Opzoeken van een bericht

Owned by Van Driessche Ruben
Last updated: May 23, 2024
2 min read

Indien je een bericht opnieuw moet opzoeken kan je gebruik maken van de zoekfuncties in het platform.

Generieke zoekfunctie

De zoekbalk rechtsboven zoekt op de exact ingegeven parameter in de volgende velden:

  • BerichtID

  • BpostBarcode

  • Documentnaam

  • Separatornummer

  • Gebruikersnamen in de logs (voornaam.achternaam)

De zoekparameter moet volledig overeenkomen met de waarde in het metadataveld om gevonden te worden. Bij het zoeken op een documentnaam om het document ‘Test_DigiPost.pdf’ terug te vinden zal ‘Test’ geen resultaten opleveren maar ‘Test_DigiPost.pdf’ wel.

Filters

De Filters laten toe om op bepaalde waarden en parameters te gaan filteren. Standaard staan niet alle mogelijke velden zichtbaar.

Filtervelden (on)zichtbaar zetten

Standaard staan niet alle filtervelden zichtbaar, om deze zichtbaar te zetten onderneem je de volgende stappen:

  1. Klik op het tandwielicoon

  2. Klik op het oog-symbool van de filter die je wil weergeven

  3. Versleep de velden in de volgorde dat je ze wil laten weergeven

  4. Klik op ‘opslaan’

Filteren

Om te filteren in een bepaald veld:

  1. Klik op het filtericoontje in de bovenste rij

  2. Selecteer de gewenste velden waarop je wilt filteren

  3. Klik op ‘ok’

Filters opslaan

Het platform staat ook toe om filters op te slaan. Zo kan je bijvoorbeeld aparte filters maken voor brieven en scan-op-vraag aanvragen.

  1. Filter op de gewenste velden

  2. Klik op het filtericoon rechtsboven

  3. Geef de filter een naam

  4. Sla op

  5. Zet de filter optioneel als standaard actief door de schuifknop op oranje te zetten

Metadata

Om een brief op te zoeken moet je beschikken over enkele metadata van het bericht. Op het platform zijn standaard de volgende metadata aanwezig voor brieven:

  • BerichtID

    • Dit is een uniek ID dat aan elk bericht wordt gegeven op het platform. In de eigenschappen van elk PDF-document dat bij een bericht hoort wordt het BerichtID ook weggeschreven.

  • Scandatum

    • Dit is de datum waarop het bericht in het platform is aangemaakt. Voor poststukken komt dit overeen met de datum van scanning.

  • Postvak

  • Entiteit

  • Aantal documenten

  • Type van het bericht

    • bv. Poststuk, e-Box, Scan van het archiefdepot, …

  • Type post (in geval van poststukken)

  • Acties die ondernomen zijn op het bericht

    • Extern doorgestuurd, intern doorgestuurd, opgevraagd, herscan, …

  • Barcode (in geval van een aangetekende zending of andere geregistreerde barcode)

  • Separatornummer (komt overeen met het nummer van de QR-code achteraan op de brief)

  • Doosnummer

  • Berichtonderwerp

  • PDF-naam

  • Logs