bepaalde periode extra containers nodig heeft van een specifiek volume en type, dan kunnen deze aangevraagd worden via Facilipunt.

3.4 Gesloten containers voor confidentiële documenten

Wat betreft gesloten containers voor confidentiële documenten is het absoluut verboden deze te openen met de bijhorende sleutel! Dit dient ter bescherming tegen datalekken.

Verder mogen er geen archiefdozen in hun geheel in deze containers gedeponeerd worden! Enkel papieren stukken zijn toegelaten. Karton zorgt namelijk voor problemen bij de vernietiging.

Gesloten container van 240 liter

Gesloten container van 660 liter

3.5 Volle containers naar containerpark

Wanneer gebruikte containers vol zijn, gelieve deze zelf tijdig naar het containerpark te brengen achter blok C.

Elke woensdag worden in de voormiddag de blauwe containers voor papier en karton geleegd. In de namiddag worden daarnaast de grijze containers voor confidentiële documenten opgehaald. Op donderdag worden verder de containers voor restafval geleegd en op vrijdag de containers voor PMD.

Nadat de grondstoffen zijn opgehaald, brengen de onthaalmedewerkers van VAC Hasselt de containers terug naar hun vaste locatie.

3.6 Sorteren

Harde plastic (zoals plastic postbakjes) hoort niet thuis bij PMD
Zaken met gemengde materialen (bv. Ringmappen van karton met ijzeren ring, karton mapje met plastic in verwerkt, …): mogen allemaal bij het restafval
Meer info: Afval sorteren | Vlaanderen.be

3.7 Problemen hygiëne

Bij problemen zoals de aanwezigheid van ongedierte (zilvervisjes, papiervisjes, knaagdieren, gevogelte) of schimmels, moet dit gemeld worden bij Facilipunt.

4. Verdere communicatie

Inschrijven nieuwsbrief VAC Hasselt

Inschrijven nieuwsbrief Documentbeheer HFB

Specifiek voor herhuisvestingsproject archief 2026

1. Deadline

Tegen eind december 2026 is het de bedoeling dat binnen VAC Hasselt al de afgesloten analoge bestuursdocumenten afhankelijk van hun bewaartermijn en bestemming, oftewel zijn overgebracht naar het Archiefdepot Vlaamse Overheid in Vilvoorde of zijn gedigitaliseerd met oog op vervanging (en dus vernietiging van de analoge originelen), oftewel zijn vernietigd.

Dit project vindt plaats in het kader van het toewerken naar de nulnorm binnen alle VAC’s van de Vlaamse Overheid. De nulnorm moet het plaats- en tijdsonafhankelijk werken binnen de Vlaamse Overheid faciliteren.

De nulnorm stelt namelijk dat er enkel nog lopende dossiers fysiek bewaard mogen worden op de werkvloer. De archiefkelders en de werkvloer dienen echter vrij te zijn van afgesloten dossiers. Na overdracht aan het Archiefdepot Vlaamse Overheid kunnen deze dossiers verder geraadpleegd worden door “scanning op vraag” en krijgen medewerkers doorgaans dezelfde werkdag of de dag erna hun dossiers digitaal aangeleverd. De volledige dienstverlening van het archiefdepot is overigens gratis.

2. Archiefverwerkingslokaal 2A5

2.1 Algemeen

Binnen het herhuisvestingsproject van het archief van VAC Hasselt is het lokaal 2A5 toegewezen als de centrale plaats voor archiefverwerking. Dat neemt echter niet weg dat medewerkers vrij zijn om op hun eigen werkvloer of in de archiefkelders archief te verwerken.

Op donderdag is de consulent informatiebeheer die het herhuisvestingsproject coördineert, elke week fysiek aanwezig in 2A5. Hij fungeert als een aanspreekpunt voor medewerkers die bij hem terecht kunnen voor hun ad hoc vragen en problemen. Verder overziet hij de verdeling van de archiefdozen over de verschillende entiteiten en coördineert hij mee het transport van het archief naar het Archiefdepot Vlaamse Overheid in Vilvoorde. Daarnaast coördineert hij verder de afname van de raamcontracten “Archiefverwerking en adviesverlening” en “Digitaliseringsprojecten van bestuursdocumenten”.

2.2 Archiefdozen afnemen van HFB

Het Facilitair Bedrijf heeft budget vrij gemaakt om voor het herhuisvestingsproject archiefdozen aan te kopen. Dat budget is echter niet onbeperkt. Daarom waakt de consulent informatiebeheer over de verdeling van de archiefdozen over de verschillende entiteiten binnen VAC Hasselt.

Archiefdozen zijn enkel aan te vragen via de consulent informatiebeheer via mail of op donderdag in lokaal 2A5:

Contact: Informatiemanagement@vlaanderen.be

Wees op de hoogte van de bewaartermijn en bestemming van de te overdragen bestuursdocumenten alvorens archiefdozen aan te vragen. Communiceer dit duidelijk aan de consulent informatiebeheer. Zo kan hij de gepaste archiefdozen (voor korte of lange termijn) voorzien.

De stapels archiefdozen die in 2A5 liggen, zijn reeds toegewezen aan een entiteit! Deze stapels worden aangeduid met een A4 blad met de naam van de desbetreffende entiteit om verwarring te voorkomen.

