Inhoud

1. Analoge beschrijvingen

Het dossier en de bijhorende analoge stuk(ken) worden beschreven in het importsjabloon. Bovendien worden ze hierin ook gekoppeld aan een verpakking. Daarvoor wordt er gebruik gemaakt van lege labels of dummylabels. Nadat het importsjabloon ingevoerd is in het E-depot worden de beschrijvingen van de dossiers en stukken gekoppeld aan de lege beschrijvingslabels en verpakkingslabels.

Dummylabels voor analoge beschrijvingen aanmaken en afdrukken

Om lege, ongekoppelde labels of dummylabels aan te maken voor beschrijvingen, klik je op de knop “Acties”. Vervolgens klik je op “Labels aanmaken”. Zorg ervoor dat je als type “Beschrijvingen” selecteert. Vervolgens kan je het aantal beschrijvingen selecteren waarvoor je een label wilt aanmaken.

Opmerking: Maak voor elk dossier en stuk een beschrijvingslabel aan. De dossiers en stukken worden later in het importsjabloon gekoppeld aan de beschrijvingslabels.

Nadat je op aanmaken heb geklikt, zal het systeem automatisch een afdrukvoorbeeld genereren van de geselecteerde beschrijvingen met bijhorende QR-code weergeven. De gebruiker kan nu de labels afdrukken volgens de gewenste printerinstellingen en deze effectief op de fysieke stukken kleven. Deze labels en meer specifiek de QR-code zal later gebruikt worden om de beschrijving aan een verpakking te koppelen. Opgelet, voor het afdrukken van de labels voor de analoge beschrijvingen moeten de marges uitgezet worden.

De lege beschrijvingslabels kunnen teruggevonden worden in de lijst “Labels voor beschrijvingen”. Je kan in deze lijst nogmaals afdrukvoorbeelden genereren voor de beschrijvingen. Als een label gekoppeld werd aan een verpakking, verdwijnt het uit de lijst. Als de vervaldatum van een label overschreden is, zal het ook verdwijnen uit de lijst.

De beschrijvingen zelf kunnen teruggevonden worden in de juiste verpakking na het koppelen in het importsjabloon.

2. Verpakkingen
​​​​​​​

Zoals reeds eerder vermeld in deze handleiding wordt een analoge beschrijving steeds gekoppeld aan een verpakking. Elke verpakking heeft een bepaald type. Er worden standaard een aantal verpakkingstypes in het systeem aangemaakt in samenspraak met het desbetreffende depot.

Verpakking(en) aanmaken en labels afdrukken

De beschrijvingen worden in het importsjabloon gekoppeld aan de verpakkingen. Daarvoor moet er eerst een verpakking aangemaakt worden. Je kan ervoor kiezen om één of meerdere verpakkingen gelijktijdig aan te maken. 

• Ga in de navigatiebalk naar de knop “Acties” en kies de actie “Labels aanmaken”.

• Geef in het pop-up scherm het verpakkingstype in en het aantal verpakkingen dat je wenst aan te maken.

• Klik daarna op de actie ‘Aanmaken’.

Het systeem zal een printpreview van de geselecteerde verpakkingen met bijhorende QR-code weergeven. De gebruiker kan nu de labels afdrukken volgens de gewenste printerinstellingen en deze effectief op de fysieke verpakkingen kleven. Opgelet, voor het afdrukken van de labels voor verpakkingen moeten de marges uitgezet worden.

De net aangemaakte verpakkingen zijn terug te vinden in de lijst “Verpakkingen”. Het systeem geeft de lijst van verpakkingen weer en de nieuw aangemaakte verpakkingen worden bovenaan weergegeven (indien sortering op “Meest recent gewijzigd” staat).

Beschrijvingslabels aan dossier en verpakking koppelen

Beschrijvingslabels worden via het importsjabloon aan het juiste dossier en de juiste verpakking gekoppeld. Dit gebeurd via de kolommen “ID beschrijving” en “ID verpakking”. Om een leeg beschrijvingslabel aan een dossier te koppelen klik je onder de kolom ID beschrijving de cel aan op dezelfde hoogte als die van het dossier dat je wilt koppelen. Scan vervolgens de dummycode (QR-code) van een beschrijving terwijl de voorgenoemde cel aangeduid is. De scanner gaat de cel invullen met het ID van de beschrijving.

Om de dossiers te koppelen aan een verpakking, klik je onder de kolom ID verpakking de cel aan op dezelfde hoogte als die van het dossier dat je wilt koppelen aan de verpakking. Scan het dummylabel (de QR-code) van de verpakking terwijl voorgenoemde cel aangeduid is. De scanner gaat de cel invullen met het ID van de verpakking. Indien een dossier in meerdere verpakkingseenheden zit, scan je de QR-code van de bijkomende verpakking(en) in de kolommen erna.

