Inhoud

1. Analoge beschrijvingen

Eenmaal het dossier en bijhorende analoge stuk(ken) beschreven is(zijn) in het E-depot worden de analoge beschrijvingen weergegeven in de applicatie “Archiefoverdracht”. Je kan de analoge stukken raadplegen in de lijst “Beschrijvingen”. Opgelet: enkel beschrijvingen die nog niet aan een verpakking gekoppeld zijn, worden in deze lijst weergegeven.

Labels voor analoge beschrijvingen afdrukken

Vanuit de lijst met beschrijvingen kan de gebruiker de labels met een QR-code voor elke beschrijving afzonderlijk of in bulk afdrukken om deze daarna effectief op de stukken te kleven.

Het systeem zal een printpreview van de geselecteerde beschrijvingen met bijhorende QR-code weergeven. De gebruiker kan nu de labels afdrukken volgens de gewenste printerinstellingen en deze effectief op de fysieke stukken kleven. Deze labels en meer specifiek de QR-code zal later gebruikt worden om de beschrijving aan een verpakking te koppelen. Opgelet, voor het afdrukken van de labels voor de analoge beschrijvingen moeten de marges uitgezet worden.

Labels voor een beschrijving over meerdere verpakkingen afdrukken

Wanneer een analoge beschrijving te groot is om in één verpakking te verpakken, kan je het label van de beschrijving in verschillende delen opsplitsen. Hierdoor krijgt elk deel een afzonderlijk label en kan ook elk deel aan een afzonderlijke verpakking gekoppeld worden.

Opmerking: Je kan een beschrijving in maximaal 200 delen opsplitsen.

Het systeem zal een printpreview van de beschrijving met bijhorende QR-code per deel weergeven. De gebruiker kan nu de labels afdrukken volgens de gewenste printer-instellingen en deze effectief op de fysieke stukken kleven. Deze labels en vooral de QR-code zal later gebruikt worden om de delen (v/d beschrijving) aan een verpakking te koppelen. Opgelet, voor het afdrukken van de labels voor de analoge beschrijvingen moeten de marges uitgezet worden.

Eenmaal je een beschrijving hebt opgesplitst in meerdere delen en je wenst later nog een extra deel aan te maken, dan moet je de labels voor alle delen opnieuw afdrukken en op de juiste delen plakken.

2. Verpakkingen
​​​​​​​

Zoals reeds eerder vermeld in deze handleiding wordt een analoge beschrijving steeds gekoppeld aan een verpakking. Elke verpakking heeft een bepaald type. Er worden standaard een aantal verpakkingstypes in het systeem aangemaakt in samenspraak met het desbetreffende depot.

Verpakking aanmaken

Om een beschrijving te kunnen koppelen aan een verpakking, moet er uiteraard eerst een verpakking aangemaakt worden. Je kan ervoor kiezen om één of meerdere verpakkingen gelijktijdig aan te maken. 

Het systeem geeft de lijst van verpakkingen weer en de nieuw aangemaakte verpakkingen worden bovenaan weergegeven (indien sortering op “Meest recent gewijzigd” staat).

A. Label(s) voor verpakking(en) afdrukken

Net zoals bij de beschrijvingen worden ook labels afgedrukt voor de verpakkingen. De labels en vooral de QR-codes worden later gebruikt om de verpakking te koppelen aan een transporteenheid en ook in het depotbeheersysteem om de verpakkingen onder andere aan een locatie te koppelen.

Het systeem zal een printpreview van de geselecteerde verpakkingen met bijhorende QR-code weergeven. De gebruiker kan nu de labels afdrukken volgens de gewenste printerinstellingen en deze effectief op de fysieke verpakkingen kleven. Opgelet, voor het afdrukken van de labels voor verpakkingen moeten de marges uitgezet worden.

Beschrijving aan verpakking koppelen

Eenmaal de etiketten voor zowel de beschrijvingen als de verpakkingen afgedrukt zijn, kunnen beide aan elkaar gekoppeld worden.

Het systeem zal de detailpagina van de verpakking weergeven waarin je de toegevoegde beschrijving(en) kunt raadplegen. De analoge beschrijving is hierdoor niet langer zichtbaar in de lijst van beschrijvingen en kan ook niet meer gekoppeld worden aan een andere verpakking.