Entiteiten zijn natuurlijk vrij om zelf eigen archiefdozen aan te kopen via de betreffende raamovereenkomst. Zie hieronder: https://vo-hfb.atlassian.net/wiki/spaces/GAV/pages/347209733/VAC+Hasselt+Hendrik+van+Veldeke#4.4-Raamcontract-voor-verpakkingsmateriaal-voor-het-archief

2.3 Containers voor archiefverwerking

In het kader van het herhuisvestingsproject van het archief 2026 zijn er door HFB extra containers voorzien, die zich standaard bevinden in het lokaal 2A5. Het gaat meer specifiek om volgende types containers:

containers van 240 liter voor restafval
containers van 240 liter voor PMD
containers van 660 liter voor papier en karton
een container van 240 liter voor gekleurd papier
gesloten containers van 240 liter voor papieren confidentiële documenten
gesloten containers van 660 liter voor papieren confidentiële documenten

Deze containers kunnen tijdelijk geleend worden en gebruikt worden op de werkvloer of in de archiefkelder om aan archiefverwerking te doen.

Het is daarbij essentieel dat hier nooit de containers die vooraan en achteraan links in het lokaal staan worden meegenomen, deze zijn enkel bedoeld voor de medewerkers die in 2A5 aan archiefverwerking doen. De extra containers die tijdelijk kunnen worden geleend, staan achteraan rechts bij het raam. Achteraan hangen er twee papieren op de ramen die verduidelijken welke containers wel en welke niet mogen worden meegenomen.

Containers vooraan: laten staan!

Containers links achteraan (vanuit ingang bekeken): Laten staan!

Containers rechts achteraan (vanuit ingang bekeken): mogen tijdelijk worden geleend

Wanneer deze na gebruik (bijna) vol zijn, gelieve deze dan zo snel mogelijk naar het containerpark te brengen achter blok C. Wanneer deze na gebruik slechts gedeeltelijk gevuld zijn, gelieve deze dan meteen terug te brengen naar lokaal 2A5.

3. Laad- en loskade voor transport

3.1 Capaciteit

In de laad- en loskade kunnen tegelijkertijd maximaal zes volgeladen palletten staan.

In het gebouw zijn verder twee postkarren beschikbaar. Voor het vervoer van archief vanuit de archiefkelder of vanaf de werkvloer naar het archiefverwekingslokaal of naar de laad- en loskade worden enkel deze postkarren gebruikt. Er wordt binnen het gebouw geen archief vervoerd via een transpallet.

Per postkar kunnen maximaal 50 archiefdozen worden geplaatst. Een pallet biedt plaats aan maximaal 87 archiefdozen.

De twee postkarren staan tijdens het herhuisvestingstraject van het archief in 2026 standaard in het archiefverwerkingslokaal 2A5. Deze postkarren dienen enkel voor het efficiënt verplaatsen van grote hoeveelheden archief. Zij dienen niet voor tijdelijke opslag van archief. Na gebruik dienen deze telkens zo snel mogelijk terug gebracht te worden naar het lokaal.

3.2 Transport aanvragen

Aangezien de capaciteit van de loskade beperkt is, coördineert HFB het transport van het archief naar het Archiefdepot Vlaamse Overheid in Vilvoorde voor alle entiteiten.

Wanneer een entiteit een of meer transporteenheden (palletten) klaar heeft staan voor transport, dienen zij contact op te nemen met de consulent informatiebeheer.

Hoofdcontact consulent informatiebeheer: Informatiemanagement@vlaanderen.be

Contact lokale facilitairverantwoordelijke VAC Hasselt voor transport, liefst in CC: mariefrance.monseur@vlaanderen.be

Telkens wanneer er in totaal 5 à 6 palletten klaar staan om opgehaald te worden, zal de consulent informatiebeheer samen met de lokale facilitairverantwoordelijke in VAC Hasselt, aan de verschillende entiteiten vragen om tijdig een transport aan te vragen om zo optimaal de beperkte ruimte te kunnen benutten.

4. Raamovereenkomsten

4.1 Algemeen

Entiteiten in VAC Hasselt die wensen af te nemen van de raamcontracten voor archiefverwerking of digitalisering, dienen allereerst de consulent informatiebeheer te contacteren.

Contact: Informatiemanagement@vlaanderen.be

Samen kan er dan de precieze scope in kaart worden gebracht en verder contact opgenomen worden met de desbetreffende partij van de raamovereenkomst.

Van het raamcontract voor verpakkingsmateriaal kan echter op eigen initiatief worden afgenomen, zonder de consulent informatiebeheer te contacteren.

4.2 Raamcontract voor archiefverwerking en adviesverlening

Meer info over raamcontract, zie: Archiefverwerking en adviesverlening

4.3 Raamcontract voor digitaliseringsprojecten voor (bestuurs)documenten

Meer info over raamcontract, zie: Digitaliseringsprojecten voor (bestuurs)documenten

Wanneer er afgenomen wordt van dit raamcontract is het altijd met oog op substitutie. Er wordt geen archief zowel gedigitaliseerd als analoog overgebracht.

4.4 Raamcontract voor verpakkingsmateriaal voor het archief

Meer info over raamcontract, zie: Verpakkingsmateriaal voor het archief

VAC Hasselt (Hendrik van Veldeke)