Inhoud

Inleiding

De kans is groot dat je organisatie reeds archief in een depot bewaard. Deze informatie hoeft dus niet opnieuw te worden verpakt en getransporteerd. Om ook dit archief te kunnen beheren en aanvragen te behandelen via de toepassing Depotbeheer, dient het te worden gemigreerd. In dit onderdeel wordt stapsgewijs uitgelegd hoe je een migratie aanpakt.

Stappenplan migratie

De migratie wordt opgedeeld in volgende stappen:

• Stap 1: Depotruimten en locaties aanmaken

• Stap 2: Series aanmaken

• Stap 3: Metadata en extensies (beschrijvingen controleren en aanvullen)

• Stap 4: SIP-Creator installeren en configureren

• Stap 5: Beschrijvingen klaarmaken voor import

• Stap 6: Importsjablonen aanpassen en importeren

• Stap 7: Kwaliteitscontrole

• Stap 8: Gemigreerde dossiers goedkeuren (=publiceren)

Stap 1: Depotruimten en locaties aanmaken

Acties uit te voeren door organisatie met Depotbeheer
Of het nu gaat om nieuwe overdrachten of te migreren archief: alles komt terecht op een locatie in het depot en die moet ook gekend zijn in het systeem. Het aanmaken van opslaglocaties in de toepassing is een voorwaarde om te kunnen migreren. Deze stap bestaat uit twee componenten:

• Opslaglocaties laten invoeren via import-sjabloon;

• Labels afdrukken en fysiek bevestigen op de locaties.

Voor een gedetailleerde uitleg: zie de handleiding Depotbeheer.

Stap 2: Series aanmaken

Alle informatie, ongeacht de drager (digitaal of analoog) die je wenst op te nemen in de toepassing, dient aan een gepubliceerde serie te worden gekoppeld. Voor meer informatie hierover wordt verwezen naar handleiding Serieregister.​​​​​​​​​​​​​​

Stap 3: Metadata en extensies (beschrijvingen controleren en aanvullen)

Algemeen
In het E-depot heb je de mogelijkheid om beschrijvingen van analoog archief te verdelen over verschillende metadata- en extensievelden, waarop je achteraf kan zoeken. Een metadataveld is standaard beschikbaar in het E-depot en een deel van de metadata worden overgeërfd vanuit de serie. Dit model kan worden uitgebreid met extra velden, in dat geval spreken we van extensies. Een metadataveld en een extensie kunnen uit meerdere attributen bestaan, denk bijv. aan een adres:

Adres-extensie

• Straatnaam

• Huisnummer 

• Busnummer

• Postcode

• Gemeente

• ...

In het Serieregister kan je per serie bekijken welke extensies beschikbaar zijn. Extensies die je wil gebruiken in het E-depot, dien je te activeren op een serie. Je kan daarbij kiezen of je een extensie wil toekennen aan dossiers en/of onderliggende stukken. Op die manier zijn de beschrijvingen van al je dossiers gestandaardiseerd, wat het zoeken achteraf makkelijker maakt. Vind je niet wat je zoekt of wil je een nieuwe extensie laten aanmaken? Contacteer dan digitaalarchief@vlaanderen.be. 

Belangrijk: in het huidige systeem kan je extensies niet retroactief beschikbaar maken op dossier en stukken. Je brengt dus best op voorhand in kaart op welke metadata/extensies je achteraf nog moet kunnen zoeken.

Stap 4: SIP-Creator Installeren en configureren

Je kan de SIP-Creator terugvinden op onze GitHub: Release SipCreator v2.1.1 · DigitaalArchiefVlaanderen/DAV-SIPcreator · GitHub. Alle informatie over het je de SIP-Creator installeert en configureert kan je hier terugvinden: SIP-Creator | 2 De toolPreview

Stap 5: Beschrijvingen klaarmaken voor import

Het archief dat nu in de Depotbeheerstool moet terecht komen, werd in het verleden waarschijnlijk al eens beschreven. Het is mogelijk om die beschrijvingen te hergebruiken. Het moet daarvoor voldoen aan volgende voorwaarden:

Vorm

·       Het moet beschreven zijn in een .xlsx-bestand

·       Kolom A moet kolomnaam “Doosnr” hebben. Je kan hierin het doosnummer al meenemen, maar de kolom mag ook leeg blijven (bijvoorbeeld als je werkt met het importsjabloon dat gegenereerd wordt in het E-depot).

·       Het tabblad waarin je de beschrijvingen doet moet de naam “Overdrachtslijst” krijgen

Verplichte velden

·       Er moet een kolom “Einddatum” aanwezig zijn. In een importsjabloon vervangt deze de sluitingsdatum kolom.