Pak het Excel bestand vervolgens in naar een ZIP-file en laadt het op de gewenste manier op naar het E-depot. Als de SIP geaccepteerd is in het E-depot, zijn de beschrijvingen gekoppeld aan de verpakkingen.

A. Beschrijving uit een verpakking halen

Uiteraard kan je een beschrijving ook terug uit de verpakking halen indien je ze bijvoorbeeld foutief gekoppeld hebt. Dit is enkel mogelijk wanneer de verpakking nog niet verzegeld is (zie verder).

Het systeem geeft opnieuw de detailpagina van de verpakking weer. De beschrijving die je net uit de verpakking hebt gehaald, is niet langer zichtbaar in de detailpagina. Hierdoor kan deze beschrijving ook opnieuw gekoppeld worden aan een andere (of dezelfde) verpakking.

Verpakking verzegelen

Wanneer de beschrijvingen gekoppeld zijn aan een verpakking, kan de verpakking verzegeld worden. Hierdoor kunnen er geen nieuwe beschrijvingen meer toegevoegd worden en kunnen de beschrijvingen ook niet meer uit de verpakking gehaald worden. De verpakking kan hierdoor wel gekoppeld worden aan een transporteenheid, zie verder.

Het systeem geeft de verpakking de status ‘verzegeld’. De verpakking blijft nog zichtbaar in de lijst van verpakkingen maar kan nu niet meer gewijzigd worden.

3. Transporteenheden

Eenmaal er verpakkingen verzegeld zijn, kunnen deze op een transporteenheid geplaatst worden. Elke transporteenheid heeft een bepaald type. Er worden standaard een aantal types in het systeem aangemaakt in samenspraak met het desbetreffende depot.

Transporteenheid aanmaken

Om een verpakking te kunnen koppelen aan een transporteenheid, moet er uiteraard eerst een transporteenheid aangemaakt worden. Je kan ervoor kiezen om één of meerdere transporteenheden gelijktijdig aan te maken. 

Het systeem geeft de lijst van transporteenheden weer en de nieuw aangemaakte eenheden worden bovenaan weergegeven (indien sortering op “Meest recent gewijzigd” staat).

A. Label(s) voor transporteenheid/-eenheden afdrukken

Net zoals bij de verpakkingen worden ook labels afgedrukt voor de transporteenheden. Deze zullen later gebruikt worden om de transporteenheid te koppelen aan een transport en ook in het depotbeheersysteem zullen ze gebruik maken van deze labels en QR-codes om bijvoorbeeld de transporteenheid in quarantaine te plaatsen.

Het systeem zal een printpreview van de geselecteerde transporteenheden met bijhorende QR-code weergeven. De gebruiker kan nu de labels afdrukken volgens de gewenste printerinstellingen en deze effectief op de fysieke transporteenheden kleven. Opgelet, voor het afdrukken van de labels voor transporteenheden moeten de marges uitgezet worden.

Verpakking aan transporteenheid koppelen

Eenmaal de labels voor zowel de verpakkingen als de transporteenheid afgedrukt zijn, kunnen beide aan elkaar gekoppeld worden.

Het systeem zal de detailpagina van de transporteenheid weergeven waarin je de toegevoegde verpakking(en) kunt raadplegen. De verpakking is hierdoor niet langer zichtbaar in de lijst van verpakkingen en kan ook niet meer gekoppeld worden aan een andere transporteenheid.

A. Verpakking uit een transporteenheid halen

Uiteraard kan je een verpakking ook terug uit de transporteenheid halen indien je ze bijvoorbeeld foutief gekoppeld hebt. Dit is enkel mogelijk wanneer de transporteenheid nog niet verzegeld is (zie verder).

Het systeem geeft opnieuw de detailpagina van de transporteenheid weer. De verpakking die je net uit de transporteenheid hebt gehaald, is niet langer zichtbaar in de detailpagina. Hierdoor kan deze verpakking ook opnieuw gekoppeld worden aan een andere (of dezelfde) transporteenheid.

Transporteenheid verzegelen

Wanneer de verpakkingen gekoppeld zijn aan een transporteenheid, kan de transporteenheid verzegeld worden. Hierdoor kunnen er geen nieuwe verpakkingen meer toegevoegd worden en kunnen de verpakkingen ook niet meer uit de transporteenheid gehaald worden. De transporteenheid kan hierdoor wel gekoppeld worden aan een transport, zie verder.

Het systeem geeft de transporteenheid de status ‘verzegeld’. De transporteenheid blijft nog zichtbaar in de lijst van transporteenheden maar kan nu niet meer gewijzigd worden.