Verwerken van berichten
- Van Driessche Ruben
Berichten die bezorgd zijn aan jou of een postvak waar je toegang toe hebt, zijn terug te vinden in de inbox. Elke lijn in het overzicht komt overeen met 1 bericht. Om deze brieven te verwerken kan je kiezen uit 3 basisacties en nog 2 extra acties.
Basisacties
Aanvaarden
Als de brief voor jou is, klik dan op de knop ‘aanvaarden'. De volgende acties gebeuren dan:
Je ontvangt een download op je computer
De brief verdwijnt uit je inbox en wordt in het tabblad ‘aanvaard’ geplaatst.
Je kan met de gedownloade brief aan de slag in het dossiersysteem van je entiteit.
Je entiteit kan gekozen hebben voor een integratie met SharePoint, een dossiersysteem of een andere methode en dus afwijken van de standaardflow.
Doorsturen
Je kan een brief doorsturen naar een postvak, persoon of entiteit.
Klik op de knop ‘doorsturen’
Vul nu de nodige velden in om het poststuk door te sturen
Stuur je door naar een postvak? → Kies het postvak in de dropdown van het veld ‘Kies een postvak’.
Stuur je door naar een persoon? → Kies de persoon in de dropdown in veld ‘Kies een gebruiker’.
Stuur je door naar een andere entiteit? → Doe je eigen entiteit weg en kies de juiste entiteit
Vul een reden in (niet verplicht)
Klik op ‘doorsturen’.
De brief wordt dan in het andere postvak gezet is niet meer zichtbaar voor je tenzij je ook toegang hebt tot dat postvak.
Je kan ook naar een persoon sturen binnen een bepaald postvak. Vul daarvoor zowel het postvak als het gebruikersveld in.
Afwijzen van brieven
Als er een brief niet voor jou is kan je deze weigeren via de ‘afwijzen' knop.
Selecteer een van de opties in de dropdownlijst
Is de brief voor je entiteit maar niet voor jou? → Kies dan voor ‘Niet voor mij, wel voor mijn entiteit’.
De brief wordt dan terug in de verdeelbak van je entiteit geplaatst.
Is de brief niet voor je entiteit? → Kies dan voor ‘Niet voor mijn entiteit’.
Vul een reden in.
Is een brief geadresseerd aan je entiteit maar toch niet voor je entiteit? Geef dan altijd mee wat er met de brief moet gebeuren. Je entiteit is namelijk nog altijd verantwoordelijk voor de brief.
Extra acties
Aanvragen van een herscan
Is een document niet goed leesbaar? Dan kan je via de herscan-knop een herscan aanvragen.
Klik op de 3 puntjes en selecteer ‘herscan’
Vul de reden van de herscan in en klik op aanvragen
Het DigiPost-team zal nu de herscan uitvoeren. Eens de brief herscand is, komt deze in de status ‘herscand’ te staan en kan je hem accepteren.
Opvragen van originele documenten
Indien nodig en bij uitzondering kunnen originele stukken opgevraagd worden. Opgevraagde stukken worden afgeleverd ter attentie van de BringMeBox-verantwoordelijke van je entiteit.
Klik op de 3 puntjes en selecteer ‘Origineel opvragen’.
Vul de reden van opvraging in.
Klik op ‘aanvragen’.
Vanaf dat het document verstuurd is door DigiPost komt het bericht in de status ‘onderweg’ te staan. Eens je het document hebt ontvangen kan je het accepteren om het uit je inbox te laten verdwijnen.
Downloaden zonder accepteren
Je kan een brief downloaden zonder hem te accepteren door in de balk naast de PDF op de download-knop te klikken.
Demo
Van de bovenstaande acties is een demofilmpje terug te vinden op https://vimeo.com/810443709/573561e99d
Hieronder kan je ook de powerpoint terugvinden van de demossessies die gegeven werden in 2023.