·       Er moet een kolom “Begindatum” aanwezig zijn. In een importsjabloon vervangt deze de openingsdatum kolom.

·       Er moet een kolom “Beschrijving” aanwezig zijn. Deze moet niet ingevuld zijn.

o   De titels van de dossiers moeten in een kolom “Naam” of “Beschrijving” staan

·       Er moet een kolom “URI Serieregister” aanwezig zijn. Hierin kan je de URI invullen van de serie waaronder het dossier valt.

·       “Origineel Doosnummer”: In deze kolom geef je het doosnummer mee. In een importsjabloon bestaat deze kolom naast de kolom “Doosnr”, die leeg gelaten dient te worden.

·       “Legacy locatie ID”

Opgelet! De kolommen zijn hoofdlettergevoelig

Stap 6: Importsjablonen aanpassen en importeren

De beschrijvingen, die in de vorige stap aangepast werden, moeten vervolgens ingevoerd worden in de SIP-Creator. Klik daarvoor in de tool op de knop “Importeer overdrachtslijst”:

Open

De beschrijvingen zullen nu in de lijst met overdrachtslijsten verschijnen. Ze hebben ondertussen een database formaat gekregen. Vanuit deze lijst is het mogelijk om de database te openen.

Open

Opgelet, een importsjabloon mag slechts 9999 lijnen bevatten. Als er dus te veel dossiers van één serie aanwezig zijn in een overdrachtslijst, kan je deze best opdelen voordat er een database aangemaakt wordt.

Overdrachtslijsten omzetten naar importsjablonen (zonder URI serieregister)

De informatie over hoe je een overdrachtslijst omzet naar een importsjabloon vind je hier: Migratie | 3.2. Overdrachtslijsten omzetten naar importsjablonen (zonder URI serieregister)Preview

Overdrachtslijsten omzetten naar importsjablonen (Met URI serieregister)

De informatie over hoe je een overdrachtslijst omzet naar een importsjabloon vind je hier: Migratie | 3.3. Overdrachtslijsten omzetten naar importsjablonen (Met URI serieregister)Preview

Fouten in importsjablonen oplossen

De informatie over hoe je de fouten in een importsjabloon oplost vind je hier: Migratie | 3.4. Fouten in importsjablonen oplossenPreview

SIP’s importeren

Als alle fouten in een importsjabloon opgelost zijn, klik je op de knop “Maak SIP’s”.

Open

De SIP-Creator zal de boodschap geven dat alle SIP’s aangemaakt zijn voor de geselecteerde overdrachtslijst. In het beginscherm is nu voor de zojuist bewerkte overdrachtslijst de knop “Upload” aanklikbaar gemaakt. Bij het aanklikken van de uploadknop verschijnt er een pop-up:

Open

Je kan hierin bepalen welke SIP je wilt importeren. Automatisch worden alle SIP’s geselecteerd. Het is echter ook mogelijk om een selectie op te laden.

Stap 7: Kwaliteitscontrole

Om te controleren of de SIP juist is binnengekomen, ga je naar de verwerkingslijst in het E-depot.

Open

In deze lijst kan je de status van je SIP achterhalen. Als een SIP geweigerd werd, is het mogelijk om de foutmeldingen te bekijken door op de drie puntjes achteraan de SIP te klikken. Als je dan “Bekijk foutmeldingen” aanduidt, krijg je vervolgens een pop-up met fouten die voorvielen en de lijnen waar de fouten voorvielen in het bestand.

Je kan ook rechtstreeks naar de SIP gaan via de SIP-Creator door op de knop “Open E-depot” te klikken op de startpagina. Opgelet, dit kan even duren. De knop wordt pas beschikbaar als de SIP binnengekomen is in het E-depot. Voor elke SIP die geüpload werd, zal er een tabblad openen in je browser.

Voer onmiddellijk na de migratie ook een algemene kwaliteitscontrole uit, dit kan steekproefsgewijs. Van belang is dat:

• De koppeling tussen beschrijving-verpakking (oude/huidige en nieuwe )-locatie (oude/huidige en nieuwe) correct is;

• Het Verpakkingstype correct is;

• De juiste metadata aan de juiste informatie is gekoppeld in het E-depot.

Stap 8: Gemigreerde dossiers goedkeuren (=publiceren)

Na een succesvolle migratie en kwaliteitscontrole dient een informatiebeheerder in het E-depot de gemigreerde dossiers nog goed te keuren, zodat ze de status ‘Gepubliceerd’ krijgen en ze – mits beheersmatige metadata dit toelaten – beschikbaar zijn voor aanvraag.