A. Beschrijving uit een verpakking halen

Uiteraard kan je een beschrijving ook terug uit de verpakking halen indien je ze bijvoorbeeld foutief gekoppeld hebt. Dit is enkel mogelijk wanneer de verpakking nog niet verzegeld is (zie verder).

Het systeem geeft opnieuw de detailpagina van de verpakking weer. De beschrijving die je net uit de verpakking hebt gehaald, is niet langer zichtbaar in de detailpagina. Hierdoor kan deze beschrijving ook opnieuw gekoppeld worden aan een andere (of dezelfde) verpakking.

Verpakking verzegelen

Wanneer de beschrijvingen gekoppeld zijn aan een verpakking, kan de verpakking verzegeld worden. Hierdoor kunnen er geen nieuwe beschrijvingen meer toegevoegd worden en kunnen de beschrijvingen ook niet meer uit de verpakking gehaald worden. De verpakking kan hierdoor wel gekoppeld worden aan een transporteenheid, zie verder.

Het systeem geeft de verpakking de status ‘verzegeld’. De verpakking blijft nog zichtbaar in de lijst van verpakkingen maar kan nu niet meer gewijzigd worden.

3. Transporteenheden

Eenmaal er verpakkingen verzegeld zijn, kunnen deze op een transporteenheid geplaatst worden. Elke transporteenheid heeft een bepaald type. Er worden standaard een aantal types in het systeem aangemaakt in samenspraak met het desbetreffende depot.

Transporteenheid aanmaken

Om een verpakking te kunnen koppelen aan een transporteenheid, moet er uiteraard eerst een transporteenheid aangemaakt worden. Je kan ervoor kiezen om één of meerdere transporteenheden gelijktijdig aan te maken. 

Het systeem geeft de lijst van transporteenheden weer en de nieuw aangemaakte eenheden worden bovenaan weergegeven (indien sortering op “Meest recent gewijzigd” staat).

A. Label(s) voor transporteenheid/-eenheden afdrukken

Net zoals bij de verpakkingen worden ook labels afgedrukt voor de transporteenheden. Deze zullen later gebruikt worden om de transporteenheid te koppelen aan een transport en ook in het depotbeheersysteem zullen ze gebruik maken van deze labels en QR-codes om bijvoorbeeld de transporteenheid in quarantaine te plaatsen.

Het systeem zal een printpreview van de geselecteerde transporteenheden met bijhorende QR-code weergeven. De gebruiker kan nu de labels afdrukken volgens de gewenste printerinstellingen en deze effectief op de fysieke transporteenheden kleven. Opgelet, voor het afdrukken van de labels voor transporteenheden moeten de marges uitgezet worden.

Verpakking aan transporteenheid koppelen

Eenmaal de labels voor zowel de verpakkingen als de transporteenheid afgedrukt zijn, kunnen beide aan elkaar gekoppeld worden.

Het systeem zal de detailpagina van de transporteenheid weergeven waarin je de toegevoegde verpakking(en) kunt raadplegen. De verpakking is hierdoor niet langer zichtbaar in de lijst van verpakkingen en kan ook niet meer gekoppeld worden aan een andere transporteenheid.

A. Verpakking uit een transporteenheid halen

Uiteraard kan je een verpakking ook terug uit de transporteenheid halen indien je ze bijvoorbeeld foutief gekoppeld hebt. Dit is enkel mogelijk wanneer de transporteenheid nog niet verzegeld is (zie verder).

Het systeem geeft opnieuw de detailpagina van de transporteenheid weer. De verpakking die je net uit de transporteenheid hebt gehaald, is niet langer zichtbaar in de detailpagina. Hierdoor kan deze verpakking ook opnieuw gekoppeld worden aan een andere (of dezelfde) transporteenheid.

Transporteenheid verzegelen

Wanneer de verpakkingen gekoppeld zijn aan een transporteenheid, kan de transporteenheid verzegeld worden. Hierdoor kunnen er geen nieuwe verpakkingen meer toegevoegd worden en kunnen de verpakkingen ook niet meer uit de transporteenheid gehaald worden. De transporteenheid kan hierdoor wel gekoppeld worden aan een transport, zie verder.

Het systeem geeft de transporteenheid de status ‘verzegeld’. De transporteenheid blijft nog zichtbaar in de lijst van transporteenheden maar kan nu niet meer gewijzigd worden.